Автоматизация работы финансовых подразделений ВШМ СПбГУ

1. Сотрудник одного из подразделений ВШМ создает заявку на финансирование. Он выбирает подразделение и заполняет обязательные поля — на какой проект нужны деньги, сколько, предусмотрено ли финансирование бюджетом, а также выбирает статью расходов и приоритет. Часть полей заполняются автоматически. По другим можно выбрать вариант из списка. Проверив, что данные внесены корректно, он переводит заявку на стадию «Утверждены заявителем».
2. Система автоматически ставит задачу руководителю соответствующего подразделения ВШМ, ответственному за исполнение бюджета (бюджетодержателю), согласовать заявку и отправляет ему уведомление. Он может согласовать заявку. Система уведомит об этом заявителя, а сама заявка перейдет на следующую стадию «Утверждены бюджетодержателем». А может отклонить, оставив комментарий. Тогда заявитель получит уведомление с указанием причины.
3. Если заявка согласована и перешла на следующую стадию, система автоматически ставит задачу по согласованию финансовому отделу и отправляет уведомление. Для принятия решения нужна информация об остатках по статьям бюджета. В зависимости от наличия средств и приоритетности заявки финотдел выносит вердикт: согласовать, отклонить или рассмотреть на заседании финансового комитета. Заявитель и бюджетодержатель получают уведомления о принятом решении.
4. Если заявка согласована, она переходит в стадию «Утверждены финотделом ВШМ». Процесс согласования переходит на сторону фонда. Его сотрудникам ставится задача согласовать документы и приходит уведомление. На этом этапе ответственным за заявку становится директор фонда. Обсуждение деталей происходит в комментариях к задаче.
5. Когда фонд согласует заявку, заявитель получит уведомление о ее статусе и задание на отправку оригиналов документов. После отправки оригиналов фонд может подписать документы или отклонить их.

В структуре ВШМ 16 подразделений, и для каждого подразделения предусмотрены свои статьи бюджета. Чтобы автоматизировать работу с отчетностью, мы создали в системе:

• Базу статей бюджета с автоматическим расчетом планового и фактически исполненного бюджетов по каждой отдельной статье.

• Структуру подразделений как элемент управления и отчетности — для автоматического расчета бюджета каждого подразделений.

• Реестр платежей с распознаванием и включением в отчетность платежей из 1С в формате Excel.

При оформлении заявки у сотрудников есть возможность выбрать свое подразделение и конкретную статью расходов из списка, а также ответственного за согласование заявок по подразделению.

В начале месяца в систему загружается план бюджета. На основе согласованных заявок и платежей происходит автоматический расчет его фактического исполнения.

А результате руководству доступен отчет «Анализ исполнения бюджета» за месяц, квартал, полугодие и год, который создается автоматически на базе планового бюджета и его синхронизации с реестром согласованных заявок и фактическими платежами.

Весь процесс выстроен линейно и проходит несколько этапов:

1. Создание письма
2. Утверждение бюджетодержателем
3. Утверждение финотделом ВШМ
4. Утверждение фондом
5. Подписание директором ВШМ
6. Отправка оригиналов
7. Подписание оригиналов фондом.

Процесс согласования писем автоматизирован, каждый его участник получает системные уведомления на своем этапе, и выполняет действия согласно заданному в системе сценарию.

Этот процесс тоже линейный и проходит несколько обязательных стадий:

1. Отправлены в фонд
2. Утверждены фондом
3. Запланирована оплата
4. Оплачены
5. Запрошены закрывающие документы
6. Документы приняты фондом
7. Ожидание оригиналов
8. Оригиналы приняты фондом (или отклонены и отправлены на доработку).

Настроили поля для выгрузки данных из одной системы в другую и синхронизировала фактические оплаты с заявками в системе.