Золотой сертифицированный партнер ООО «1С-Битрикс»
Эти маленькие «печеньки» (файлы cookie) помогают сайту запомнить ваши настройки, например, язык или выбранные параметры. Так, при каждом новом посещении вы будете чувствовать себя как дома. Примите их, чтобы сделать сайт своим!
Соглашение на обработку персональных данных
Текст соглашения на обработку данных:
Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года Вы подтверждаете свое согласие на обработку ИП Башкатов К.Ю. персональных данных: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу исключительно в целях продажи программного обеспечения на Ваше имя, как это описано ниже, блокирование, обезличивание, уничтожение.
ИП Башкатов К.Ю. гарантирует конфиденциальность получаемой информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заказов, договоров и иных обязательств, принятых ИП Башкатов К.Ю. в качестве обязательных к исполнению.
В случае необходимости предоставления Ваших персональных данных правообладателю, дистрибьютору или реселлеру программного обеспечения в целях регистрации программного обеспечения на ваше имя, вы даёте согласие на передачу ваших персональных данных. ИП Башкатов К.Ю. гарантирует, что правообладатель, дистрибьютор или реселлер программного обеспечения осуществляет защиту персональных данных на условиях, аналогичных изложенным в Политике конфиденциальности персональных данных.
Настоящее согласие распространяется на следующие Ваши персональные данные: фамилия, имя и отчество, адрес электронной почты, почтовый адрес доставки заказов, контактный телефон, платёжные реквизиты.
Компания имеет право отправлять Пользователю уведомления о новых продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях. Пользователь может отказаться от получения сообщений, направив Компании письмо на адрес электронной почты info@o2it.ru с пометкой «Отказ от уведомлений».
Срок действия согласия является неограниченным. Вы можете в любой момент отозвать настоящее согласие, направив письменное уведомления на адрес: 195220, г. Санкт-Петербург, пр-т Непокорённых, 49к2, кв. 366
с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».
Обращаем ваше внимание, что отзыв согласия на обработку персональных данных влечёт за собой удаление Вашей учётной записи с Интернет-сайта o2it.com, а также уничтожение записей, содержащих ваши персональные данные, в системах обработки персональных данных компании ИП Башкатов К.Ю., что может сделать невозможным пользование интернет-сервисами ИП Башкатов К.Ю..
Гарантирую, что представленная мной информация является полной, точной и достоверной, а также что при представлении информации не нарушаются действующее законодательство Российской Федерации, законные права и интересы третьих лиц. Вся представленная информация заполнена мною в отношении себя лично.
Настоящее согласие действует в течение всего периода хранения персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года Вы подтверждаете свое согласие на обработку ИП Башкатов К.Ю. персональных данных: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу исключительно в целях продажи программного обеспечения на Ваше имя, как это описано ниже, блокирование, обезличивание, уничтожение.
ИП Башкатов К.Ю. гарантирует конфиденциальность получаемой информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заказов, договоров и иных обязательств, принятых ИП Башкатов К.Ю. в качестве обязательных к исполнению.
В случае необходимости предоставления Ваших персональных данных правообладателю, дистрибьютору или реселлеру программного обеспечения в целях регистрации программного обеспечения на ваше имя, вы даёте согласие на передачу ваших персональных данных. ИП Башкатов К.Ю. гарантирует, что правообладатель, дистрибьютор или реселлер программного обеспечения осуществляет защиту персональных данных на условиях, аналогичных изложенным в Политике конфиденциальности персональных данных.
Настоящее согласие распространяется на следующие Ваши персональные данные: фамилия, имя и отчество, адрес электронной почты, почтовый адрес доставки заказов, контактный телефон, платёжные реквизиты.
Компания имеет право отправлять Пользователю уведомления о новых продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях. Пользователь может отказаться от получения сообщений, направив Компании письмо на адрес электронной почты info@o2it.ru с пометкой «Отказ от уведомлений».
Срок действия согласия является неограниченным. Вы можете в любой момент отозвать настоящее согласие, направив письменное уведомления на адрес: 195220, г. Санкт-Петербург, пр-т Непокорённых, 49к2, кв. 366
с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».
