Как внедрить Битрикс24 с минимальными рисками?

О том, как строится процесс внедрения Битрикс24 клиентам o2

Как внедрить Битрикс24 с минимальными рисками?

О том, как строится процесс внедрения Битрикс24 клиентам o2
Наша компания занимается внедрением Битрикс24.

В этой статье я расскажу, что мы делаем, чтобы качественно внедрить Битрикс24 и реализовать проекты с минимальными рисками для наших заказчиков.

Поехали.
Бизнес-аналитик компании Dizlab
Константин Башкатов
Генеральный директор в о2
Содержание
Книга «Создание отдела продаж с Битрикс24»

1. Предпроектное обследование

Давайте знакомиться.
  • Андрей
    бизнес-аналитик в о2
    Отвечаю за этап предпроектного обследования компаний наших клиентов.
Без предварительной аналитической работы даже самый крутой эксперт не сможет внедрить Битрикс24, которая решит бизнес-задачи. Поэтому, чтобы не тратить впустую ваши деньги и наши силы, мы начинаем работу с предпроектного обследования.

Предпроектное обследование — этап, который минимизирует риски провала внедрения CRM-системы.
Так что же представляет собой предпроектное обследование и за счет чего можно существенно повысить шансы на успех проекта внедрения CRM?

Разберем предпроектное обследование по частям.

Шаг первый: агрегация требований
Агрегация требований — фундамент будущего проекта, целью которого является внедрить Битрикс24. А значит, меньше правок, нервов, дополнительных работ и расходов. На этом этапе мы собираем и анализируем все данные по проекту: цели, задачи, технические и функциональные требования.

Готовьтесь отвечать на вопросы: их будет много и они будут очень въедливыми.

Шаг второй: моделирование бизнес-процессов
Прежде, чем автоматизировать бизнес-процесс, нужно четко понимать, как он устроен, иначе предлагаемое программное решение не будет соответствовать действительности. Для этого процесс визуализируется путем моделирования с помощью специальных языков (нотаций). Наша компания применяет в работе нотацию BPMN — систему специальных условных обозначений, а также их описания.

Нотация BPMN одинаково понятна предпринимателям и разработчикам. Она представляет собой стандартизированный язык, который помогаем связывать управление бизнесом и внедрение CRM, например.
Задача BPMN — это описание предметной области для заказчика на понятном ему языке.
Как может выглядеть модель бизнес-процесса:
Пример модели бизнес-процесса
Бывают и более сложные модели бизнес-процессов:
Сложная модель бизнес-процессов
Все схемы бизнес-процессов предоставляются заказчикам в электронном виде, их можно увеличить, посмотреть описание определенных узлов.

Шаг третий: разработка проектной документации
Бизнес-аналитик совместно с техническим экспертом разрабатывает пакет документов:

Функциональные требования — это перечень сервисов, которые должна выполнять CRM-система, документ прежде всего ориентирован на бизнес-заказчика. Отвечает на ключевые вопросы: "Что делаем?" и "Зачем делаем?".

Технические требования (техническое задание)перечень задач, технических характеристик и требований, описание сценариев работы с системой. Документ ориентирован на технических специалистов. Отвечает на ключевые вопросы: "Как делаем?" и "Как должен выглядеть результат работы?".

Техническое задание (ТЗ) является юридическим документом — как приложение включается в договор между заказчиком и исполнителем, чтобы внедрить Битрикс24, и является его основой.

Смета-план-график — список оцененных по трудозатратам и стоимости задач, сгруппированных по этапам внедрения. Каждый этап расписан по времени. Документ представлен в виде диаграммы Ганта.
Как это выглядит:
Внедрить Битрикс 24: план-график процесса
Составление проектной документации позволяет сформулировать мысль на совершенно ином уровне качества, чем при устном обсуждении. В разговоре многие детали упускаются, а часть информации забывается.

Да, составление документов — дело кропотливое и небыстрое, но оно того стоит.
Книга «Создание отдела продаж с Битрикс24»

2. Демо-стенд

После предпроектного обследования мы подготавливаем демонстрационный стенд (демо-стенд).

Демо-стенд — это демонстрация части функционала CRM-системы, ориентированной на ваши бизнес-задачи.

Обычно в демо-стенд включены настроенные воронки продаж, карточки контактов, компаний, сделок и лидов. В сложных случаях — роботизированные сценарии.

Демо-стенд позволяет провести тест-драйв CRM-системы перед тем, как внедрить Битрикс24.

