Кейс Rock and Mill: Настраиваем смарт- и бизнес-процессы Битрикс24 для адаптации новых сотрудников

Рассказываем, как грамотно встроить в команду дорогих и редких специалистов, на примере одной из крупнейших инжиниринговых компаний в горнодобывающей отрасли России.

Кейс Rock and Mill: Настраиваем смарт- и бизнес-процессы Битрикс24 для адаптации новых сотрудников

Рассказываем, как грамотно встроить в команду дорогих и редких специалистов, на примере одной из крупнейших инжиниринговых компаний в горнодобывающей отрасли России.

Rock and Mill решили оцифровать все этапы работы по адаптации кадров, чтобы безошибочно проводить новых сотрудников по отработанной схеме. Мы настроили для них смарт-процесс онбординга на базе Битрикс24. Для удобства работы добавили бизнес-процессов и немного собственной разработки. В результате получился четкий сценарий адаптации, в котором всем участникам понятно, что делать на каждом из этапов.
Константин Башкатов - генеральный директор в о2, компании-интеграторе CRM Битрикс24
Константин Башкатов
Генеральный директор o2it.ru

Содержание

1. Заказчик

Rock and Mill одна из крупнейших инжиниринговых и сервисных компаний в горнодобывающей отрасли России. Появилась шесть лет назад в результате слияния двух серьезных игроков рынка GeoSolutions и ID Engineers.

За плечами компании больше 230 проектов по геологическому сопровождению полевых геологоразведочных работ, оценке запасов месторождений по российским и международным стандартам, проектированию, строительству и вводу в эксплуатацию горнодобывающих и перерабатывающих предприятий.

Среди постоянных клиентов Rock and Mill значимые отраслевые игроки: “Полиметалл”, “Норникель”, “Металлоинвест”, Highland Gold, Mangazeya Mining, “Золото Камчатки”, Nordgold и другие.

В штате более 200 специалистов с уникальным опытом в геологоразведке, подготовке месторождений к промышленному освоению и экономической оценке горнодобывающих предприятий.

2. Запрос

В горнодобывающей отрасли работают редкие, дорогие, высококлассные специалисты. Таких сложно нанимать и удерживать. Чтобы процесс адаптации новичков проходил гладко, подготовку к введению новобранцев в должность нужно начинать задолго до выхода на работу. В идеале, как только кандидаты приняли оффер. Правильный онбординг, конечно, не панацея, но +1 к тому, что ценные кадры приживутся в компании.

В Rock and Mill уже была готовая, отработанная годами схема адаптации новых сотрудников. После установки Битрикс24 ее нужно было оцифровать и занести в систему, чтобы ответственные лица в нужный момент быстро включались в работу, а руководитель мог контролировать, как идут дела у кандидата, в режиме одного окна.

Мы получили конкретное ТЗ, в котором четко расписано, из чего складывается онбординг в компании и кто задействован в этом процессе.


Итак, главные действующие лица:
  • 1
    HR-директор
  • 2
    Непосредственный руководитель отдела, который принимает сотрудника
  • 3
    Куратор
Онбординг в Rock and Mill запускается в тот момент, когда кандидат подписывает Job Offer. В целом, это вполне типовой и достаточно прозрачный процесс, который, однако, требует много ручного управления. Посмотрите сами:

HR-директор утверждает с непосредственным руководителем принимающего подразделения нового сотрудника. Назначает время выхода на работу и дату окончания испытательного срока.

Непосредственный руководитель отправляет заявку IT-отделу на подготовку рабочего места нового члена команды: техника, программное обеспечение, доступы. Выбирает проекты, к которым планирует подключить новобранца. Назначает куратора, который будет помогать на первых порах: следить за тем, чтобы новый сотрудник лучше вписался в коллектив и быстрее адаптировался к работе.