Обращаем ваше внимание, что отзыв согласия на обработку персональных данных влечёт за собой удаление Вашей учётной записи с Интернет-сайта o2it.com, а также уничтожение записей, содержащих ваши персональные данные, в системах обработки персональных данных компании ИП Башкатов К.Ю., что может сделать невозможным пользование интернет-сервисами ИП Башкатов К.Ю..
Гарантирую, что представленная мной информация является полной, точной и достоверной, а также что при представлении информации не нарушаются действующее законодательство Российской Федерации, законные права и интересы третьих лиц. Вся представленная информация заполнена мною в отношении себя лично.
Настоящее согласие действует в течение всего периода хранения персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Кейс: Битрикс24 в коробке для “Сбер фонды недвижимости”
Настраиваем модуль задач под специфику бизнеса.
Доработали модуль задач в логике заказчика и докрутили функционал Корпоративного портала Битрикс24, чтобы задачи создавались автоматически из писем в рабочей почте и перераспределялись между сотрудниками с помощью бота.
Доработали модуль задач в логике заказчика и докрутили функционал Корпоративного портала Битрикс24, чтобы задачи создавались автоматически из писем в рабочей почте и перераспределялись между сотрудниками с помощью бота.
Кейс: Битрикс24 в коробке для “Сбер фонды недвижимости”
Настраиваем модуль задач под специфику бизнеса.
Доработали модуль задач в логике заказчика и докрутили функционал Корпоративного портала Битрикс24, чтобы задачи создавались автоматически из писем в рабочей почте и перераспределялись между сотрудниками с помощью бота.
Доработали модуль задач в логике заказчика и докрутили функционал Корпоративного портала Битрикс24, чтобы задачи создавались автоматически из писем в рабочей почте и перераспределялись между сотрудниками с помощью бота.
Мы создали удобный интерфейс, который позволяет компании работать в Битрикс24 с трехуровневой структурой задач и получать аналитику по каждому блоку в отдельности. А еще доработали функционал, чтобы задачи ставились автоматически прямо из рабочей почты и распределялись между сотрудниками в зависимости от их нагрузки - с помощью сотрудника-бота.
В базовой версии Корпоративный портал Битрикс24 заработал в компании уже через неделю, а с остальным мы управились за полтора месяца - без единого сбоя в работе действующего портала. Разберем все нюансы подробнее.
В базовой версии Корпоративный портал Битрикс24 заработал в компании уже через неделю, а с остальным мы управились за полтора месяца - без единого сбоя в работе действующего портала. Разберем все нюансы подробнее.
Константин Башкатов
Генеральный директор в о2
Содержание
1. Заказчик
УК “Сбер фонды недвижимости” (ныне - УК “Современные фонды недвижимости”) основана в 2020 году. Компания занимается коллективными вложениями в коммерческую недвижимость: создает и управляет закрытыми паевыми инвестиционными фондами (ЗПИФ), которые вкладывают деньги в торгово-развлекательные и офисные центры, склады и логистические комплексы.
2. Запрос
Компания обратилась к нам в августе 2021 года. Им нужен был корпоративный портал на 100 сотрудников, способный гибко подстроиться под специфику бизнеса.
Из обязательных требований к системе:
Кроме этого УК “Сбер фонды недвижимости” важно было иметь удобный интерфейс для работы с задачами, который отвечал бы всем особенностям компании:
Мы предложили “коробку” Битрикс24 на 100 пользователей, которая закрывала обязательную часть требований заказчика. Остальное решалось доработкой и настройкой функционала. Эту работу мы тоже взяли на себя.