Пример демо-стенда:

3. MVP

Знакомьтесь.
  • Анна
    Начальник отдела внедрения Битрикс24 в о2
    Отвечаю за техническую реализацию проекта, всегда на связи и держу в курсе Заказчиков о ходе работ.
MVP (minimum viable product) — это минимально жизнеспособный продукт, цель которого быстро запустить Битрикс24 и начать работать в системе.

Один из секретов успеха внедрения любого программного обеспечения — итерационность. Это могут быть разные подходы (SCRUM, Agile, например), но суть одна: двигаться короткими этапами, и в конце каждого получать рабочий функционал.
Итерационность при внедрении Битрикс 24
Разберем живые примеры.

В случае внедрения всего набора инструментов Битрикс24, лучшим решением будет в качестве MVP реализовать базовые штатные функции корпоративного портала:
- Добавить всех компьютеризированных сотрудников на портал;
- Настроить организационно-штатную структуру;
- Внедрить работу с мессенджером, живой лентой;
- Внедрить работу с задачами.

Если первый приоритет — CRM, то стоит начинать с 2-х золотых правил:
- Записывать всех клиентов в едином месте (импортировать базу, интегрировать источники лидов с CRM);
- По каждой активной продаже (сделке) планировать следующий шаг (построить воронки продаж, обучить менеджеров).

А в дальнейших этапах уже настраивать интеграции, аналитику и автоматизацию.

4. Расширение функционала системы

После успешно внедренного MVP мы переходим к следующим этапам.

В нашей компании мы используем методологию SCRUM, чтобы успешно внедрить Битрикс24.

SCRUM — гибкий подход к разработке и внедрению проектов. Мы запускаем ваш проект с минимальными, но достаточными для решения бизнес-задач функциями, другими словами, MVP. Затем наращиваем функционал короткими итерациями — спринтами.

Спринт (итерация) — этап работ над проектом длительностью от 2 до 4 недель, в результате которого вы получаете новый функционал.

Каждая итерация состоит из нескольких шагов:
- установочная встреча с обсуждением планов этапа;
- техническая реализация — настройки системы, системные интеграции;
- тестирование и отладка;
- презентация заказчику, внесение корректировок;
- обучение — отдельно для руководителей и каждого отдела сотрудников;
- разработка документации пользователя.

Как работает SCRUM в o2:
Лог задач
Резерв
Спринт (итерация)
Ввод в эксплуатацию
Задача 1
Задача 2
Задача 3
Задача 4
Задача 5
Задача 6
Задача 2
Задача 4
Задача 3
Задача 1
Задача 2
Задача 4
Новая функция 1
Новая функция 2
Рабочий продукт
Можно добавлять/изменять/удалять задачи.
Задачи оцениваются в человек/часах.
Запланированные к реализации задачи.
Выстроены в порядке приоритета.
1. Готовим частное техническое задание.
2. Делаем техническую реализацию.
3. Тестируем и отлаживаем.
4. Презентуем руководству.
5. Вносим правки и доработки, если требуется.
6. Обучаем сотрудников.
7. Формируем руководство пользователя - для быстрого ввода в работу новых сотрудников.
Ваш проект получает новые функции!
Повторяем итерации каждые 2 недели
Совместно добавляем задачи, новые идеи
Например - интеграция с 1С

Что это значит для вас?

  • Возможность быстро менять требования
    по ходу проекта.
  • Каждые 2 недели вы получаете
    новый функционал.
  • Дробление оплаты на малые части.
  • Снижение рисков получить не то, что ожидали.
  • Возможность развития системы
    в несколько параллельных потоков.

5. Техническое сопровождение

Познакомьтесь с командой отдела внедрения Битрикс24, они будут заботиться о вашей системе: восстанавливать в случае сбоев, консультировать пользователей, вносить мелкие исправления.
  • Валерия
    Эксперт отдела внедрения
    Битрикс24 в o2
  • Анастасия
    Эксперт отдела внедрения
    Битрикс24 в o2
  • Михаил
    Эксперт отдела внедрения
    Битрикс24 в o2
  • Вадим
    Разработчик Битрикс24 в o2
Чат технической поддержки будет расположен прямо внутри Битрикс24, реакция на обращение составляет не более 30 минут в рабочее время.
Наши кейсы
    Книга «Создание отдела продаж с Битрикс24»
    Поделитесь статьей в социальных сетях
    Спасибо, что прочитали эту статью!

    Если вы планируете внедрение Битрикс24, то мы с удовольствием готовы обсудить ваш проект.

    Звоните: +7 (812) 209-13-32
    Пишите: info@o2it.ru

    Константин Башкатов
    Генеральный директор в о2