Золотой сертифицированный партнер ООО «1С-Битрикс»

Эти маленькие «печеньки» (файлы cookie) помогают сайту запомнить ваши настройки, например, язык или выбранные параметры. Так, при каждом новом посещении вы будете чувствовать себя как дома. Примите их, чтобы сделать сайт своим!

Смарт-процессы Битрикс24: для чего нужны и как ими пользоваться

В Битрикс24 есть удобный инструмент, который позволяет не подстраиваться под сценарии системы, а выстраивать любые процессы компании в собственной логике. Разберем, как работают смарт-процессы и как ими управлять.

Смарт-процессы Битрикс24: для чего нужны и как ими пользоваться

Битрикс24 создал сильную CRM-систему, в которой удобно вести продажи и работать со сделками. В ней есть хорошая визуализация, возможность разбить весь процесс работы с клиентами на этапы и настроить автоматизацию с помощью роботов и триггеров. Но работа любой коммерческой компании не ограничивается продажами. Под капотом остается много внутренних и вспомогательных бизнес-процессов, которые хотелось бы организовать так же удобно, как и работу со сделками. Те же этапы, та же визуализация и автоматизация процессов, только чтобы назывались они иначе и были выделены в отдельный сценарий. Эту потребность бизнеса закрывают смарт-процессы Битрикс24. Подготовили подробный гайд, который поможет настроить любой сценарий под запросы компании.

Константин Башкатов

Генеральный директор o2it.ru

Содержание

1. Как устроены смарт-процессы Битрикс24 и чем они полезны бизнесу.
2. Создание смарт-процесса: пошаговый гайд.
3. Как проходит редактирование смарт-процесса

Чек-лист «107 функций современной CRM-системы» - скачать

Как устроены смарт-процессы Битрикс24 и чем они полезны бизнесу

Помимо непосредственно продаж большинство компаний набирают новых сотрудников, ведут документацию, привлекают к работе поставщиков и подрядчиков. И если в этих направлениях творится бардак, он непременно отражается на выручке и прибыли. Чтобы грамотно организовать работу по всем фронтам, нужен удобный инструмент: «похожий на сделки в CRM, с таким же набором опций, но отдельный». Смарт-процессы Битрикс24 стали таким инструментом. С его появлением стало возможным не создавать, например, для рекрутинга отдельную воронку сделок, чтобы не путать менеджеров. И не плодить новые сущности CRM, поскольку процесс этот довольно дорогой и трудоемкий. Теперь можно выстроить в своей логике буквально любой процесс:

работу с кадрами;
работу с претензиями со стороны заказчиков;
работу с поставщиками, подрядчиками, фрилансерами;
ведение реестра документов;
организацию мероприятий.

В этих процессах будут доступны те же возможности, что и в сделках: визуализация, автоматизация, аналитика и контроль. Только они будут жить сами по себе как отдельная сущность.

Создание смарт-процесса: пошаговый гайд

Для создания смарт-процессов необходимо войти в меню программы, найти опцию «Смарт-процессы» и нажать «Добавить».

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - открыть меню и нажать добавить

Если в основном списке нет данной опции, следует переместится в раздел «Еще», в выпадающем меню выбрать нужный инструмент и добавить его к себе, нажав соответствующую кнопку.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - где находится кнопка добавить

Далее необходимо настроить новый процесс для работы. Удобство инструмента в том, что у него уже есть готовые шаблоны, необходимо выбрать нужный. Так, опция уже имеет сценарии:

для работы с документами это — «Список»;
для работы с полным набором элементов системы — «Все включено».

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - окно создания смарт-процесса с видами

Эти шаблоны не подходят или у вас специфическая задача? Тогда нужно выбрать шаблон, который можно полностью настроить под себя, он называется «С чистого листа».