Из обязательных требований к системе:
- Отечественное ПО
- Установка на собственный сервер
- Открытый исходный код
- Наличие “движка” бизнес-процессов
- Интеграция с OutLook
- Гибкий редактор ролевой модели доступа к сущностям системы
Кроме этого УК “Сбер фонды недвижимости” важно было иметь удобный интерфейс для работы с задачами, который отвечал бы всем особенностям компании:
- Гибкая настройка группировки задач
- Автоматизация распределения задач между сотрудниками
- Возможность автоматически создавать задачи при получении письма в OutLook по шаблонным полям
- Микро-чаты с привязкой к конкретной задаче
- Настройка управления правами на постановку и просмотр задач
- Формирование управленческого среза по каждому блоку задач в режиме онлайн
Мы предложили “коробку” Битрикс24 на 100 пользователей, которая закрывала обязательную часть требований заказчика. Остальное решалось доработкой и настройкой функционала. Эту работу мы тоже взяли на себя.
3. Модуль задач
УК “Сбер фонды недвижимости” важно было настроить Корпоративный портал Битрикс24 под свою специфику: создать уникальную структуру модуля задач, добавить автоматизацию постановки и распределения поручений между сотрудниками. Эту работу мы разбили на три больших блока. Дальше расскажем о каждом из них.
Уникальная структура
В управлении УК “Сбер фонды недвижимости” находится несколько инвестиционных фондов. В каждом из этих фондов есть какое-то количество проектов, а в каждом проекте - какое-то количество объектов.
В управлении УК “Сбер фонды недвижимости” находится несколько инвестиционных фондов. В каждом из этих фондов есть какое-то количество проектов, а в каждом проекте - какое-то количество объектов.
Каждый объект может относиться только к одному проекту, а каждый проект - только к одному фонду
Чтобы заказчику было удобно работать в Битрикс24 с трехуровневой структурой задач, мы настроили особую логику этого модуля, которая позволяет привязать задачу к любому из блоков.
Привязка задачи к одному из блоков обязательна, это требование задано технически
При постановке задач соблюдается предустановленная иерархия: задача, привязанная к конкретному объекту, автоматически привязывается к соответствующему проекту и фонду.
Задачу можно прикрепить к любой части трехуровневой структуры и при этом автоматически создать привязку ко всем остальным, стоящим выше в иерархии
К обновленному модулю задач мы доработали блок отчетности. Он позволяет видеть всю структуру целиком или отдельные ее блоки. Руководитель может посмотреть аналитику по конкретному объекту, проекту или по всему фонду.
В отчет по работе фонда попадут все задачи, привязанные напрямую к фонду, а также к проектам и объектам в его составе. Отчет по проекту покажет только связку: проект + все объекты, которые к нему относятся.
В отчет по работе фонда попадут все задачи, привязанные напрямую к фонду, а также к проектам и объектам в его составе. Отчет по проекту покажет только связку: проект + все объекты, которые к нему относятся.
Диспетчеризация
Обычно в Битрикс24 задачи ставятся адресно - конкретному исполнителю. Но это не всегда оптимальный сценарий. Особенно когда в компании работает 100 человек.
Во-первых, сотрудники из одного отдела могут просто не знать, кто работает в другом и кому там ставить задачу. Да им и не важно, кто именно возьмется - главное, чтобы все было сделано хорошо и вовремя.
Во-вторых, когда сотрудников в отделе много, и все они работают на равных, нагрузку могут распределять только они сами. Или руководитель - в ручном режиме, но это хлопотно, когда задач много.
Чтобы сделать диспетчеризацию задач удобной и сократить рутину, часть процесса мы автоматизировали. Если задача падает на весь отдел, а не на конкретного сотрудника, ее получает бот. Он распределяет задачи по двум сценариям - в зависимости от специфики работы отдела.
Если в течение получаса задачу никто не взял, бот привлекает руководителя отдела, чтобы тот проконтролировал.
Таким образом мы упростили процесс постановки задач между разными отделами. Если постановщику не важно, кто именно будет заниматься задачей, он просто кидает ее боту, а тот уже сам определяет исполнителя.
При этом адресная постановка задач никуда не делась: если важно, чтобы поручение выполнил конкретный сотрудник, можно просто создать задачу и назначить его исполнителем.
Обычно в Битрикс24 задачи ставятся адресно - конкретному исполнителю. Но это не всегда оптимальный сценарий. Особенно когда в компании работает 100 человек.
Во-первых, сотрудники из одного отдела могут просто не знать, кто работает в другом и кому там ставить задачу. Да им и не важно, кто именно возьмется - главное, чтобы все было сделано хорошо и вовремя.
