Услуги
Кейсы
+
стать клиентом
Новости
Контакты
Клиенты
Услуги
Блог
Работа в o2
Кейсы
О нас
+7 812 209-13-32
info@o2it.ru
+
стать клиентом

Смарт-процессы Битрикс24: для чего нужны и как ими пользоваться

В Битрикс24 есть удобный инструмент, который позволяет не подстраиваться под сценарии системы, а выстраивать любые процессы компании в собственной логике. Разберем, как работают смарт-процессы и как ими управлять.

Смарт-процессы Битрикс24: для чего нужны и как ими пользоваться

В Битрикс24 есть удобный инструмент, который позволяет не подстраиваться под сценарии системы, а выстраивать любые процессы компании в собственной логике. Разберем, как работают смарт-процессы и как ими управлять.

Битрикс24 создал сильную CRM-систему, в которой удобно вести продажи и работать со сделками. В ней есть хорошая визуализация, возможность разбить весь процесс работы с клиентами на этапы и настроить автоматизацию с помощью роботов и триггеров. Но работа любой коммерческой компании не ограничивается продажами. Под капотом остается много внутренних и вспомогательных бизнес-процессов, которые хотелось бы организовать так же удобно, как и работу со сделками. Те же этапы, та же визуализация и автоматизация процессов, только чтобы назывались они иначе и были выделены в отдельный сценарий. Эту потребность бизнеса закрывают смарт-процессы Битрикс24. Подготовили подробный гайд, который поможет настроить любой сценарий под запросы компании.
Бизнес-аналитик компании Dizlab
Константин Башкатов
Генеральный директор o2it.ru

Содержание

Чек-лист «107 функций современной CRM-системы» - скачать

Как устроены смарт-процессы Битрикс24 и чем они полезны бизнесу

Помимо непосредственно продаж большинство компаний набирают новых сотрудников, ведут документацию, привлекают к работе поставщиков и подрядчиков. И если в этих направлениях творится бардак, он непременно отражается на выручке и прибыли. Чтобы грамотно организовать работу по всем фронтам, нужен удобный инструмент: «похожий на сделки в CRM, с таким же набором опций, но отдельный». Смарт-процессы Битрикс24 стали таким инструментом. С его появлением стало возможным не создавать, например, для рекрутинга отдельную воронку сделок, чтобы не путать менеджеров. И не плодить новые сущности CRM, поскольку процесс этот довольно дорогой и трудоемкий. Теперь можно выстроить в своей логике буквально любой процесс:
  • работу с кадрами;
  • работу с претензиями со стороны заказчиков;
  • работу с поставщиками, подрядчиками, фрилансерами;
  • ведение реестра документов;
  • организацию мероприятий.
В этих процессах будут доступны те же возможности, что и в сделках: визуализация, автоматизация, аналитика и контроль. Только они будут жить сами по себе как отдельная сущность.

Создание смарт-процесса: пошаговый гайд

Для создания смарт-процессов необходимо войти в меню программы, найти опцию «Смарт-процессы» и нажать «Добавить».
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - открыть меню и нажать добавить
Если в основном списке нет данной опции, следует переместится в раздел «Еще», в выпадающем меню выбрать нужный инструмент и добавить его к себе, нажав соответствующую кнопку.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - где находится кнопка добавить
Далее необходимо настроить новый процесс для работы. Удобство инструмента в том, что у него уже есть готовые шаблоны, необходимо выбрать нужный. Так, опция уже имеет сценарии:

