Эти маленькие «печеньки» (файлы cookie) помогают сайту запомнить ваши настройки, например, язык или выбранные параметры. Так, при каждом новом посещении вы будете чувствовать себя как дома. Примите их, чтобы сделать сайт своим!
Соглашение на обработку персональных данных
Текст соглашения на обработку данных:
Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года Вы подтверждаете свое согласие на обработку ИП Башкатов К.Ю. персональных данных: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу исключительно в целях продажи программного обеспечения на Ваше имя, как это описано ниже, блокирование, обезличивание, уничтожение.
ИП Башкатов К.Ю. гарантирует конфиденциальность получаемой информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заказов, договоров и иных обязательств, принятых ИП Башкатов К.Ю. в качестве обязательных к исполнению.
В случае необходимости предоставления Ваших персональных данных правообладателю, дистрибьютору или реселлеру программного обеспечения в целях регистрации программного обеспечения на ваше имя, вы даёте согласие на передачу ваших персональных данных. ИП Башкатов К.Ю. гарантирует, что правообладатель, дистрибьютор или реселлер программного обеспечения осуществляет защиту персональных данных на условиях, аналогичных изложенным в Политике конфиденциальности персональных данных.
Настоящее согласие распространяется на следующие Ваши персональные данные: фамилия, имя и отчество, адрес электронной почты, почтовый адрес доставки заказов, контактный телефон, платёжные реквизиты.
Компания имеет право отправлять Пользователю уведомления о новых продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях. Пользователь может отказаться от получения сообщений, направив Компании письмо на адрес электронной почты info@o2it.ru с пометкой «Отказ от уведомлений».
Срок действия согласия является неограниченным. Вы можете в любой момент отозвать настоящее согласие, направив письменное уведомления на адрес: 195220, г. Санкт-Петербург, пр-т Непокорённых, 49к2, кв. 366
с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».
Обращаем ваше внимание, что отзыв согласия на обработку персональных данных влечёт за собой удаление Вашей учётной записи с Интернет-сайта o2it.com, а также уничтожение записей, содержащих ваши персональные данные, в системах обработки персональных данных компании ИП Башкатов К.Ю., что может сделать невозможным пользование интернет-сервисами ИП Башкатов К.Ю..
Гарантирую, что представленная мной информация является полной, точной и достоверной, а также что при представлении информации не нарушаются действующее законодательство Российской Федерации, законные права и интересы третьих лиц. Вся представленная информация заполнена мною в отношении себя лично.
Настоящее согласие действует в течение всего периода хранения персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года Вы подтверждаете свое согласие на обработку ИП Башкатов К.Ю. персональных данных: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу исключительно в целях продажи программного обеспечения на Ваше имя, как это описано ниже, блокирование, обезличивание, уничтожение.
ИП Башкатов К.Ю. гарантирует конфиденциальность получаемой информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заказов, договоров и иных обязательств, принятых ИП Башкатов К.Ю. в качестве обязательных к исполнению.
В случае необходимости предоставления Ваших персональных данных правообладателю, дистрибьютору или реселлеру программного обеспечения в целях регистрации программного обеспечения на ваше имя, вы даёте согласие на передачу ваших персональных данных. ИП Башкатов К.Ю. гарантирует, что правообладатель, дистрибьютор или реселлер программного обеспечения осуществляет защиту персональных данных на условиях, аналогичных изложенным в Политике конфиденциальности персональных данных.
Настоящее согласие распространяется на следующие Ваши персональные данные: фамилия, имя и отчество, адрес электронной почты, почтовый адрес доставки заказов, контактный телефон, платёжные реквизиты.
Компания имеет право отправлять Пользователю уведомления о новых продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях. Пользователь может отказаться от получения сообщений, направив Компании письмо на адрес электронной почты info@o2it.ru с пометкой «Отказ от уведомлений».
Срок действия согласия является неограниченным. Вы можете в любой момент отозвать настоящее согласие, направив письменное уведомления на адрес: 195220, г. Санкт-Петербург, пр-т Непокорённых, 49к2, кв. 366
с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».
Обращаем ваше внимание, что отзыв согласия на обработку персональных данных влечёт за собой удаление Вашей учётной записи с Интернет-сайта o2it.com, а также уничтожение записей, содержащих ваши персональные данные, в системах обработки персональных данных компании ИП Башкатов К.Ю., что может сделать невозможным пользование интернет-сервисами ИП Башкатов К.Ю..
Гарантирую, что представленная мной информация является полной, точной и достоверной, а также что при представлении информации не нарушаются действующее законодательство Российской Федерации, законные права и интересы третьих лиц. Вся представленная информация заполнена мною в отношении себя лично.
