Золотой сертифицированный партнер ООО «1С-Битрикс»

Эти маленькие «печеньки» (файлы cookie) помогают сайту запомнить ваши настройки, например, язык или выбранные параметры. Так, при каждом новом посещении вы будете чувствовать себя как дома. Примите их, чтобы сделать сайт своим!

Кейс: Цифровой офис Битрикс24 для Корпоративного университета РЖД

Как объединить сотрудников, которые работают в разных форматах, городах и часовых поясах: рассказываем о внедрении Битрикс24 в работу Корпоративного университета РЖД — от запроса до результата.

Кейс: Цифровой офис Битрикс24 для Корпоративного университета РЖД

В Корпоративном университете РЖД четыре кампуса. Сотрудники работают в разных городах, разных часовых поясах, в офисах и на удаленке. Глобально наша задача заключалась в создании единого цифрового пространства, где можно быстро решать рабочие вопросы, общаться и узнавать о жизни университета.

В компании выбрали коробочную версию Битрикс24 в редакции Корпоративный портал на 250 пользователей. Мы настроили портал под запросы заказчика, обучили сотрудников работе с Битрикс24 и взяли на себя техническую поддержку, обновления и администрирование сервера. Разберем ключевые этапы работы, на что обратить внимание и что получилось на выходе.

Анна Семенец

Контент-маркетолог o2it.ru

Содержание

1. Заказчик.
2. Запрос.
3. Предпроектное обследование.
4. Обучение сотрудников.
5. Ввод в эксплуатацию.
6. Результат.
7. Администрирование портала.

1. Заказчик

Корпоративный университет РЖД — это образовательная площадка ОАО “Российские железные дороги”. С 2010 года он занимается подготовкой руководителей и специалистов холдинга. Его слушатели — заместители генерального директора, начальники департаментов, управлений, начальники железных дорог, руководители филиалов и структурных подразделений РЖД.
В университете больше 230 сотрудников, которые работают на четыре кампуса — три в Москве и один во Владивостоке.

2. Запрос

Корпоративный университет РЖД пришел в o2it.ru в июле 2021 года с конкретным запросом: создать для всех филиалов единую цифровую площадку, где сотрудники смогут работать, общаться, получать новости о жизни компании. Это важно было сделать по трем причинам.

Территориальная разобщенность

Три кампуса университета находятся в разных концах Москвы—- Мясницкая, Нижегородская, Щербинка. Сотрудникам приходилось ездить друг к другу на совещания, чтобы решить рабочие вопросы, тратить уйму времени на дорогу. Помимо трех кампусов в Москве у Корпоративного университета РЖД есть еще один — во Владивостоке. Сотрудников этого кампуса, которые работают с разницей во времени +7 часов, тоже нужно было включить в общий рабочий процесс. Нужна была единая цифровая среда с общими принципами работы и доступом 24/7.

Отсутствие неформальной коммуникации

С уходом части сотрудников на удаленку общих очных мероприятий в университете совсем не стало. Руководству требовалась площадка, где можно выкладывать общую информацию, рассказывать о корпоративных событиях, новостях, чтобы поддерживать корпоративный дух, оперативно доносить до сотрудников важную информацию.

Безопасность данных

С точки зрения информационной безопасности перед университетом стояла цель — увести обсуждение корпоративных вопросов из личных чатов в корпоративный мессенджер. Так важные данные будут защищены от утечек, а сотрудникам не придется жонглировать чатами, пытаясь найти, в каком же из них обсуждались детали проекта.

3. Предпроектное обследование

У заказчика изначально есть какие-то пожелания к тому, что должна делать система. Наша задача на этом этапе — показать, какие из этих требований закрываются штатным функционалом Битрикс24. Если в системе нужных функций не существует или они нуждаются в дополнительной настройке под запросы компании, эта задача оценивается и осмечивается.

Корпоративному университету РЖД нужен был цифровой портал на 250 пользователей, где есть:

Структура организации
Календарь событий
Новостная лента
Напоминания о днях рождения, поздравления с важными датами
Чаты - личные, групповые, с видео
Задачи и проекты — многоуровневые, с подзадачами, этапами, разными ответственными
Настройка доступа сотрудников к разным блокам
Мобильное приложение

Анализ показал, что большинство требований Корпоративного университета РЖД закрываются базовым функционалом Битрикс24. Календарь, лента новостей, чаты уже встроены в Корпоративный портал и не требуют доработки. Нужно лишь провести точечные настройки системы и научить сотрудников работать в Битрикс24.

