Золотой сертифицированный партнер ООО «1С-Битрикс»

Эти маленькие «печеньки» (файлы cookie) помогают сайту запомнить ваши настройки, например, язык или выбранные параметры. Так, при каждом новом посещении вы будете чувствовать себя как дома. Примите их, чтобы сделать сайт своим!

Автоматизация процесса согласования счетов в CRM Битрикс24

Показываем, как выглядит этот бизнес-процесс в системе и как с ним работать.

Скачать пример ТЗ на внедрение электронного документооборота

Автоматизация процесса согласования счетов в CRM Битрикс24

Показываем, как выглядит этот бизнес-процесс в системе и как с ним работать.

Одна из главных болей любого бизнеса — это множество рутинных задач, которые приходится делать сотрудникам вместо того, чтобы работать на увеличение прибыли компании.

Давайте рассмотрим, как можно автоматизировать операционный бизнес-процесс согласования входящих счетов и перестать неэффективно расходовать время.

Константин Башкатов

Генеральный директор в о2

На старте работы с поставщиком требуется выполнить как минимум несколько шагов:

Утвердить счет с руководителем.
Согласовать счет с юристом.
Получить от бухгалтера подтверждения об оплате.
Собрать закрывающие документы.

Для вашей компании шагов может быть больше. Например, когда уровней согласования несколько. Давайте посмотрим, какие этапы включает автоматизация этого бизнес-процесса в Битрикс24 и как это работает.

В демонстрационной версии роль инициатора, руководителя, юриста и бухгалтера будем выполнять мы сами. В реальном случае это, конечно, будут разные ответственные лица.

ТЗ на внедрение электронного документооборота - скачать

1. Этапы согласования счетов в CRM Битрикс24.

Сначала требуется заполнить форму бизнес-процесса, затем нажать «плюс» и указать «за что будем платить». Добавляем документы для оплаты, выбираем контрагента.

Заполнить форму бизнес-процесса отправки счета, затем нажать «плюс» и указать «за что будем платить».

*Примечание: занесите предварительно контрагента в CRM-систему.

Выбор контрагента для оплаты счета в автоматизированном бизнес-процессе

В соответствующих полях указываем сумму и номер счета.

Указать сумму оплаты и номер счета в автоматизированном бизнес-процессе в CRM Битрикс24

Сохраняем внесенные изменения.
Руководителю придет нотификация на утверждение или отклонение оплаты. Можно перейти в эту карточку по ссылке из центра уведомлений или через задание.

Карточка счета - уведомление руководителю об оплате счета в CRM Битрикс24

В карточке видим подробную информацию. Утверждаем оплату:

Карточка оплаты счета на утверждение руководителю в CRM Битрикс24

После того, как процесс согласован руководителем, он переходит на утверждение юристу - система направляет ему соответствующее уведомление. На этом этапе специалист изучает документы, приложенные к процессу (их количество не ограничено).

Согласование счетов в CRM Битрикс24 - карточка оплаты, документы для счета

Если юриста что-то смущает, он нажимает кнопку «Есть разногласия». Свои замечания он пишет либо в комментарии, либо напрямую сотруднику.

Согласование счетов в CRM Битрикс24: комментарии и разгограсия

Пользователю, который запустил процесс, приходит задание. Он сразу вносит правки согласно замечаниям от юриста или уточняет дополнительные детали, после чего вносит коррективы и прикрепляет исправленные документы.

Согласование счетов c юристом в CRM Битрикс24

Задание возвращается к юристу и, если его на этот раз устраивает результат, то он нажимает «Утвердить».

Утверждение счетов в CRM Битрикс24 - автоматизированный бизнес-процесс

Следующий этап — утверждение с бухгалтером и оплата. Бизнес-процесс переходит к сотруднику, ответственному за бухгалтерию. Он также может изучить документы, сверить сумму оплаты и пр.

Процесс согласования счетов в CRM Битрикс24 c бухгалтером - изучить документы, сверить сумму оплаты

Если всё в порядке, бухгалтер оплачивает счет и прикрепляет платежное поручение.

Платежное поручение и оплата счета через бизнес-процесс в CRM Битрикс24

Предпоследний шаг автоматизированного бизнес-процесса — это добавление закрывающих документов.
Инициатор процесса открывает карточку, выбирает необходимые файлы и нажимает «Отправить».

Бизнес-процесс согласования счета в CRM - шаг добавления закрывающих документов

Как прикрепить закрывающие документы к карточке счета в CRM Битрикс24

Как прикрепить закрывающие документы к карточке счета в CRM Битрикс24 - кнопка "добавить файл"

Когда все готово, «эстафетная палочка» возвращается к бухгалтеру. Он проверяет документы и, если есть уточнения, вопросы или корректировки, возвращает задачу инициатору.

Согласование счетов в Битрикс 24: проверка документов, утверждение или уточнения

В тот момент, когда закрывающие документы готовы и утверждены бухгалтером, бизнес-процесс завершается.

Завершение процесса согласования счетов в CRM Битрикс24 - утвердить платежное поручение

Пример согласованного счета в CRM Битрикс24 - счет утвержден, задача завершена

2. Интерфейс бизнес-процесса

Для удобства пользователей в CRM Битрикс24 можно просматривать входящие счета в формате таблицы или списком.

Канбан или список бизнес-процесса согласования счета - как переключить

Для того, чтобы посмотреть детали оплат, можно перейти в карточку контрагента и изучить более подробную информацию о нём.

Посмотреть детали оплат в карточке контрагента и изучить более подробную информацию - CRM Битрикс24

Как выглядит карточка контрагента в CRM Битрикс24

Там же можно скачать закрывающие документы, платежные поручения, посмотреть историю счетов и пр.

Если нажать на шестеренку в левом углу, можно настроить вид таблицы и поля.

Настройки внешнего вида таблицы для счетов в CRM Битрикс24

Например, добавить документы для оплаты и поставить галочку «для всех»:

Настройки списка "Входящие счета" в CRM Битрикс24

Таким образом, сразу в таблице вы увидите документы для оплаты, что упростит работу, если каждый день создается множество разных счетов.

Можно перемещать столбцы вправо и влево для удобства.

Варианты настройки таблицы счетов в CRM Битрикс24

Резюме

Как вы видите, согласование счетов можно сделать простым и безболезненным. При автоматизации бизнес-процессов CRM-система действует за вас и помогает избежать ошибок и человеческого фактора.

Наши кейсы

Все кейсы

Поделитесь статьей в социальных сетях

Благодарим за прочтение статьи!

Пусть она поможет вам лучше понять преимущества использования CRM для автоматизации бизнес-процессов.
А если вы выбрали Битрикс24, то обращайтесь к нам за бесплатной консультацией.

Звоните: 8 800 351 16 65
Пишите: info@o2it.ru

Константин Башкатов

Генеральный директор в о2