  • для работы с документами это — «Список»;
  • для работы с полным набором элементов системы — «Все включено».
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - окно создания смарт-процесса с видами
Эти шаблоны не подходят или у вас специфическая задача? Тогда нужно выбрать шаблон, который можно полностью настроить под себя, он называется «С чистого листа».
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - создание смарт-процесса с чистого листа
Вариант отличный для разных задач, но нуждается в детальной настройке. Для начала необходимо перейти в «Общие настройки» и дать название новому сценарию. Долго придумывать его не стоит — название всегда можно отредактировать, что особенно актуально, если в процессе будут появляться новые детали или “игроки”.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - основные настройки смарт-процесса
После этого необходимо изучить инструменты, которые предложит система, и выбрать подходящие.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - использовать в смарт-процессе свои стадии и канбан
Применение инструментов «Свои направления» и «Туннели»
Эти функции работают также, как и в сделках: направления позволяют выстраивать в процессах всевозможные «ответвления», а тоннели — связывают с другими элементами системы.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - настройка своих туннелей
Применение стадий и досок в смарт-процессах
Как и в стандартных процессах, канбан-доски в смарт-процессах Битрикс24 необходимы для упорядочивания и удобства управления карточками. Стадии также позволяют структурировать процесс. А в комплексе эти инструменты в смарт-версии дают возможность управлять элементами интуитивно просто.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - стадии и доски в смарт-процессах
Применение роботов и триггеров для автоматизации процесса
Если вы уже работали в Битрикс24, смарт-процессы вас не испугают: использовать триггеры и роботы можно точно также, как в сделках и лидах. Запускаются эти инструменты, если в настройках смарт-процесса активизирована возможность использовать свои стадии и доски.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - как использовать роботов в смарт-процессах
Применение бизнес-процессов
Функция необходима, чтобы можно было запускать уже настроенные шаблоны, если создается новый процесс или изменяется часть смарт-процесса.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - реестр документов в смарт-процессах
Доступы к новому направлению
После того, как создано новое направление, вся команда автоматически получает доступ к нему. Необходимость в ручной настройке и выдаче доступа для каждого члена команды отпадает.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - дать доступы команде и сотрудникам
Для того, чтобы настроить автоматизацию, необходимо добавить поля для карточек процессов и поставить галочки напротив тех опций, которые нужно активировать.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - активировать нужные опции
Что они обозначают:

  • Печать документов позволяет работать с нужной документацией непосредственно в карточках процессов.
  • Привязка товаров каталога позволяет поместить в карточку процесса товарную позицию.
  • Чтобы включать корзины в разных элементах также нужно выбрать соответствующую опцию.
Привязка настраивается самостоятельно. При необходимости связка указывается для элементов+смарт-процесс или между несколькими процессами.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - привязка к элементам CRM
Опция «Привязать к этому смарт-процессу»
Позволяет связывать любой элемент СRМ-системы с процессом.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - привязать элемент CRM к смарт-процессу
Есть возможность подключить любой элемент Битрикс24, например, «Сделку». В результате пользователи системы смогут выбирать сделки прямо в карточке смарт-процесса — из списка в выпадающем окне. Чтобы добавить нужный, необходимо просто щелкнуть по нему мышью.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - выбрать элемент в выпадающем списке для привязки к CRM
После того, как выбор сделан, смарт-процесс отразится в карточке сделки. Таким образом, информация всегда будет находится под рукой: в сделку будут автоматически подтягиваться и отображаться нужные данные.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - документы подтягиваются к смарт-процессу в блоке реестр документов
Опция «Привязать этот процесс к другим элементам CRM»
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - привязать бизнес-процесс к другим элементам в CRM
Здесь алгоритм действий и конечный результат аналогичны предыдущему пункту: только что созданный процесс привязывается к элементам системы (их можно выбрать из списка, как указано на экране). Допустим, это будет элемент «Предложения».
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - выбрать нужные элементы для привязки к март-процессу из выпадающего списка
Как только пользователь нажимает поле «Реестр документов», система сама предложит ему список элементов, с которыми можно связаться. Выбранные попадают в карточку на доске. Как только это произойдет, в ней тут же появится раздел с названием элемента и информацией по нему.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - меню предложения
Подобную операцию можно проводить с любыми элементами системы и связывать их с функционалом в смарт-формате.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - привязка к другим инструментам
Допустим, необходимо связать рабочую задачу с вновь созданным смарт-процессом Битрикс24. Как это сделать? Нужно поставить галочки напротив нужных элементов для создания связки.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - варианты инструментов для привязки к смарт процессу: календарь, задачи, шаблоны, сделки
Теперь, создавая новые задачи, пользователи смогут подтягивать в них нужные опции смарт-процесса.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - как привязать элементы CRM к смарт-процессу
Далее можно вынести уже созданный смарт-процесс отдельной опцией, чтобы иметь к нему быстрый доступ — выбрать вкладку «Показ вне CRM».
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - настройка показать вне CRM
Следующий этап — формирование отдельного раздела. Необходимо нажать «Настроить» и прописать его название.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - настроить показ вне CRM
Затем нужно перейти к вновь сформированному разделу.
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - выбрать нужный элемент для показа вне CRM
Следует настроить его под себя и сохранить. Все, смарт-процесс полностью готов!
Как настроить смарт-процессы в CRM Битрикс24 - сохранить настроенный смарт-процесс