Настоящее согласие действует в течение всего периода хранения персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
- Смарт-процессы с автосозданием задач и контролем сроков для HR
- Архитектура из двух смарт-процессов
- Воронка с тремя стадиями контроля
- Интеграция с реестром доверенностей
- Специализированные блоки для каждого отдела
- Централизованный контроль статусов
- Автоматические уведомления при изменениях
- Разделение дат: увольнение vs последний рабочий день
- Статус проекта и планы развития
- Заключение
Смарт-процессы с автосозданием задач и контролем сроков для HR
Процесс увольнения сотрудников в компаниях с распределенной структурой превращается в квест координации между отделами. HR инициирует процесс, IT должен забрать оборудование, бухгалтерия — закрыть финансовые вопросы, юристы — отозвать доверенности, кадровики — оформить документы. Каждый отдел работает в своем ритме, сроки срываются, ответственность размывается.
Компания с пятью департаментами, вовлеченными в процесс увольнения, столкнулась с классической проблемой: HR не видел общую картину, отделы забывали о задачах, а контроль велся через переписки и устные напоминания. Задача — собрать весь процесс в единой системе с автоматическим распределением задач и прозрачным статусом по каждому подразделению.
Решение построили на двух смарт-процессах Битрикс24: основная карточка увольнения с централизованным контролем и автоматическое создание подкарточек для каждого отдела с индивидуальными чек-листами.
Компания с пятью департаментами, вовлеченными в процесс увольнения, столкнулась с классической проблемой: HR не видел общую картину, отделы забывали о задачах, а контроль велся через переписки и устные напоминания. Задача — собрать весь процесс в единой системе с автоматическим распределением задач и прозрачным статусом по каждому подразделению.
Решение построили на двух смарт-процессах Битрикс24: основная карточка увольнения с централизованным контролем и автоматическое создание подкарточек для каждого отдела с индивидуальными чек-листами.
Архитектура из двух смарт-процессов
Систему спроектировали на связке двух смарт-процессов:
Основной процесс «Увольнение сотрудника" — центральная карточка с общей информацией:
Смарт-процесс «Сводная информация" — автоматически генерируемые подкарточки для каждого департамента:
Каждая подкарточка дублирует базовую информацию об увольнении, но содержит специфический блок задач конкретного отдела. Юристы видят только свои задачи по доверенностям, IT — по оборудованию, при этом HR контролирует весь процесс из главной карточки.
Основной процесс «Увольнение сотрудника" — центральная карточка с общей информацией:
- Увольняемый сотрудник (привязка к базе)
- Дата увольнения
- Последний рабочий день (может отличаться от даты увольнения)
- Статья увольнения
- Блоки статусов по пяти отделам
Смарт-процесс «Сводная информация" — автоматически генерируемые подкарточки для каждого департамента:
- IT-отдел
- Бухгалтерия
- Административный отдел
- Юридический отдел
- Отдел кадров
Каждая подкарточка дублирует базовую информацию об увольнении, но содержит специфический блок задач конкретного отдела. Юристы видят только свои задачи по доверенностям, IT — по оборудованию, при этом HR контролирует весь процесс из главной карточки.
Воронка с тремя стадиями контроля
Основной смарт-процесс использует воронку из трех этапов:
Черновик — начальная стадия после запуска процесса из новостной ленты. HR проверяет корректность данных: правильно ли указан сотрудник, совпадают ли даты, выбрана ли статья увольнения.
Проверка — триггерная стадия. При переводе карточки на этот этап срабатывает автоматика:
Обходной лист — финальная стадия, на которую карточка переходит после завершения работы всех отделов.
Воронка линейная, без возвратов назад. Отмену увольнения обрабатывает отдельный сценарий через статус «Отменено».
Черновик — начальная стадия после запуска процесса из новостной ленты. HR проверяет корректность данных: правильно ли указан сотрудник, совпадают ли даты, выбрана ли статья увольнения.
Проверка — триггерная стадия. При переводе карточки на этот этап срабатывает автоматика:
- Создаются пять подкарточек в смарт-процессе «Сводная информация»
- Каждая карточка попадает в воронку «Направление» своего отдела
- Ответственным в департаментах отправляются уведомления
- Запускается проверка реестра доверенностей
Обходной лист — финальная стадия, на которую карточка переходит после завершения работы всех отделов.
Воронка линейная, без возвратов назад. Отмену увольнения обрабатывает отдельный сценарий через статус «Отменено».
Интеграция с реестром доверенностей
Юридический блок интегрирован с отдельным смарт-процессом "Канцелярия", где ведется реестр выданных доверенностей.
