10 функций CRM для стоматологии: когда клиентская база, медкарты и график врачей в одном месте

Управлять расписанием врачей, вести документооборот и напоминать пациентам о назначенных визитах: расскажем, чем может быть полезна CRM для клиники, оказывающей стоматологические услуги.

10 функций CRM для стоматологии: когда клиентская база, медкарты и график врачей в одном месте

Управлять расписанием врачей, вести документооборот и напоминать пациентам о назначенных визитах: расскажем, чем может быть полезна CRM для клиники, оказывающей стоматологические услуги.
Помимо собственно лечения зубов в любой стоматологии есть свои вспомогательные бизнес-процессы. Например, каждый месяц формировать график работы специалистов — кто в каком кабинете принимает, в какие дни и в какое время. Вести запись пациентов на прием и напоминать каждому о назначенном визите, чтобы не терять деньги из-за «прогулов». А еще заполнять и хранить медицинские карты всех пациентов, оформлять договоры на оказание услуг и выставлять счета. В статье расскажем, как CRM для стоматологии от Битрикс24 может помочь организовать и систематизировать работу клиники.
Константин Башкатов - генеральный директор в о2, компании-интеграторе CRM Битрикс24
Константин Башкатов
Генеральный директор в о2
Содержание
Чек-лист «66 вопросов для внедрения CRM-системы»

Ключевые функции CRM для стоматологии

Главная задача CRM для медицинского центра стоматологического профиля — обеспечить управление всеми делами клиники в одном месте. В Битрикс24 есть для этого все необходимые опции. Рассмотрим некоторые из них.
  • Фиксация всех обращений в CRM
К Битрикс24 можно подключить все каналы коммуникации с клиентами, чтобы запросы по телефону, на сайте, в мессенджерах и соцсетях, и даже с рекламных площадок автоматически попадали в CRM-систему. Администраторы или сотрудники call-центра будут получать уведомления обо всех новых заявках, и смогут оперативно отреагировать. Кроме того, стоматология перестанет терять деньги из-за неотвеченных звонков. Если администратор был занят с клиентом и не успел ответить на вызов, CRM-система сохранит номер входящего и напомнит, что нужно перезвонить. Если администратор часто не перезванивает, руководитель это увидит, и сможет принять меры.
Воронка с лидами в CRM для стоматологии
  • Клиентская база — со всеми контактами и историей посещений
Администратору не придется вручную вносить данные пациентов в базу. Их номера или e-mail-адреса будут сохраняться в CRM автоматически в момент обращения. Ответив на вызов, администратор или сотрудник call-центра сможет прямо во время разговора заполнить карточку пациента, например, записать жалобы. А если пациент обращается не впервые, — посмотреть, у какого врача лечился, когда был последний визит, и сразу записать его на прием к нужному специалисту.
Клиентская база стоматологии со всеми контактами и историей посещений в CRM Битрикс24
  • Медицинские карты
В Битрикс24 можно вести не только клиентскую базу, но и медкарты пациентов клиники, где будет храниться история болезни, рентгеновские снимки, результаты обследований, диагнозы, назначения врачей.
  • План лечения и зубная формула
В медкарты можно добавить зубную формулу, чтобы врачу было проще составить план лечения. Так на каждом приеме он будет видеть, с какими проблемами пришел пациент, что уже пролечено и что осталось.
План лечения и зубная формула для истории обращений в стоматологию в CRM Битрикс24
  • Автоматические напоминания о дате приема
CRM-система не оставит шанса забыть о записи в стоматологию. Пациенты будут получать автоматические уведомления накануне приема. Если планы изменились, они смогут отменить или перенести визит, а администратор предложит освободившееся время кому-то еще. Самим администраторам тоже будут приходить уведомления обо всех запланированных на следующий день приемах, чтобы заранее обзвонить пациентов и подтвердить запись.
Автоматические напоминания о дате приема клиентам стоматологии через CRM
  • График работы врачей
Битрикс24 позволяет вести график работы врачей. При желании его можно синхронизировать с сайтом, чтобы пациенты сами выбирали удобное время посещения специалиста. В таком случае запись на прием зафиксируется в CRM автоматически и добавится в график врача. Удобно и врачу, и администратору, и самому пациенту. Также в графике будет информация о том, кто из врачей в каком кабинете работает. Руководитель клиники сможет оценить загрузку кабинетов и, если она недостаточна, принять меры.
График работы врачей в стоматологии в CRM
  • Документы по шаблонам
В стоматологических клиниках администраторам приходится оформлять много бумаг: согласия на медицинское вмешательство, договоры на оказание услуг, счета, справки для налогового вычета. В Битрикс24 можно загрузить шаблоны любых документов. Администратор сможет сформировать и распечатать нужный документ в два клика: ему нужно будет лишь выбрать подходящий шаблон, дождаться, когда документ будет сгенерирован, и отправить на печать. Данные клиента из CRM автоматически подставятся в документ. Это ускорит работу администраторов и снизит вероятность ошибок ручного ввода данных.
  • Автоматический расчет стоимости медицинских услуг
После приема врачу нужно будет выбрать виды оказанных услуг их списка, и CRM-система рассчитает финальную стоимость приема автоматически. Администратору останется только сформировать счет в пару кликов и дождаться оплаты.
Автоматический расчет стоимости медицинских услуг для стоматологии в CRM
  • Бонусная система или программа лояльности
К Битрикс24 можно подключить программу лояльности или настроить свою систему скидок. Размер скидки будет рассчитываться автоматически от количества посещений, стоимости услуг или по другим параметрам. Также система может отображать, какая сумма или какое количество посещений осталось до увеличения размера скидки.
  • Аналитика
Руководитель получит полный набор отчетов по загруженности врачей и кабинетов, по работе администраторов, по клиентам — кто сколько денег приносит, по количеству и сумме сделок — на сколько выросло или упало, а также по эффективности маркетинговых вложений — какие рекламные каналы принесли больше всего клиентов и окупились, а на какие стоматология потратила деньги впустую. Так все управленческие решения будут приняты на основе реальных данных.
Аналитика рентабельности стоматологии в CRM Битрикс24
Часть этих опций зашита в штатный функционал Битрикс24, некоторые из них нужно будет добавлять и настраивать индивидуально — с помощью интегратора. Другой вариант — выбрать в Битрикс24.Маркете готовое решение для стоматологии, которое уже содержит преднастроенные воронки, автоматизацию, карточки клиентов и многое другое.

