CRM-система для школ художественной гимнастики и спортивной акробатики

На старте проекта всероссийская сеть детских спортивных школ FD (Fitness Deti) была представлена в семи городах России и насчитывала 40 филиалов. В каждом филиале сети был свой отдел продаж и своя клиентская база. Менеджеры работали с заявками с каждого источника в отдельности — WhatsApp, Telegram, группы в соцсетях, сайт и посадочные страницы, а учет продаж вели в Excel. Компания FD обратилась в o2it.ru с целью внедрить единую CRM-систему для школ художественной гимнастики и спортивной акробатики, чтобы упорядочить продажи и снизить нагрузку на менеджеров.

CRM-система для школ художественной гимнастики и спортивной акробатики

На старте проекта всероссийская сеть детских спортивных школ FD (Fitness Deti) была представлена в семи городах России и насчитывала 40 филиалов. В каждом филиале сети был свой отдел продаж и своя клиентская база. Менеджеры работали с заявками с каждого источника в отдельности — WhatsApp, Telegram, группы в соцсетях, сайт и посадочные страницы, а учет продаж вели в Excel. Компания FD обратилась в o2it.ru с целью внедрить единую CRM-систему для школ художественной гимнастики и спортивной акробатики, чтобы упорядочить продажи и снизить нагрузку на менеджеров.

О заказчике

Иконка глаз в стиле интегратора CRM Битрикс24
Название компании
FD (Fitness Deti)
Иконка карта в стиле интегратора CRM Битрикс24
Регион
Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Сочи, Самара, Екатеринбург, Тюмень
Иконка стрелки в стиле интегратора CRM Битрикс24
Сфера деятельности
Спортивные школы, фитнес
Иконка люди в стиле интегратора CRM Битрикс24
Количество сотрудников
более 50
Иконка молния в стиле интегратора CRM Битрикс24
Тариф Б24
Корпоративный портал 50
Компания FD
всероссийская сеть детских спортивных школ, где сертифицированные тренеры проводят занятия по художественной гимнастике и спортивной акробатике для детей от 3 до 14 лет. Компания действует с 2013 года. Сеть насчитывает 40 филиалов в 7 городах России. Является членом Федерации художественной гимнастики России и Федерации спортивной акробатики России.

Цели внедрения Битрикс24

Объединить клиентскую базу всех филиалов сети и поднять эффективность отдела продаж.
Компания FD хотела уйти от учета продаж в Excel и внедрить единую CRM-систему для школ художественной гимнастики и спортивной акробатики, а также упростить процесс подписания договоров и получения оплаты от клиентов.

Какие задачи стояли перед командой o2it.ru

  • Создать единую базу клиентов.
  • Упростить и упорядочить работу с документами.
  • Объединить коммуникации с клиентами в одном окне.
  • Внедрить удобную систему онлайн-оплаты.
  • Автоматизировать расчет скидок на абонементы с учетом больничных.
Кто работал над проектом со стороны заказчика
Коммерческий директор описывал процесс для аналитика o2it.ru.

IT-директор курировал проект на стороне заказчика, согласовывал ТЗ в части интеграции с IT-инфраструктурой компании.
Мы работаем по AGILE и сначала разрабатываем MVP

На старте любого проекта мы внедряем минимальный жизнеспособный продукт, чтобы компания могла начать пользоваться системой, пока мы ее дорабатываем.

Чтобы клиент сразу понимал, как будет выглядеть система в целом или решение конкретной задачи, мы показываем ему демонстрационную версию.

Что было сделано в рамках проекта

CRM
  1. Создана единая база клиентов. Раньше каждый филиал сети вел базу клиентов по своей форме в таблице Excel, в некоторых филиалах у каждого менеджера была своя таблица. В базе было множество дублей: у одного клиента, родителя, могло быть несколько детей разных возрастов, которые записывались на разные пробные занятия. Теперь все данные о клиентах хранятся в CRM с разбивкой по городам.
  2. Тренеры пользуются мобильным приложением Битрикс24, где в удобном формате видят список детей, записавшихся на пробное занятие, сумму и статус оплаты по ним, и могут отметить факт посещения.
Контакт-центр
  1. WhatsApp
  2. Telegram
  3. Социальные сети
  4. Сайт
  5. Посадочные страницы.

К CRM подключены все каналы коммуникации с клиентами. Теперь все заявки из разных каналов менеджеры получают в одном месте — в Битрикс24.

Интеграции
  1. Настроен обмен данными с системой 1С:Бухгалтерия. Менеджерам не нужно больше вручную переносить данные из одной системы в другую.
  2. Подключена система онлайн-оплаты Robokassa. Менеджеры могут отправить клиенту ссылку на оплату в любом удобном мессенджере, в SMS или по e-mail.
Бизнес-процессы
  1. Настроен бизнес-процесс для автоматического расчета скидки исходя из количества пропущенных дней. Менеджер указывает дни больничного, скидка автоматически применяется к следующему заказу.
Документооборот
  1. Настроена интеграция с внешним сервисом для генерации и подписания договора с клиентом. На момент внедрения в системе не было функционала Битрикс24.Подпись, поэтому специально для клиента было создано уникальное решение, которое было интегрировано с Битрикс24.
Телефония
  1. Подключена телефония UIS АТС. Менеджеры общаются с клиентами непосредственно в CRM. Все новые контакты фиксируются в системе. Все разговоры записываются, их можно прослушать в любое время.
Сроки реализации проекта
Июнь — сентябрь 2021 года

Разработка началась в июне 2021 года. Проект был запущен к сентябрю 2021 года — к началу сезона для клиента.

Результаты внедрения Битрикс24

  • Снижение трудозатрат отдела продаж
    за счет автоматической генерации договоров и ссылок на оплату.
  • Повышение конверсии в пробное занятие
    благодаря настройке автоматических напоминаний в CRM.
  • Исключена потеря клиентов
    за счет фиксации всех обращений в CRM для спортивных секций.
Наши кейсы
    Чек-лист «66 вопросов для внедрения CRM-системы»
    Спасибо, что прочитали эту статью!

    Ищете подходящую CRM-систему для фитнес-центра, спортивной секции или школы танцев? Обращайтесь в o2it.ru, поможем подобрать тариф и настроить Битрикс24 для работы отдельной студии или целой сети.

    Звоните: +7 (812) 209-13-32
    Пишите: info@o2it.ru
    Константин Башкатов - генеральный директор в о2, компании-интеграторе CRM Битрикс24
    Константин Башкатов
    Генеральный директор о2it.ru

    Поделитесь статьей в социальных сетях