Золотой сертифицированный партнер ООО «1С-Битрикс»

Эти маленькие «печеньки» (файлы cookie) помогают сайту запомнить ваши настройки, например, язык или выбранные параметры. Так, при каждом новом посещении вы будете чувствовать себя как дома. Примите их, чтобы сделать сайт своим!

Адаптация новых сотрудников: автоматизируем онбординг в Битрикс24

Расскажем, как помочь новичкам освоиться в компании и сократить издержки в процессе, используя возможности Битрикс24.

Адаптация новых сотрудников: автоматизируем онбординг в Битрикс24

Первые несколько дней на новой работе имеют решающее значение. Именно они задают тон будущим отношениям между сотрудником и компанией. Если процесс адаптации кадров выстроен плохо, новичкам будет сложнее влиться в работу. От этого пострадает их эффективность, а фирма может столкнуться с чередой увольнений. Чтобы этого избежать, важно с первых дней сделать нового сотрудника частью команды.

В статье разберем основные нюансы эффективного онбординга и расскажем, как этот процесс можно автоматизировать, чтобы снизить издержки компании на адаптацию новичков.

Константин Башкатов

Генеральный директор в о2

Содержание

1. Что такое онбординг и почему это важно.
2. Проблемы ручного онбординга.
3. Кому выгодна автоматизация онбординга.
4. Что важно знать при выборе ПО.
5. Особенности онбординга в Битрикс24.
6. Результат и сроки.

Скачайте

чек-лист «107 функций современной
CRM-системы»

СКАЧАТЬ

1. Что такое онбординг и почему это важно?

Исследование Society of Human Resources Management (SHRM) показало, что в первые 18 месяцев работы компания может потерять до половины новых сотрудников. Грамотно выстроенный процесс адаптации позволит избежать текучки. Внимание и забота в первые дни работы на новом месте на 69% повышают вероятность того, что сотрудник задержится в компании минимум на три года. Именно поэтому так важно сделать адаптацию системной.

Весь процесс можно разделить на два блока:

Формальная адаптация. Вступая в должность, новый сотрудник должен подписать необходимые документы, получить доступ к корпоративным ресурсам, познакомиться с командой и корпоративной культурой, получить максимально подробные инструкции о том, в чем будет заключаться его работа, с кем из коллег он будет тесно взаимодействовать, и многое другое.

Неформальная адаптация. Этот блок больше касается межличностных отношений. Он может включать встречи с руководством и командой, шефство со стороны сотрудников, которые в компании давно, и всякие мелочи вроде приветственного пакета (welcome-пак). Суть неформальной адаптации в том, чтобы новый сотрудник не просто познакомился с компанией и командой, но и почувствовал себя ее частью.

Весь этот комплекс мероприятий и действий, которые помогают новым сотрудникам быстро и плавно адаптироваться к социальным и производственным аспектам новой работы, и называют онбордингом. По сути, онбординг - это подготовка новичка к тому, что его ждет. Весь процесс нацелен на то, чтобы ввести его в должность размеренно и без стресса.

2. Проблемы “ручного” онбординга

Конечно, издержки на онбординг могут быть пугающими, особенно при условии, что новый сотрудник на первых порах не приносит компании денег: до 30% его годовой зарплаты приходится на процесс адаптации. Но если онбордингом пренебречь, это может обойтись еще дороже - ведь этот сотрудник уйдет, а вам придется искать нового и все начинать сначала - без гарантии успеха.

Вдумайтесь только: по данным консультантов по менеджменту Марка Штейна и Лилит Кристиансен, если компания ежегодно теряет по 8-15% сотрудников, то каждые пять лет она меняет до 75% всего штата. В таком разрезе подбор кадров выглядит просто золотым.

Поэтому все расходы на адаптацию новичков - это деньги, которые точно потрачены не зря: чем быстрее новые сотрудники почувствуют поддержку и приспособятся к новым ролям, тем быстрее они смогут начать приносить пользу компании. А издержки можно сократить - с помощью частичной автоматизации процесса.

В небольших компаниях, которые нанимают максимум несколько новых сотрудников в месяц, отсутствие автоматизации онбординга не станет проблемой. Но для крупных компаний, которые ежемесячно набирают от нескольких десятков до нескольких сотен специалистов на множество разных позиций, ручные процессы слишком трудоемки, затратны и неэффективны. Даже повторяющиеся простые задачи — например, заполнение форм, загрузка и подписание документации, доступ к внутренним сервисам, а также организация встреч с новыми коллегами — отнимают много времени у HR-отделов.

3. Кому выгодна автоматизация онбординга

Традиционно считается, что в автоматизации процесса заинтересованы только отделы кадров, ведь именно на них ложится основная часть работы по адаптации новых сотрудников. На самом деле, в выигрыше останутся все.

Успешный онбординг поможет снизить текучку, делать больше - с меньшими временными затратами, что, безусловно, оценит топ-менеджмент. Бухгалтерия своевременно будет получать от новых сотрудников все необходимые данные - по списку. IT-отделы тоже останутся в плюсе - они смогут лучше планировать свою работу, чтобы к приходу нового сотрудника у него на рабочем месте уже был компьютер со всеми необходимыми программами, настройками и доступами. И никому при этом не придется бегать, звонить, выяснять - что именно требуется сделать, для кого и к какому сроку.

4. Что важно знать при выборе ПО

Понятно, что отдельную корпоративную систему только ради того, чтобы адаптировать новых сотрудников, никто заводить не будет. Но если компания серьезно подходит к онбордингу, при выборе корпоративных программ нужно учитывать несколько важных моментов, которые могут вам в этом процессе помочь.

