Новости

Контакты

Клиенты

Услуги

Блог

Как повысить продуктивность отдела продаж

Продуктивность — это главный признак того, что бизнес-процессы в компании организованы системно, а команда хорошо мотивирована и работает на результат. Как этого добиться, рассмотрим в статье.

Как повысить продуктивность отдела продаж

Быть продуктивным означает успевать как можно больше в сжатые сроки. Применительно к отделу продаж — больше закрытых задач, совершенных звонков, обработанных заявок и, в конечном счете, денег. Разберем, как организовать процесс продажи, чтобы менеджеры справлялись с большим объемом работы за те же 8 часов в день, и какие инструменты могут в этом помочь.

Константин Башкатов

Генеральный директор в о2

Содержание

1. Что такое продуктивность.
2. В чем разница между продуктивностью и эффективностью.
3. Как повысить продуктивность и эффективность.

Книга «Создание отдела продаж с Битрикс24»

Что такое продуктивность

Продуктивность — это в первую очередь количественный показатель. Он отражает объем работы, которую успевают выполнить конкретный человек или целая команда.

В то же время продуктивность — это сравнительный показатель. Недостаточно просто подсчитать, сколько звонков сделал менеджер за день, чтобы говорить о его продуктивности. Нужно сопоставить количество звонков вчера и сегодня, или сравнить показатели этого менеджера и его коллеги.

Например, на этой неделе Семенов ежедневно обзванивал по 30 клиентов, а на прошлой — по 40. Значит, его продуктивность почему-то упала. Или другой пример: Семенов обычно обзванивает по 40 клиентов, а его коллега Старков — только по 35. Значит, продуктивность Семенова стабильно выше, а Старков по какой-то причине недотягивает.

Таким же образом считают продуктивность всего отдела продаж: сравнивая результаты работы команды в разные периоды или сопоставляя между собой показатели разных филиалов/направлений продаж.

Именно количественные показатели работы отдельных сотрудников или целых подразделений закладывают в KPI, поскольку их проще всего измерить.

В чем разница между продуктивностью и эффективностью

Если продуктивность — это в большей мере количественный показатель, то эффективность — качественный. Она отражает связь между результатом работы и вложенными в нее ресурсами — временными и денежными.

Вернемся к примеру с обзвоном. Мы уже выяснили, что Семенов ежедневно обзванивает на 5 клиентов больше, чем Старков. Его продуктивность, бесспорно, выше. Но можно ли то же самое сказать о его эффективности?

Количество звонков

Количество часов

Количество звонков в час

4,37

Продуктивность

выше

ниже

Эффективность

ниже

выше

Семенову удается сделать больше звонков только потому, что он работает без обеда и каждый день задерживается в офисе до семи. Старков же уходит с работы ровно в шесть вечера и, на деле, справляется со своей работой куда эффективнее, успевая сделать больше звонков за час.

Приведем другой пример. Отдел продаж в Москве выручил в этом месяце 6 млн рублей, а в Петербурге — только 4,5 млн рублей. Московская команда явно сработала продуктивнее, то есть, количественный результат у нее выше. Однако, оценивая эффективность, стоит учесть, что в столичном филиале в отделе продаж работает 7 менеджеров, а в петербургском — лишь трое.

Общая выручка за месяц/ тыс. рублей

6 000 000

4 500 000

Количество сотрудников

Средняя выручка на одного сотрудника

857 142

1 500 000

Продуктивность

выше

ниже

Эффективность

ниже

выше

Выходит, что каждый из менеджеров в Санкт-Петербурге приносит компании почти вдвое больше денег, и в целом отдел продаж в северной столице работает эффективнее, выжимая из каждого клиента по максимуму. Итог: меньше сотрудников, меньше расходов на оплату труда, больше выручка и выше эффективность.

Таким образом, рассчитывая эффективность, важно учитывать не только количественные результаты работы, но также затраты, которые компания понесла в процессе: сколько сотрудников работало над задачей, сколько времени они на нее потратили, какие потребовались дополнительные расходы. К примеру, чтобы поднять выручку до 6 000 000 рублей, компании пришлось вложить 100 000 рублей в продвижение. С этой суммой тоже придется считаться, оценивая эффективность.

Как повысить продуктивность и эффективность

Продуктивность и эффективность тесно связаны между собой. Именно в совокупности их рост способен привести компанию к увеличению продаж. Рассмотрим, что влияет на эти показатели и как их можно повысить.

Не давайте устных поручений

Менеджер может отвлечься на другую задачу и попросту забыть об этом. В таком случае велик риск, что поручение так и останется невыполненным. К слову, руководитель и сам может забыть, что именно просил сделать. Чтобы этого избежать, стоит фиксировать все задачи в корпоративной системе. Битрикс24 дает бизнесу такую возможность. В системе можно управлять задачами и ставить сроки их выполнения. В этом случае она сама выстроит дела в порядке очередности и напомнит заранее, что срок выполнения подходит к концу. На срочных или просроченных задачах будет маркер, который визуально привлечет внимание менеджера. С таким подходом сотрудникам не придется держать все поручения в голове, а напоминания и счетчики помогут сделать все вовремя.