В первый рабочий день новичка вводят в курс дела и знакомят с рабочим процессом. Выдают памятку о том, что и как делать и к кому обращаться с вопросами. Дальше непосредственный руководитель ставит новому сотруднику задачи и контролирует их выполнение. Месяц спустя он составляет предварительную характеристику, которую корректирует ближе к концу испытательного срока. По итогам этой работы выносится решение: кандидата либо принимают в штат, либо прощаются.
Под капотом у адаптации новых сотрудников заявки, отчеты, согласования и много-много личного общения между всеми участниками процесса.

Когда же онбординг формализован и оцифрован, это экономит всем причастным кучу времени. Каждый подключается тогда, когда нужен. Все обсуждение идет в режиме одного окна. А в конце испытательного срока руководитель получает наглядную картину: какие задачи выполнял кандидат, как с ними справился и сколько тратил времени. С таким запросом и обратились к нам Rock and Mill.

3. Решение

Мы настроили в Битрикс24 смарт-процесс под названием “Адаптация”, чтобы все детали прохождения кандидатом испытательного срока были доступны в одном месте. И добавили несколько опций из Маркетплейса Битрикс24, чтобы сделать работу еще удобнее.

Смарт-процесс адаптации мы выстроили по принципу воронки продаж - со своими этапами и критериями перехода из одного в другой. Только вместо карточки “Сделка” мы создали карточку “Кандидат”. Непосредственному начальнику нужно только заполнить ее, и процесс запустится автоматически. Дальше вся работа по адаптации этого специалиста будет идти непосредственно через его карточку. Каждый ответственный подхватит процесс на своем участке. Система автоматически подскажет, что и когда нужно сделать.

В карточке “Кандидат” прямой начальник может:
  • Назначить куратора
  • Открыть чат, чтобы обсудить процесс адаптации со всеми причастными
  • Заполнить характеристику кандидата
  • Отправить заявку на организацию рабочего места

Над заявками пришлось немного поколдовать. Дело в том, что в Rock and Mill все запросы от внутренних пользователей IT-служба получает через сервис ITSM 365. Чтобы не нарушать привычный порядок и не изобретать велосипед, мы связали этот сервис с “Адаптацией” с помощью бизнес-процесса Битрикс24. Теперь непосредственный начальник может отправить заявку на нового сотрудника прямо из его карточки. Достаточно указать, за каким столом он будет сидеть, и перечислить, что именно требуется количество мониторов, системный блок, ноутбук, моноблок, программное обеспечение, доступы к корпоративным ресурсам.


Благодаря настройке штатного функционала, на финише система генерирует полный отчет о прохождении кандидатом испытательного срока. В этом отчете есть информация обо всех участниках процесса сотрудник, его непосредственный начальник и куратор. Есть данные о работе кандидата: сколько и каких задач он выполнял, как много времени на них потратил, успешно ли справился. Там же содержится характеристика от руководителя и другие нюансы процесса. HR-директору не придется собирать эту информацию по крупицам все уже сложено в один документ. Сбор информации о задачах - собственная разработка o2it.ru. Все остальное грамотная настройка базовых функций Битрикс24.

4. Что получилось на выходе

Смарт-процесс по адаптации новых сотрудников в Rock and Mill мы запустили через два месяца с момента запроса. Компания получила удобный, интуитивно понятный сервис, который позволяет безошибочно проводить кандидата по отработанному и понятному всем сценарию. Каждый участник процесса точно знает, что делать на каждом из этапов.