Наличие подробной аналитики. Убедитесь, что вы сможете проверять, как сотрудник усвоил регламенты компании, выполняет задачи, проходит курсы. Так вам будет проще отслеживать процесс адаптации.

Настраиваемые рабочие процессы. Автоматизированные системы адаптации должны соответствовать конкретным потребностям вашей организации.

Удобство использования. HR-менеджерам нужны средства автоматизации, которые помогают им выполнять свою работу, а не нагружают новой. Внедрение системы автоматизации должно принести гораздо больше положительных изменений внутри организации после ее развертывания.

5. Особенности онбординга в Битрикс24

Корпоративный портал Битрикс24 с его возможностями надстроек полностью закрывает вопрос онбординга. В нем можно создать свою корпоративную социальную сеть - с лентой новостей и групповыми чатами, сформировать график работы, ставить задачи и привлекать к их выполнению коллег, вести собственную базу знаний с инструкциями для новичков, и много чего еще.

Разберемся подробнее, как Битрикс24 может помочь в адаптации новых сотрудников и какую часть процесса можно автоматизировать.

Шаг 1. Подготовка
Создайте контрольный список всего, что необходимо сделать для успешной адаптации. Например:
- запросить набор документов для приема на работу
- предоставить доступ к корпоративным ресурсам
- выдать пропуск в здание
- настроить рабочий компьютер
- создать учетную запись в интранете
- представить нового сотрудника команде
По этому списку поставьте задачи профильным подразделениям, чтобы никто ничего не забыл. К примеру, поручите офис-менеджеру выдать необходимую канцелярию и велком-пак, IT-специалистам — создать корпоративную почту, предоставить логины и пароли для доступа к системе, охране — выдать пропускное удостоверение.

Шаг 2. Начало

Новый сотрудник обычно начинает свой первый день на рабочем месте с заполнения форм и подписания бумаг. В Битрикс24 этот процесс легко автоматизировать. Заранее подготовьте все формы, списки и образцы документов - для бухгалтерии и отдела кадров. Дальше можно настроить автоматическую отправку всех заготовок в корпоративную почту вместе с приветственным письмом, а можно создать шаблонную задачу, в которой все это тоже будет.

С бумажками разобрались, теперь важно представить нового члена команды коллегам. Расскажите немного о нем в ленте новостей на Корпоративном портале и попросите заполнить свой профиль. Так коллеги сразу же будут знать нового сотрудника в лицо, даже если он работает удаленно. Чтобы это было взаимно, дайте новичку доступ к структуре компании, где есть фотографии и контактные данные каждого члена команды с разбивкой по подразделениям.

Структура компании в CRM Битрикс24 корпоративный портал

Шаг 3. Обучение

Каждая компания имеет свою корпоративную культуру – дресс-код, стиль общения, режим работы и многое другое. В Битрикс24 можно аккумулировать все эти нормы и правила в Базе знаний. Вам достаточно будет просто отправить ссылку на нужный раздел, например, “Первый день работы. Инструкция”, чтобы познакомить нового сотрудника с распорядком компании. В результате, новички получают мгновенный доступ к информации, необходимой на старте работы, а вы снижаете затраты на обучение.

База знаний CRM Битрикс24, корпоративный портал

Шаг 4. Проверка

Автоматизировав онбординг, вы сможете разработать критерии его эффективности и легко оценить результаты.

Поставьте сотруднику несколько задач на период адаптации - изучить документы, освоить программы, ознакомиться с регламентами. Сделайте эти задачи приоритетными и добавьте оценочные листы или тесты, чтобы измерить полученные знания и навыки.

Также в Битрикс24 можно посмотреть, во сколько сотрудник начинает рабочий день, вовремя ли закрывает задачи и как распределяет рабочее время между проектами. Все это позволяет следить за адаптацией в режиме онлайн и, если нужно, подключиться и помочь советом.

6. Результат и сроки

Грамотная автоматизация упростит процесс адаптации и сократит время выполнения рутинных задач. Вся ваша команда будет благодарна за упорядоченные списки дел и автоматические контрольные точки, которые помогут новым сотрудникам пройти через процесс адаптации.

Тем не менее, автоматизированные процессы никогда не должны полностью заменять человеческий аспект. В течение первых шести-восьми недель обязательно запланируйте регулярные личные встречи с новыми сотрудниками, чтобы получить обратную связь и помочь им быстрее адаптироваться.

"По размеру штата o2 - небольшая компания, но часть процесса онбординга мы у себя тоже автоматизировали. Например, когда мы добавляем в Корпоративный портал нового сотрудника, ему автоматически ставится несколько задач: заполнить профиль, подписать и отправить документы (список и образцы прилагаются), зарегистрироваться на портале Битрикс24 и пройти ознакомительные курсы по работе с Корпоративным порталом (Офис и Задачи).

Весь процесс автоматизации занял не больше получаса. Зато теперь, набирая новых сотрудников, мы экономим кучу времени на том, чтобы ввести их в курс дела. Это время мы можем потратить, чтобы пообщаться, получить обратную связь, помочь или ответить на вопросы".

Константин Башкатов

Генеральный директор в o2

Наши кейсы

Все кейсы

Поделитесь статьей в социальных сетях

Спасибо, что прочитали эту статью!

Ищете инструменты для автоматизации онбординга? Мы поможем настроить процесс адаптации новых сотрудников без рутины - в компаниях любого размера.

Звоните: 8 800 351 16 65
Пишите: info@o2it.ru

Константин Башкатов

Генеральный директор в о2

Что такое онбординг и почему это важно
Проблемы "ручного" онбординга
Кому выгодна автоматизация онбординга
Что важно знать при выборе ПО
Особенности онбординга в Битрикс24
Результаты и сроки