Воронка и сроки для работы отдела продаж в CRM

Равномерно распределяйте нагрузку на менеджеров

Ставьте не больше задач, чем сотрудник физически способен выполнить. Для многих людей сам по себе список завершенных дел — хорошая мотивации. Но если закидать сотрудника задачами сверх меры, большая часть списка останется незавершенной. Так будет и сегодня, и завтра, и в конце концов сотрудник привыкнет к тому, что выполнять все дела не обязательно, и продуктивность снизится. В Битрикс24 легко оценить, сколько задач и сделок на каждом из сотрудников. Загляните в систему, прежде чем дать следующее поручение тому, кто и так выполняет по 20-30 дел за день.

Задачи в работе - список в CRM Битрикс 24 для отдела продаж и менеджеров

Откажитесь от многозадачности

По данным Американской ассоциации психологов, многозадачность требует дополнительных затрат времени и повышает риск ошибок. Регулярные переходы от одной задачи к другой отнимают до 40% рабочего времени сотрудника и снижают продуктивность. Если сохранять фокус на каком-то одном деле за раз, можно сэкономить до 16 часов в неделю и распорядиться этим временем с большей пользой.

Сформируйте привычку планировать работу

С готовым списком дел на день успеть можно намного больше. В Битрикс24 удобно планировать каждый шаг работы с клиентом по воронке продаж. Например, если клиент просит в понедельник выслать ему коммерческое предложение, можно прямо во время разговора с ним поставить себе дело на нужную дату, чтобы все подготовить и не забыть отправить документ. Если клиенту нужно подумать, можно договориться о дате следующего созвона и тоже создать себе напоминание.

Карточка лида с информацией: дело. задача, имя или ник потенциального клиента, его номер телефона или e-mail, откуда он пришел — сайт, соцсети, лендинг, баннерная реклама.

Если планировать дела в CRM регулярно, через пару недель у каждого менеджера сформируется свой распорядок. Помощник Марта пришлет список дел, как только сотрудник начнет рабочий день. Ему останется просто идти по списку. С таким подходом получится сделать больше, и продуктивность увеличится.

Личный помощник Марта в CRM Битрикс24 присылает список дел

Заведите четкие регламенты и скрипты

Когда менеджеры точно знают, что и когда нужно делать, им не придется задумываться над каждым шагом, и работа будет двигаться быстрее. А готовые речевые сценарии помогут им совершать больше звонков и звучать убедительнее. В Битрикс24 регламент работы менеджеров можно задать на техническом уровне. Например, можно установить срок, в который сотрудники должны обрабатывать входящие обращения. В этом случае система будет отправлять менеджерам напоминания о новых заявках, и уведомит их руководителя, если клиенты не получат ответ вовремя. А если менеджер попытается выйти из сделки, не запланировав следующий шаг в работе с клиентом, система автоматически напомнит ему об этом.

Настройка PUSH-уведомления менеджеру о клиенте в CRM Битрикс24

Автоматизируйте рутину

Снимите с менеджеров однообразные задачи, которые легко поддаются автоматизации, чтобы освободить время для важного. К примеру, в Битрикс24 можно добавить шаблоны документов и коммерческих предложений. Менеджерам не придется каждый раз создавать документы вручную, достаточно будет выбрать нужный шаблон и система сама подставит в него нужные данные. Работать со счетами тоже будет проще: данные из налогового реестра добавятся в документ автоматически, а менеджер сможет не только распечатать его, но быстро отправить ссылку на оплату в SMS, на электронную почту или в мессенджер.

Автоматизация рутинных задач - скачать и подписать акт, счет или договор из CRM <bnhbrc24

Также в Битрикс24 можно автоматизировать процесс согласования документов, чтобы тратить на эту работу существенно меньше времени. Во многом именно эффективность бизнес-процессов компании влияет на результаты работы.

Отслеживайте результаты

В Битрикс24 есть для этого специальный раздел на корпоративном портале, который так и называется «Эффективность». Он показывает не только количество завершенных задач, но также количество просроченных или отправленных на доработку. Система сама все это подсчитает и выведет показатель эффективности каждого члена команды в режиме реального времени. А еще в Битрикс24 есть два специальных отчета в разделе аналитики, которые показывают эффективность работы менеджеров — по количеству и сумме закрытых сделок, а также вклад каждого из них в продажи.

CRM аналитика в Битрикс24, чтобы посмотреть статистику по продажам отдельного менеджера

В системе можно установить план продаж для всего отдела или для каждого сотрудника. И руководитель, и менеджеры смогут отслеживать его выполнение в режиме онлайн.

В итоге, систематизация работы отдела продаж, автоматизация бизнес-процессов и четкие регламенты работы могут существенно повысить продуктивность и эффективность менеджеров и конвертироваться в рост выручки.

Наши кейсы

Все кейсы

Поделитесь статьей в социальных сетях

Спасибо, что прочитали эту статью!

Ищете способ поднять продуктивность отдела продаж? Напишите нам: подберем нужные инструменты и настроим автоматизацию бизнес-процессов компании.

Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@o2it.ru

Константин Башкатов

Генеральный директор в о2

1. Что такое продуктивность
2. В чем разница между продуктивностью и эффективностью
3. Как повысить продуктивность