Во-вторых, когда сотрудников в отделе много, и все они работают на равных, нагрузку могут распределять только они сами. Или руководитель - в ручном режиме, но это хлопотно, когда задач много.
Чтобы сделать диспетчеризацию задач удобной и сократить рутину, часть процесса мы автоматизировали. Если задача падает на весь отдел, а не на конкретного сотрудника, ее получает бот. Он распределяет задачи по двум сценариям - в зависимости от специфики работы отдела.
- Сценарий первый
Если в течение получаса задачу никто не взял, бот привлекает руководителя отдела, чтобы тот проконтролировал.
- Сценарий второй
Таким образом мы упростили процесс постановки задач между разными отделами. Если постановщику не важно, кто именно будет заниматься задачей, он просто кидает ее боту, а тот уже сам определяет исполнителя.
При этом адресная постановка задач никуда не делась: если важно, чтобы поручение выполнил конкретный сотрудник, можно просто создать задачу и назначить его исполнителем.
Автоматизация
У кого-то из сотрудников по разным причинам вообще нет доступа к Корпоративному порталу, кто-то не может подключиться к нему прямо сейчас, а кто-то просто привык решать все вопросы по электронной почте, и на адаптацию требуется время. Чтобы подружить два этих мира - Битрикс24 и электронную почту, мы научили Корпоративный портал компании ставить задачи автоматически - на основе входящих писем.
Чтобы поставить задачу, можно просто отправить письмо на корпоративную почту, в том числе самому себе. В теме письма нужно указать “заголовок задачи / крайний срок”, а в описании - прописать все детали. Если электронный адрес есть в Битрикс24, то на основе этого письма автоматически создается задача, а получатель письма становится ответственным.
Если письмо приходит на общий адрес отдела, задачу на сотрудника распределяет бот - по одному из двух сценариев. Если e-mail адресован конкретному специалисту, задача будет поставлена именно ему.
У кого-то из сотрудников по разным причинам вообще нет доступа к Корпоративному порталу, кто-то не может подключиться к нему прямо сейчас, а кто-то просто привык решать все вопросы по электронной почте, и на адаптацию требуется время. Чтобы подружить два этих мира - Битрикс24 и электронную почту, мы научили Корпоративный портал компании ставить задачи автоматически - на основе входящих писем.
Чтобы поставить задачу, можно просто отправить письмо на корпоративную почту, в том числе самому себе. В теме письма нужно указать “заголовок задачи / крайний срок”, а в описании - прописать все детали. Если электронный адрес есть в Битрикс24, то на основе этого письма автоматически создается задача, а получатель письма становится ответственным.
Если письмо приходит на общий адрес отдела, задачу на сотрудника распределяет бот - по одному из двух сценариев. Если e-mail адресован конкретному специалисту, задача будет поставлена именно ему.
4. Разработка в тестовом контуре
Через неделю после подписания договора с УК “Сбер фонды недвижимости” мы внедрили Битрикс24 в работу компании. Сотрудники стали подключаться к Корпоративному порталу, чатиться, ставить и выполнять задачи. Нам же нужно было доработать функционал Битрикс24 под запросы заказчика.
Обычно разработка ведется на том же портале, где работают сотрудники, и любой функционал, который реализовали разработчики, но проектная команда еще не приняла, может повлиять на текущую работу сотрудников. Особенно экспериментальные настройки вроде автоматического распределения задач.
Обычно разработка ведется на том же портале, где работают сотрудники, и любой функционал, который реализовали разработчики, но проектная команда еще не приняла, может повлиять на текущую работу сотрудников. Особенно экспериментальные настройки вроде автоматического распределения задач.
Изменения вносятся посреди рабочего процесса и могут нарушить работу Корпоративного портала
Чтобы процесс разработки не приводил к сбоям на боевом портале, мы вынесли его в тестовый контур.