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - создание смарт-процесса с чистого листа

Вариант отличный для разных задач, но нуждается в детальной настройке. Для начала необходимо перейти в «Общие настройки» и дать название новому сценарию. Долго придумывать его не стоит — название всегда можно отредактировать, что особенно актуально, если в процессе будут появляться новые детали или “игроки”.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - основные настройки смарт-процесса

После этого необходимо изучить инструменты, которые предложит система, и выбрать подходящие.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - использовать в смарт-процессе свои стадии и канбан

Применение инструментов «Свои направления» и «Туннели»

Эти функции работают также, как и в сделках: направления позволяют выстраивать в процессах всевозможные «ответвления», а тоннели — связывают с другими элементами системы.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - настройка своих туннелей

Применение стадий и досок в смарт-процессах

Как и в стандартных процессах, канбан-доски в смарт-процессах Битрикс24 необходимы для упорядочивания и удобства управления карточками. Стадии также позволяют структурировать процесс. А в комплексе эти инструменты в смарт-версии дают возможность управлять элементами интуитивно просто.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - стадии и доски в смарт-процессах

Применение роботов и триггеров для автоматизации процесса

Если вы уже работали в Битрикс24, смарт-процессы вас не испугают: использовать триггеры и роботы можно точно также, как в сделках и лидах. Запускаются эти инструменты, если в настройках смарт-процесса активизирована возможность использовать свои стадии и доски.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - как использовать роботов в смарт-процессах

Применение бизнес-процессов

Функция необходима, чтобы можно было запускать уже настроенные шаблоны, если создается новый процесс или изменяется часть смарт-процесса.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - реестр документов в смарт-процессах

Доступы к новому направлению

После того, как создано новое направление, вся команда автоматически получает доступ к нему. Необходимость в ручной настройке и выдаче доступа для каждого члена команды отпадает.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - дать доступы команде и сотрудникам

Для того, чтобы настроить автоматизацию, необходимо добавить поля для карточек процессов и поставить галочки напротив тех опций, которые нужно активировать.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - активировать нужные опции

Что они обозначают:

Печать документов позволяет работать с нужной документацией непосредственно в карточках процессов.
Привязка товаров каталога позволяет поместить в карточку процесса товарную позицию.
Чтобы включать корзины в разных элементах также нужно выбрать соответствующую опцию.

Привязка настраивается самостоятельно. При необходимости связка указывается для элементов+смарт-процесс или между несколькими процессами.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - привязка к элементам CRM

Опция «Привязать к этому смарт-процессу»

Позволяет связывать любой элемент СRМ-системы с процессом.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - привязать элемент CRM к смарт-процессу

Есть возможность подключить любой элемент Битрикс24, например, «Сделку». В результате пользователи системы смогут выбирать сделки прямо в карточке смарт-процесса — из списка в выпадающем окне. Чтобы добавить нужный, необходимо просто щелкнуть по нему мышью.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - выбрать элемент в выпадающем списке для привязки к CRM

После того, как выбор сделан, смарт-процесс отразится в карточке сделки. Таким образом, информация всегда будет находится под рукой: в сделку будут автоматически подтягиваться и отображаться нужные данные.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - документы подтягиваются к смарт-процессу в блоке реестр документов

Опция «Привязать этот процесс к другим элементам CRM»

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - привязать бизнес-процесс к другим элементам в CRM

Здесь алгоритм действий и конечный результат аналогичны предыдущему пункту: только что созданный процесс привязывается к элементам системы (их можно выбрать из списка, как указано на экране). Допустим, это будет элемент «Предложения».

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - выбрать нужные элементы для привязки к март-процессу из выпадающего списка

Как только пользователь нажимает поле «Реестр документов», система сама предложит ему список элементов, с которыми можно связаться. Выбранные попадают в карточку на доске. Как только это произойдет, в ней тут же появится раздел с названием элемента и информацией по нему.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - меню предложения

Подобную операцию можно проводить с любыми элементами системы и связывать их с функционалом в смарт-формате.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - привязка к другим инструментам

Допустим, необходимо связать рабочую задачу с вновь созданным смарт-процессом Битрикс24. Как это сделать? Нужно поставить галочки напротив нужных элементов для создания связки.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - варианты инструментов для привязки к смарт процессу: календарь, задачи, шаблоны, сделки

Теперь, создавая новые задачи, пользователи смогут подтягивать в них нужные опции смарт-процесса.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - как привязать элементы CRM к смарт-процессу

Далее можно вынести уже созданный смарт-процесс отдельной опцией, чтобы иметь к нему быстрый доступ — выбрать вкладку «Показ вне CRM».