Как проходит редактирование смарт-процесса

Все смарт-процессы Битрикс24 хранятся на отдельной вкладке. Для того, чтобы найти определенный, необходимо нажать на нее и выбрать подходящий из выпадающего списка.
Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - выбрать из списка
Если нажать на строку, то слева от названия процесса появится список действий, которые можно с ним совершать.
Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - список доступных действий с процессом
Во вкладке «Редактировать» можно вносить изменения в готовый процесс.
Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - изменить настройки бизнес-процесса
В «Настройках полей» — создавать новые поля для процесса. Процедура настройки аналогична той, которая выполняется с другими элементами системы.
Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - настройка новых полей
Чтобы изменить тип поля, можно воспользоваться вкладкой «Дополнительно». Она позволяет менять:
  • размеры;
  • встроенное значение;
  • число строк.
Здесь же можно устанавливать количество знаков, задавать регулярные выражения.
Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - дополнительные настройки для новых полей
Как работать с регулярными выражениями
Регулярное выражение — это параметр, который можно устанавливать самостоятельно. В нем указывается условие, при котором информация сохраняется в поле.
Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - как работать с регулярными выражениями
Для чего используется эта функция? В большинстве случаев, чтобы в повторяющихся действиях допускалось как можно меньше ошибок.
Как это работает? Нужно задать параметры ввода информации, и система автоматически будет проверять ее на соответствие, прежде чем сохранить.

Допустим, необходимо сформировать поле для бронирования авиабилетов. Поле состоит из места под код и номер билета. Задаем буквенно-цифровой код для новой информации. При ее введении проходит проверка на правильность ввода. Правильное введение информации вы фиксируете регулярным выражением: /^[A-Z0-9]{6}[-\s][0-9]{13}$/. Первыми 6 буквами и цифрами вы обозначаете код билетов, остальные 13 символов — это номера билетов. Введенное выражение сохраняется.
Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - сохранить изменения
Далее сотрудник вводит код и номер билета и пытается сохранить информацию. Что делает система? Она проверяет формат записи на соответствие регулярному выражению. Если все верно, код и номер сохраняются.
Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - как работают регулярные выражения
В случае ошибки система сообщит об этом и укажет на формат ошибки.
Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - ошибка несоответствия регулярному выражению
Кроме того, в настройках карточки процесса можно ограничить длину поля или количество символов, которое в него можно ввести. Таким образом, если в него вбивается большее количество знаков, система также предупреждает об ошибке.

Эти настройки можно закрепить в карточке самого процесса.
Как редактировать смарт-процессы в CRM Битрикс24 - закрепить настройки процесса
И последнее: в смарт-процессах Битрикс24 можно давать права доступа другим пользователям. Эта функция легко настраивается в CRM по стандартному алгоритму. Удаляется смарт-процесс в один клик, после того, как стал вам не нужен.
Чек-лист «107 функций современной CRM-системы» - скачать
Наши кейсы
Все кейсы

    Поделитесь статьей в социальных сетях

    Спасибо, что прочитали эту статью!

    Напишите нам, если остались вопросы по настройке смарт-процессов. Поможем автоматизировать любой сценарий работы.

    Звоните: +7 (812) 209-13-32
    Пишите: info@dizlab.com

    Константин Башкатов
    Генеральный директор o2it.ru