При переводе основной карточки на стадию «Проверка» запускается автоматическая проверка:
1. Система проверяет наличие действующих доверенностей на увольняемого сотрудника в реестре
2. Если найдена активная доверенность:
3. Если доверенностей нет — блок остается пустым
> HR не нужно помнить о проверке доверенностей, юристы получают готовую задачу с реквизитами документа.
Раньше этот момент часто упускали, и доверенности оставались действующими после увольнения. Автоматическая проверка исключает человеческий фактор.
При переводе основной карточки на стадию «Проверка» запускается автоматическая проверка:
1. Система проверяет наличие действующих доверенностей на увольняемого сотрудника в реестре
2. Если найдена активная доверенность:
- В административном отделе автоматически заполняется поле «Выданная действующая доверенность»
- В юридическом отделе создается элемент с задачей на отзыв доверенности
3. Если доверенностей нет — блок остается пустым
> HR не нужно помнить о проверке доверенностей, юристы получают готовую задачу с реквизитами документа.
Раньше этот момент часто упускали, и доверенности оставались действующими после увольнения. Автоматическая проверка исключает человеческий фактор.
Специализированные блоки для каждого отдела
Каждая подкарточка в смарт-процессе «Сводная информация» содержит два блока: общий и специализированный.
Общий блок (идентичен во всех карточках):
Специализированный блок отдела (уникален для каждого):
IT-отдел:
— Чек-лист по технике (ноутбук, монитор, периферия)
— Отключение учетных записей
— Передача доступов к проектам
Бухгалтерия:
Юридический отдел:
Административный отдел:
Отдел кадров:
Ответственный в каждом отделе видит только свою карточку со своими задачами — не нужно искать информацию в общей карточке среди чужих блоков.
Общий блок (идентичен во всех карточках):
- ФИО увольняемого
- Дата увольнения
- Последний рабочий день
- Статья увольнения
- Ссылка на основную карточку
Специализированный блок отдела (уникален для каждого):
IT-отдел:
— Чек-лист по технике (ноутбук, монитор, периферия)
— Отключение учетных записей
— Передача доступов к проектам
Бухгалтерия:
- Расчет компенсаций
- Закрытие подотчетов
- Возврат корпоративной карты
Юридический отдел:
- Отзыв доверенностей (автозаполнение из реестра)
- Проверка договоров о неразглашении
Административный отдел:
- Возврат пропусков
- Сдача ключей
- Информация о доверенностях
Отдел кадров:
- Подготовка приказа
- Оформление трудовой книжки
- Выдача справок
Ответственный в каждом отделе видит только свою карточку со своими задачами — не нужно искать информацию в общей карточке среди чужих блоков.
Централизованный контроль статусов
В основной карточке увольнения HR видит сводку по всем отделам в реальном времени.
Блоки статусов по отделам:
Статусы обновляются автоматически при изменении стадии в подкарточках отделов. HR не нужно обзванивать департаменты или писать в чаты — вся информация в одном месте.
> Если юридический отдел перевел свою карточку на стадию «Завершено», в основной карточке блок юридического отдела автоматически меняет статус на «Завершено».
Когда все пять блоков показывают статус «Завершено», HR переводит основную карточку на финальную стадию «Обходной лист» и завершает процесс увольнения.
Раньше HR узнавал о задержках постфактум, когда подходила дата увольнения. Теперь видно, какой отдел тормозит процесс, можно оперативно вмешаться.
Блоки статусов по отделам:
- Название отдела
- Текущий статус (не начато / в работе / завершено)
- Ответственный сотрудник
- Ссылка на подкарточку отдела
Статусы обновляются автоматически при изменении стадии в подкарточках отделов. HR не нужно обзванивать департаменты или писать в чаты — вся информация в одном месте.
> Если юридический отдел перевел свою карточку на стадию «Завершено», в основной карточке блок юридического отдела автоматически меняет статус на «Завершено».
Когда все пять блоков показывают статус «Завершено», HR переводит основную карточку на финальную стадию «Обходной лист» и завершает процесс увольнения.
Раньше HR узнавал о задержках постфактум, когда подходила дата увольнения. Теперь видно, какой отдел тормозит процесс, можно оперативно вмешаться.
Автоматические уведомления при изменениях
Система отслеживает критические изменения в основной карточке и оповещает всех участников процесса.
Изменение даты увольнения:
При редактировании поля «Дата увольнения» или «Последний рабочий день» в основной карточке:
Это критично для планирования: бухгалтерия должна знать новую дату для расчета компенсации, IT — для планирования передачи оборудования.
Отмена увольнения:
Если сотрудник остается в компании, HR переводит основную карточку в статус «Отменено»:
Раньше при отмене увольнения приходилось вручную обзванивать отделы, чтобы они прекратили работу. Отделы продолжали выполнять задачи, тратили время впустую. Автоматическое закрытие всех связанных карточек исключает холостую работу.