Доработки сначала проходят проверку в тестовой среде, и только потом переносятся на действующий портал
Боевой портал - это та среда, в которой реально работают сотрудники компании. Тестовый контур - это полная копия боевого портала, в которой трудятся разработчики. Они добавляют новый функционал, команда заказчика все проверяет, корректирует, отправляет на доработку. Если замечаний нет, и заказчик принимает работу, программисты переносят новый функционал в боевой портал компании.
«
“Мы не можем просто взять и запилить какие-то изменения посреди рабочего процесса. Любые доработки сначала должны быть протестированы на среде, очень схожей с рабочей. Поэтому мы ежедневно по расписанию реплицировали реальную рабочую среду на тестовую - для разработчиков. Это делалось для того, чтобы мы могли разрабатывать и тестировать функционал на базе тех данных, которые накоплены на боевом портале. Понятно, что где-то в цикле разработки в дневной срок можно было не уложиться. Поэтому в какой-то момент мы могли поставить репликацию на паузу, а потом снова ее запустить. Это хорошая практика при разработке для порталов, уже запущенных в эксплуатацию”.
Константин Башкатов
генеральный директор
веб-интегратора o2
веб-интегратора o2
5. Мобильное приложение в закрытом контуре
Компаниям, которые работают с важной коммерческой информацией, особенно чужой, необходимо обезопасить данные. Поэтому все рабочие процессы у них обычно ведутся в закрытом контуре - в рамках внутренней корпоративной среды. Политика безопасности отсекает доступ к рабочей информации со сторонних IP-адресов. За пределами офиса подключиться к корпоративным ресурсам, в том числе Битрикс24, невозможно: ни по паре логин-пароль, ни как-то еще. Мобильная версия Корпоративного портала в таком случае становится недоступна.
УК “Сбер фонды недвижимости” тоже работает в закрытом контуре, но компании было важно, чтобы сотрудники могли подключаться к Битрикс24 с мобильного. Мы добавили в систему исключения и настроили двухфакторную аутентификацию пользователей через Microsoft Authenticator, чтобы это стало возможным.
В результате, десктоп и веб--версии Корпоративного портала работают только в закрытом контуре - с рабочего компьютера, а вот в мобильное приложение можно войти из любой точки мира. Однако для этого пользователь каждый раз должен сначала получить код авторизации в Microsoft Authenticator.
Основная задача заключалась в том, чтобы дать сотрудникам возможность заходить на Корпоративный портал с мобильного, обеспечив при этом безопасность данных. Мы ее обеспечили. Кому именно давать такой доступ, заказчик мог решить самостоятельно.
УК “Сбер фонды недвижимости” тоже работает в закрытом контуре, но компании было важно, чтобы сотрудники могли подключаться к Битрикс24 с мобильного. Мы добавили в систему исключения и настроили двухфакторную аутентификацию пользователей через Microsoft Authenticator, чтобы это стало возможным.
В результате, десктоп и веб--версии Корпоративного портала работают только в закрытом контуре - с рабочего компьютера, а вот в мобильное приложение можно войти из любой точки мира. Однако для этого пользователь каждый раз должен сначала получить код авторизации в Microsoft Authenticator.
Основная задача заключалась в том, чтобы дать сотрудникам возможность заходить на Корпоративный портал с мобильного, обеспечив при этом безопасность данных. Мы ее обеспечили. Кому именно давать такой доступ, заказчик мог решить самостоятельно.
6. Результаты и сроки
Договор с заказчиком мы подписали 28 сентября. На запуск Битрикс24 в базовой версии ушла неделя. За это время мы развернули Корпоративный портал на сервере компании, настроили интеграцию с OutLook и обучили сотрудников, как пользоваться базовым функционалом Битрикс24. Настройка модуля задач по запросу заказчика заняла полтора месяца.
Наши кейсы
Поделитесь статьей в социальных сетях
Спасибо, что прочитали эту статью!
У вас похожая задача? Свяжитесь с нами для обсуждения решения.
Звоните: 8 800 351 16 65
Пишите: info@o2it.ru
У вас похожая задача? Свяжитесь с нами для обсуждения решения.
Звоните: 8 800 351 16 65
Пишите: info@o2it.ru
Константин Башкатов
Генеральный директор в о2