Настройка роботов в Битрикс24

Краткая инструкция по настройке роботов в Битрикс24

Настройка роботов в Битрикс24

Краткая инструкция по настройке роботов в Битрикс24
Роботы в CRM Битрикс24 — это автоматические действия, которые система выполняет при попадании лида или сделки в определенную стадию. По сути, это доступный любому пользователю инструмент автоматизации работы в CRM, который сокращает рутину. Дальше разберем, как их настраивать.
Бизнес-аналитик компании Dizlab
Константин Башкатов
Генеральный директор в о2
Содержание
Шаблоны готовых роботов для воронок в CRM

1. Типы роботов в Битрикс24

  • Для сотрудника
    Создают задачи сотрудникам портала, генерируют документы, обрабатывают объекты CRM.
  • Для связи с клиентом
    Ведут коммуникацию с клиентом без участия менеджера.
  • Реклама
    Добавляют клиента в аудитории ремаркетинга рекламных систем Google Ads, Facebook, VK и Яндекс.Аудитории.
  • Роботы приложений
    Дополнительные роботы, созданные партнерами-интеграторами Битрикс24.

2. Чем роботы отличаются от бизнес-процессов

Это очень частый вопрос с неочевидным ответом. Назначение у инструментов действительно одно — автоматизировать работу в системе. Более того, одни и те же задачи могут выполняться и роботом, и бизнес-процессом. Без очень глубокого погружения в нюансы: робот — это упрощенный вариант бизнес-процесса, более доступный в настройке, но имеющий ограничения по функционалу и способам запуска.

Подробное сравнение представлено в таблице ниже:

3. Настройка роботов в Битрикс24

Роботы в CRM доступны на коммерческих тарифах Битрикс24 - начиная с CRM+. Настраивать их могут любые сотрудники портала, даже без прав администратора. Для этого нужно предоставить им соответствующий доступ.

Для настройки прав доступа перейдите в раздел CRM Настройки Права. Выберите нужную роль и установите права на работу с роботами: изменение.
Инструкция по настройке роботов в Битрикс24 - установить права доступа
К настройке роботов в Битрикс24 можно перейти прямо из канбана сделок/лидов:
Битрикс 24: настройка роботов - перейти к настройке из канбана
Или из меню настроек CRM:
Инструкция по настройке роботов в Битрикс24 - перейти к настройке из CRM
Для создания робота необходимо выбрать стадию, на которой он будет работать, нажать кнопку "+добавить"
Битрикс 24: настройка роботов - выбрать стадию для работы робота, нажать кнопку добавить
Далее выбрать нужного робота и настроить его. Настройка каждого робота индивидуальна и зависит от функции, которую он несет. Рассмотрим основные принципы на конкретных примерах.
Инструкция по настройке роботов в Битрикс24 - изменение документов
Робот «Изменение документа» позволяет менять значения полей в документе (объекте CRM). Например, с его помощью можно сменить название сделки при ее создании (попадании в первую стадию).

Название может складываться из свободного текста и значений других полей документа. Для примера будем присваивать сделке название с указанием даты создания, направления продаж и названия компании клиента.

Для этого нужно нажать «…» напротив изменяемого поля, и выбрать нужные поля.
Название компании
Дата создания
Настройка роботов в CRM - изменить сделку с помощью робота
При выборе поля "Направление" выбирайте опцию "Направление (текст)", иначе вместо названия направления вы получите его ID — целое число, по которому Битрикс24 различает объекты между собой.

В итоге должно получится так:
Сделка с {{Контакт: Имя}} от {{Дата создания}} // {{Направление (текст)}}
Битрикс 24: настройка роботов - пример результата настройки
Проверим нового робота в бою, добавив в первую стадию сделку по техподдержке.
Битрикс 24: настройка роботов - как проверить работу робота в Битрикс24
Битрикс 24: настройка роботов - пример результата работы робота в CRM
Во вкладке сделки "Роботы" мы можем увидеть, что программа отработала.

Если вы хотите убрать из названия время создания сделки, можно добавить модификатор Date к полю {{Дата создания}}. Например: {{=date('d.m.Y', {{Дата создания}})}} — синтаксис соответствует PHP-функции "Date".

Строка должна выглядеть так: Сделка с {{Компания: Название компании}} от {{=date('d.m.Y', {{Дата создания}})}} // {{Направление (текст)}}

Результат ниже:
Битрикс 24: настройка роботов - пример результата работы робота

4. Условия в роботах

Робот всегда срабатывает при попадании лида/сделки в нужную стадию, но его включение можно ограничить условием. Для примера создадим робота, который, если в сделке есть контакт, делает его же ответственным за сделку. Для этого добавим нового робота «Смена ответственного» и установим условие:
Настройка условий для робота в CRM - инструкция по настройке роботов в Битрикс24
При этом условии будем менять ответственного за сделку на ответственного за контакт:
Как менять ответственного в сделке с помощью робота в Битрикс24
Результат выглядит так:
Результат работы робота по смене ответственного в CRM Битрикс24

5. Сложные условия в роботах

В Битрикс24 настройка роботов может осуществляться с помощью условий, в которых используются логические операторы "И"/"Или" для работы с несколькими условиями одновременно.

Например, если нам надо направить уведомление руководителю о сделке с суммой в диапазоне от 500 000 до 1 000 000 рублей:
Сложные условия при настройке роботов в CRM для малого и среднего бизнеса Битрикс24
Отложенное срабатывание робота
Робот может сработать не сразу, а в определенное время после попадания лида/сделки в определенную стадию. Чтобы настроить это время, нужно в строке "Выполнить" изменить опцию "Сразу" на другую. Для примера создадим робота, который уведомит руководителя о том, что сделка не сменила свой статус в течение 3 рабочих дней с момента создания:
Если поля, затронутые условием, изменятся после попадания сделки в статус, робот не сработает.
Обратите внимание: если сделка сменит свой статус раньше, чем будет отправлено уведомление, робот не сработает.
Наши кейсы
Шаблоны готовых роботов для воронок в CRM
Поделитесь статьей в социальных сетях
Спасибо, что прочитали эту статью!

Мы на конкретных примерах рассмотрели настройки роботов в Битрикс24. А какие сценарии вы хотели бы реализовать для своей CRM? Пишите, мы обязательно вам поможем.

Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@o2it.ru

Константин Башкатов
Генеральный директор в о2