Изменение даты увольнения:
При редактировании поля «Дата увольнения» или «Последний рабочий день» в основной карточке:
- Всем ответственным из пяти отделов отправляется уведомление
- В уведомлении указаны старая и новая даты
- Подкарточки отделов автоматически обновляют даты
Это критично для планирования: бухгалтерия должна знать новую дату для расчета компенсации, IT — для планирования передачи оборудования.
Отмена увольнения:
Если сотрудник остается в компании, HR переводит основную карточку в статус «Отменено»:
- Всем ответственным отправляется уведомление об отмене
- Все пять подкарточек в смарт-процессе «Сводная информация» автоматически закрываются
- Незавершенные задачи в отделах аннулируются
Раньше при отмене увольнения приходилось вручную обзванивать отделы, чтобы они прекратили работу. Отделы продолжали выполнять задачи, тратили время впустую. Автоматическое закрытие всех связанных карточек исключает холостую работу.
Разделение дат: увольнение vs последний рабочий день
В карточке предусмотрено два отдельных поля даты:
Дата увольнения — официальная дата расторжения трудового договора, идет в приказ и трудовую книжку.
Последний рабочий день — фактический день, когда сотрудник последний раз приходит в офис.
Эти даты могут различаться:
Разделение дат решает практические задачи:
Дата увольнения — официальная дата расторжения трудового договора, идет в приказ и трудовую книжку.
Последний рабочий день — фактический день, когда сотрудник последний раз приходит в офис.
Эти даты могут различаться:
- Сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением: последний рабочий день — перед отпуском, дата увольнения — после отпуска
- Увольнение с отработкой в выходной день: последний рабочий день — пятница, дата увольнения — суббота
- Больничный перед увольнением: последний рабочий день — до больничного, дата увольнения — после закрытия больничного
Разделение дат решает практические задачи:
- IT-отделу важен последний рабочий день — когда физически забрать технику
- Бухгалтерии нужна дата увольнения — для расчета компенсаций
- Кадрам критична дата увольнения — для приказа
- Административному отделу важен последний рабочий день — когда забрать пропуск
Статус проекта и планы развития
Процесс находится на стадии внедрения с готовностью около 80%. Основной функционал работает:
В разработке:
Процесс тестируется на тестовом портале, параллельно компания продолжает использовать старую систему. После финальной доработки планируется полный переход на автоматизированный обходной лист.
- Создание карточек и подкарточек
- Автоматические уведомления
- Интеграция с реестром доверенностей
- Контроль статусов
В разработке:
- Доработка специализированных блоков отделов (добавление дополнительных чек-листов)
- Настройка напоминаний за N дней до критических дат
- Интеграция с системой учета оборудования для автоматического формирования списка техники сотрудника
- Отчеты по срокам выполнения задач отделами
Процесс тестируется на тестовом портале, параллельно компания продолжает использовать старую систему. После финальной доработки планируется полный переход на автоматизированный обходной лист.
Заключение
Автоматизация обходного листа через связку двух смарт-процессов решает ключевую проблему компаний с распределенной ответственностью — отсутствие единой точки контроля. HR получает прозрачность процесса без необходимости координировать отделы вручную, департаменты работают с четкими чек-листами в своих карточках, автоматика исключает забытые задачи.
Решение масштабируется на любое количество отделов: достаточно добавить новый тип подкарточки в смарт-процесс «Сводная информация» и дополнить блок статусов в основной карточке. Интеграция с реестром доверенностей показывает, как связывать обходной лист с другими учетными системами компании — аналогично можно интегрировать учет оборудования, систему пропусков, базу договоров.
Для компаний от 50 сотрудников, где в увольнении участвуют три и более отдела, такая архитектура превращает хаотичный процесс в контролируемый конвейер с измеримыми сроками на каждом этапе.
Решение масштабируется на любое количество отделов: достаточно добавить новый тип подкарточки в смарт-процесс «Сводная информация» и дополнить блок статусов в основной карточке. Интеграция с реестром доверенностей показывает, как связывать обходной лист с другими учетными системами компании — аналогично можно интегрировать учет оборудования, систему пропусков, базу договоров.
Для компаний от 50 сотрудников, где в увольнении участвуют три и более отдела, такая архитектура превращает хаотичный процесс в контролируемый конвейер с измеримыми сроками на каждом этапе.
- Смарт-процессы с автосозданием задач и контролем сроков для HR
- Архитектура из двух смарт-процессов
- Воронка с тремя стадиями контроля
- Интеграция с реестром доверенностей
- Специализированные блоки для каждого отдела
- Централизованный контроль статусов
- Автоматические уведомления при изменениях
- Разделение дат: увольнение vs последний рабочий день
- Статус проекта и планы развития
- Заключение