Вот как все выглядит на деле:
После того, как кандидат подписал Job Offer, HR-директор добавляет его в систему и запускает смарт-процесс “Адаптация”.
смарт-процесс адаптации сотрудников в CRM Битрикс-24
Заполняет обязательный поля с информацией о кандидате: в каком департаменте он будет работать, когда приступает, кто будет его непосредственным руководителем.
Автоматизация процесса адаптации в CRM, пример
Так в системе создается карточка нового кандидата. Если все поля заполнены правильно, можно перевести ее на следующий этап.
Этапы бизнес-процесса адаптации - автоматизация в CRM, пример
В игру вступает непосредственный руководитель принимающего подразделения. Он заполняет заявку на организацию рабочего места и отправляет в IT-подразделение.
Адаптация сотрудников с помощью автоматизации в CRM - заполнение заявки сотрудником
Когда заявка заполнена, в системе автоматически создается задача для IT-сервисной службы, а карточка “Кандидат” переходит на следующий этап.
Переход кандидата на шаг бизнес-процесса адаптации в CRM, пример
Непосредственный руководитель выбирает, кто из отдела будет курировать новичка, и отмечает проекты, в которых планирует его задействовать.
Автоматизация процесса адаптации с помощью CRM - курирование новичка, пример
Когда кандидат выходит на работу, к процессу подключается куратор, который вводит его в курс дела. Новичку автоматически направляется памятка о том, как в компании все устроено и к кому обращаться с вопросами.

Автоматизация процесса выхода сотрудника на работу с помощью CRM Битрикс24, пример
В первый рабочий день HR-директору приходит уведомление со ссылкой на карточку кандидата. После того, как он подтвердит, что ознакомился к карточкой, процесс движется дальше.

Автоматизация процесса адаптации с помощью CRM - утверждение от HR, пример
Теперь новобранец начинает получать от своего непосредственного руководителя задачи. На первых порах ознакомиться с памяткой, освоиться в корпоративных программах. Ну и боевые, само собой. Через 10 рабочих дней карточка кандидата автоматически перейдет на этап контроля. Его начальник должен будет проверить, что уже сделано, а с чем нужна помощь.

Карточка кандидата переходит на следующий этап автоматизированного бизнес-процесса
Через месяц с того момента, как новичок включился в работу, его руководителю автоматически ставится задача заполнить характеристику. Сделать это можно, не выходя из смарт-процесса. Никаких дополнительных документов, которые нужно отправлять по электронной почте, не нужно. Достаточно просто заполнить форму, и вся информация сохранится в системе. Еще через месяц вся процедура повторится.

Смарт-процесс для работы с кандидатами с помощью CRM Битрикс24, пример
За 10 рабочих дней до окончания испытательного срока непосредственный руководитель принимает итоговое решение по кандидату.

Автоматизация процесса найма сотрудника в CRM, завершение испытательного срока
В финале система генерирует документ “Отчет о прохождении испытательного срока”. Карточка кандидата переходит в “успешную” или “проигрышную” стадии в зависимости от решения непосредственного начальника.

Отчет о прохождении испытательного срока в смарт-процессе
Существующий в Rock and Mill процесс адаптации кадров был формализован и оцифрован. Всю информацию о прохождении кандидатом испытательного срока теперь можно посмотреть самостоятельно в режиме одного окна. Не нужно спрашивать у каждого причастного в отдельности “Ну как там?” Это сокращает рутину и экономит время сотрудников, у которых и помимо онбординга хватает дел. А кандидаты на старте работы в компании своевременно получают поддержку по всем фронтам и быстрее подключаются к реальной работе.

В статье Адаптация новых сотрудников: автоматизирует онбординг в Битрикс24 мы подробно разобрали, как помочь новичкам быстрее освоиться в компании и сократить издержки в процессе, используя возможности Битрикс24.

Наши кейсы
    Чек-лист «107 функций современной CRM-системы» - скачать

    Поделитесь статьей в социальных сетях

    Спасибо, что прочитали эту статью!

    В поиске инструментов для автоматизации онбординга, чтобы побеждать в борьбе за кадры? Мы поможем настроить процесс адаптации новых сотрудников без рутины - в компаниях любого размера.

    Звоните: +7 (812) 209-13-32
    Пишите: info@dizlab.com
    Константин Башкатов - генеральный директор в о2, компании-интеграторе CRM Битрикс24
    Константин Башкатов
    Генеральный директор o2it.ru