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - настройка показать вне CRM

Следующий этап — формирование отдельного раздела. Необходимо нажать «Настроить» и прописать его название.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - настроить показ вне CRM

Затем нужно перейти к вновь сформированному разделу.

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - выбрать нужный элемент для показа вне CRM

Следует настроить его под себя и сохранить. Все, смарт-процесс полностью готов!

Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - сохранить настроенный смарт-процесс

Как проходит редактирование смарт-процесса

Все смарт-процессы Битрикс24 хранятся на отдельной вкладке. Для того, чтобы найти определенный, необходимо нажать на нее и выбрать подходящий из выпадающего списка.

Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - выбрать из списка

Если нажать на строку, то слева от названия процесса появится список действий, которые можно с ним совершать.

Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - список доступных действий с процессом

Во вкладке «Редактировать» можно вносить изменения в готовый процесс.

Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - изменить настройки бизнес-процесса

В «Настройках полей» — создавать новые поля для процесса. Процедура настройки аналогична той, которая выполняется с другими элементами системы.

Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - настройка новых полей

Чтобы изменить тип поля, можно воспользоваться вкладкой «Дополнительно». Она позволяет менять:

размеры;
встроенное значение;
число строк.

Здесь же можно устанавливать количество знаков, задавать регулярные выражения.

Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - дополнительные настройки для новых полей

Как работать с регулярными выражениями

Регулярное выражение — это параметр, который можно устанавливать самостоятельно. В нем указывается условие, при котором информация сохраняется в поле.

Для чего используется эта функция? В большинстве случаев, чтобы в повторяющихся действиях допускалось как можно меньше ошибок.
Как это работает? Нужно задать параметры ввода информации, и система автоматически будет проверять ее на соответствие, прежде чем сохранить.

Допустим, необходимо сформировать поле для бронирования авиабилетов. Поле состоит из места под код и номер билета. Задаем буквенно-цифровой код для новой информации. При ее введении проходит проверка на правильность ввода. Правильное введение информации вы фиксируете регулярным выражением: /^[A-Z0-9]{6}[-\s][0-9]{13}$/. Первыми 6 буквами и цифрами вы обозначаете код билетов, остальные 13 символов — это номера билетов. Введенное выражение сохраняется.

Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - сохранить изменения

Далее сотрудник вводит код и номер билета и пытается сохранить информацию. Что делает система? Она проверяет формат записи на соответствие регулярному выражению. Если все верно, код и номер сохраняются.

Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - как работают регулярные выражения

В случае ошибки система сообщит об этом и укажет на формат ошибки.

Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - ошибка несоответствия регулярному выражению

Кроме того, в настройках карточки процесса можно ограничить длину поля или количество символов, которое в него можно ввести. Таким образом, если в него вбивается большее количество знаков, система также предупреждает об ошибке.

Эти настройки можно закрепить в карточке самого процесса.

Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - закрепить настройки процесса

И последнее: в смарт-процессах Битрикс24 можно давать права доступа другим пользователям. Эта функция легко настраивается в CRM по стандартному алгоритму. Удаляется смарт-процесс в один клик, после того, как стал вам не нужен.

Наши кейсы

Все кейсы

Поделитесь статьей в социальных сетях

Спасибо, что прочитали эту статью!

Напишите нам, если остались вопросы по настройке смарт-процессов. Поможем автоматизировать любой сценарий работы.

Звоните: 8 800 351 16 65
Пишите: info@o2it.ru

Константин Башкатов

Генеральный директор o2it.ru

1. Как устроены смарт-процессы Битрикс24 и чем они полезны бизнесу
2. Создание смарт-процесса: пошаговый гайд
3. Как проходит редактирование смарт-процесса