4. Обучение сотрудников

Важную часть проекта составляла подготовка сотрудников к работе с инструментами Битрикс24. Провести обучение в масштабе 230 человек — это сложная задача. У всех разный уровень подготовки, разные цели, разные функции в компании. Наша задача — единообразно до всех донести, для чего вообще нужен Битрикс24, каков сценарий работы внутри этой системы.

Подготовка

Прежде чем проводить обучение сотрудников, нужно согласовать сценарий работы в Битрикс24 с заказчиком.

“Мы не просто доносим до сотрудников свое видение работы в Битрикс24. Мы обсуждаем с руководством компании, как они планируют пользоваться конкретным инструментарием. Например, может ли подчиненный ставить задачи руководителю или сотруднику другого подразделения? Можно ли ставить задачи самому себе? Какие задачи нуждаются в оцифровке?
Важно согласовать с заказчиком общую культуру постановки задач, договориться — что вообще считать задачей и для чего используется этот инструмент. Что-то стоит ограничить технически, что-то — на организационном уровне”.

Константин Башкатов

генеральный директор o2it.ru

Так, исходя из целей заказчика, мы помогаем ему подобрать оптимальный сценарий использования Битрикс24, и уже после доносим его до сотрудников в ходе обучения.

Старт обучения

Как только мы запустили Корпоративный портал в работу, началось обучение сотрудников. В пилотную группу включили 25 добровольцев. Они первыми познакомились с базовыми инструментами Битрикс24.

Важно понимать, что Корпоративный портал имеет довольно обширный функционал, поэтому лучше проводить обучение дозировано, чтобы новая информация не превращалась в кашу.

Весь процесс мы разбили на два блока: для сотрудников и для руководителей. Обучение проходило в ZOOM. На лекциях разобрали самые популярные функции и доступно описали возможности Битрикс24. Каждый, кто не смог присутствовать на занятии онлайн, получил видеозапись.

“В период обучения заказчик должен следить за тем, чтобы сотрудники каждый день входили в систему и пользовались ее инструментами. Так обучение будет эффективнее, а система лучше приживется в компании”.

Константин Башкатов

генеральный директор o2it.ru

Важно: Как бы ни был красноречив приглашенный специалист, в глазах работников большого авторитета он не имеет. На этапе обучения главное - обозначить ценность и цели внедрения Битрикс24. Кто-то должен донести их до сотрудников, и это точно не человек со стороны. Поэтому так важно, чтобы внутри компании был человек, который отвечает за то, чтобы система заработала. В Корпоративном университете РЖД уже на старте проекта он был.

5. Ввод в эксплуатацию

К моменту внедрения Битрикс24 в университете уже была одна обязательная платформа — для взаимодействия непосредственно с РЖД. С одной стороны, нужен был свой личный ресурс — только для работников университета, где они могли бы решать свои внутренние задачи, настраивать все рабочие процессы под себя, давать сотрудникам доступ к той или иной информации. С другой стороны, обязательный ввод еще одной платформы мог накалить обстановку в коллективе. Поэтому в университете приняли решение внедрять Корпоративный портал в свободном формате.

В систему заходили очень аккуратно. Никакой обязаловки — “С завтрашнего дня все переходим в Битрикс24” — не было изначально. Это была платформа для добровольцев, которые сами хотели получить доступ к новым цифровым инструментам.

Конечно, официальный, массовый и одномоментный переход всех сотрудников в Битрикс24 тоже имел бы эффект, но в Корпоративном университете пошли другим путем: дали возможность поработать в системе тем, кто хотел, накапливали опыт, делились мнениями и советами. И этот путь оказался успешным.

Несмотря на размер компании, с обучением сотрудников проблем не возникло. Лекции заранее включили в расписание. Кто мог — присутствовал онлайн, кто не мог — смотрел в записи.

Заказчику было важно, чтобы у Корпоративного портала был интуитивно понятный интерфейс, и сотрудникам не пришлось изучать многотомные инструкции перед началом работы. В итоге, большинство из них без труда освоились с функционалом Битрикс24 после обучения.

Корпоративный портал для отдела управления персоналом в Битрикс24

Корпоративный портал дорабатывали с учетом замечаний сотрудников университета

Активно подключаться к Корпоративному порталу сотрудники университета стали с февраля-марта 2022 года. Самыми поздними оказались представители старшего поколения. Их первой реакцией, естественно, было отторжение: “Зачем это нужно? Я не буду туда заходить. Я не понимаю, как там работать”. Но сейчас и они доходят до цифрового офиса.