Индивидуальная настройка CRM или готовое решение из Битрикс24.Маркет

Битрикс24 — гибкая система с широким набором возможностей для любого бизнеса. Опытный интегратор настроит CRM под нужды стоматологии: создаст в системе воронки лидов и сделок, настроит автоматизацию, подключит все каналы коммуникации с клиентами и добавит необходимые опции в систему. Или поможет подобрать приложение для стоматологической клиники в Битрикс24.Маркет, которое уже будет включать необходимые для работы стоматологии инструменты.

В Маркете Битрикс24 собраны готовые решения, разработанные специально для стоматологических клиник. Они уже содержат преднастроенные воронки продаж, необходимые врачам и администраторам поля в карточках клиентов, возможности для записи на прием и отправки уведомлений.

Автоматизация воронки и туннелей продаж для стоматологии в CRM
Этот вариант может оказаться быстрее и дешевле, чем настраивать CRM-систему Битрикс24 под запросы стоматологии с нуля. Но при этом даст клинике больше возможностей, чем специализированный медицинский софт, поскольку в Битрикс24 есть возможность организовать не только работу с клиентами, но и внутренние процессы компании, например, онбординг, согласование графика отпусков, документооборот. А еще в Битрикс24 есть встроенный диск для хранения всех документов компании и набор аналитических отчетов, которые позволяют следить не только за количеством сделок, но также контролировать работу сотрудников и оценивать эффективность рекламных каналов.

Преимущества CRM для администраторов, врачей и руководителя

Плюсы работы в CRM для администраторов
  • Все телефоны и e-mail-адреса фиксируются в системе автоматически в момент обращения, их не нужно вносить вручную. Карточку клиента можно открыть прямо во время звонка, чтобы записать жалобы.
  • График врачей всегда под рукой. Его можно открыть во время разговора с клиентом и выбрать подходящее окно для записи. не нужно согласовывать визиты с врачами — свободные слоты уже видны в системе.
  • CRM заботливо напоминает, когда нужно созвониться с клиентом, чтобы подтвердить запись на прием, напомнить о продлении договора или предложить скидку.
  • Все документы генерируются автоматически буквально за пару кликов, а данные клиентов подставляются из соответствующих полей в CRM. Документы можно распечатать, а также отправить на e-mail или в мессенджер.
  • Система сама рассчитывает финальную стоимость приема с учетом скидки.
Плюсы работы в CRM для врачей
  • Каждому специалисту доступен его персональный график работы, в котором указано, в какие дни, в какое время и в каком кабинете он ведет прием, а также количество пациентов, записанных на каждый день.
  • Во время приема можно открыть медицинскую карту пациента и посмотреть рентгеновские снимки или ранее сделанные назначения. А также записи других специалистов, которые работали с пациентом.
  • Зубная формула позволяет визуализировать план лечения и отмечать, что уже сделано.
Плюсы работы в CRM для руководителя
  • CRM позволяет следить за загруженностью врачей и кресел. Если график расписан на несколько недель вперед, можно подумать о расширении. Если загруженность недостаточна, стоит разобраться, в чем дело, и исправить ситуацию. Возможно, о клинике просто не знают. А может слишком мало врачей, которые работают полный день, поэтому и кабинеты пустуют часть времени.
  • Клиенты не забывают прийти на прием и не теряются из-за того, что администратор не успел поднять трубку. Всегда можно удостовериться, что администраторы потом перезванивают и исправно напоминают о назначенных визитах.
  • Сквозная аналитика помогает эффективнее тратить рекламный бюджет, вкладывая деньги только в те каналы, которые приносят стоматологии реальных клиентов.
  • CRM позволяет привлекать клиентов для повторного посещения клиники с помощью массовых и сегментированных рассылок об акциях, скидках, новом оборудовании или новых услугах.
Клиенты, конечно, тоже остаются в плюсе: в клинике их знают по именам. Не нужно каждый раз пересказывать всю историю болезни и носить DVD-диски с рентгеновскими снимками — вся эта информация уже есть в карточке. Даже если доктор сменился, новый специалист все равно будет в курсе, с чем пациент обращался ранее, какие были сделаны назначения. Персональные предложения скидок и бонусные программы тоже добавляют лояльности.

Купить CRM для стоматологии можно через интегратора. Специалисты o2it.ru помогут настроить систему под запросы клиники, автоматизировать часть рутины и подготовить команду сотрудников к работе в CRM.

Наши кейсы
    Чек-лист «66 вопросов для внедрения CRM-системы»
    Поделитесь статьей в социальных сетях
    Спасибо, что прочитали эту статью!

    Обращайтесь в o2it.ru. Рассчитаем стоимость внедрения CRM для стоматологии и настроим нужные опции системы.

    Звоните: +7 (812) 209-13-32
    Пишите: info@o2it.ru

    Константин Башкатов
    Генеральный директор в о2