Чтобы помочь коллективу с адаптацией к системе, в новостной ленте ввели специальную рубрику. В ней коллеги, которые участвовали в запуске портала, делились своим опытом — рассказывали, зачем вообще нужен Битрикс24, какие задачи он помогает решать. Спустя три месяца эту рубрику заменила новая — “Лайфхаки Битрикс24”. Ежемесячно в новостной ленте стали появляться посты о разных фишках платформы с видеоинструкциями. Эту рубрику портале ведут до сих пор.

6. Результат

В декабре 2022 года исполняется ровно год с момента внедрения Битрикс24 в работу Корпоративного университета РЖД. Большинство сотрудников используют Корпоративный портал ежедневно.

На сегодняшний день из 230 сотрудников:

216

Зарегистрированы на портале
69

Ставят задачи
103

Выступают исполнителями
160

Активно пользуются инструментом планирования

В Битрикс24 есть такой виджет, который называется “Пульс компании”. Здесь мы видим, что сотрудники Корпоративного университета РЖД чатятся на портале, ставят и выполняют задачи, реагируют на посты в соцсетях, и особенно активно используют мобильную версию.

Пульс компании в Битрикс24 - что делают сотрудники

"Пульс компании" показывает вовлеченность команды в работу с разными модулями системы

До внедрения Битрикс24

Сотрудники обменивались письмами в электронной почте, сообщениями в мессенджерах, планировали дела в Яндекс.Календаре. Письмо с просьбой сделать что-то к конкретному сроку могло просто затеряться в недрах почтового ящика. Как результат — задача не выполнена, рабочие процессы подвисли.

После внедрения Битрикс24

Сотрудники получили доступ к единой стройной системе планирования, в которой можно обсуждать все рабочие вопросы и ставить задачи, чтобы они не терялись. Теперь весь пул вопросов, над которыми работает каждый сотрудник, можно найти в одном месте. Битрикс24 освобождает от необходимости держать кучу задач в голове. Удобно, что к каждой задаче можно добавить комментарий - помогает не забыть, на каком этапе ты остановился. Для важных задач можно поставить напоминания и сроки.

Цель создать единое информационное пространство, которое объединило бы всех сотрудников Корпоративного университета, тоже реализована. Битрикс24 стал для университета внутрикорпоративной соцсетью, основной площадкой для развития HR-бренда и продвижения ключевых ценностей.

Битрикс24 - внутрикорпоративная соцсеть для сотрудников

В ленте новостей можно информировать сотрудников о предстоящих корпоративных мероприятиях

Лента новостей на портале взяла на себя функцию нематериальной мотивации сотрудников. Ее не пустили на самотек: специально под нее PR-отдел разрабатывает медиаплан, вводит разные рубрики. Например, по пятницам в ленте выходит рубрика “Корпоративная интуиция” — викторина с вопросами, в которую сотрудники охотно включаются. А раз в месяц на портале чествуют тех, кто отметил юбилей работы в университете: 5 или 10 лет. Этот проект называется “Со-беседование”. Также как при приеме на работу, юбилярам задают вопросы: Каково это - проработать в компании столько лет? Какими лайфхаками в работе вы обросли за это время? Что помогло не выгореть?

Пример сообщения в Битрикс24 корпоративный портал

Ведение постоянных рублик дает сотрудникам почувствовать внимание и участие со стороны компании

Посты в ленте просматривают по 120-140 человек, а это 60-80% сотрудников. Так в руководстве понимают, что цель настроить информирование в компании достигнута.

Важно: Новостную ленту тоже нужно планировать, чтобы она не превращалась в свалку. Каждый пост лучше продумывать заранее, выстраивать четкую последовательность публикаций, чтобы они не накладывались друг на друга и не были слишком частыми. Любому инструменту нужен хозяин, который будет контролировать контент.

7. Администрирование портала

Для работы коробочной версии Битрикс24, независимо от редакции, нужна серверная инфраструктура и специалисты, которые будут ее обслуживать. Корпоративный университет РЖД арендовал сервер у нас, а команда o2it.ru взяла на себя техническую поддержку портала, все обновления и администрирование сервера.

Наши кейсы

Все кейсы

Чек-лист «107 функций современной CRM-системы» - скачать

Поделитесь статьей в социальных сетях

Спасибо, что прочитали эту статью!

У вас похожая задача? Свяжитесь с нами для обсуждения решения.

Звоните: 8 800 351 16 65
Пишите: info@o2it.ru

Анна Семенец

Контент-маркетолог o2it.ru

Заказчик
Запрос
Предпроектное обследование
Обучение сотрудников
Ввод в эксплуатацию
Результат
Администрирование портала