Как настроить почту в CRM Битрикс24

Наглядная инструкция по подключению email к системе.

Как настроить почту в CRM Битрикс24

Наглядная инструкция по подключению email к системе.
Для коммуникации с клиентами чаще всего используется электронная почта. Благодаря инструментам Битрикс24 можно упростить этот процесс.

Ваши менеджеры по продажам смогут в один клик создавать лиды из email или ставить задачи.
Бизнес-аналитик компании Dizlab
Константин Башкатов
Генеральный директор в о2
Содержание
Чек-лист «107 функций современной CRM-системы» - скачать

1. Преимущества интеграции Битрикс24 с почтой

  • Вы можете настроить доступ к почтовому ящику для нескольких сотрудников.
  • Вся переписка будет вестись в CRM-системе. Это поможет вашим менеджерам не переключаться между окнами и экономить время.
  • Коммуникация с клиентами по email отображается в сделке. Это упрощает поиск нужной информации и снижает риск потерять важные детали.
  • Задачи, лиды, обсуждения и записи в календаре создаются прямо из писем.

2. Подключение почтового ящика

Чтобы работать с почтой в CRM, нужно подключить почтовый ящик. Перейдите в раздел «почта» в левом меню. Вы увидите доступные для интеграции сервисы.

Если вашей службы нет в списке, ничего страшного. Вы можете настроить подключение по IMAP протоколу.
Как подключить почту в Битрикс24
Мы подключим почту Яндекс для примера. Выбираем провайдера и нажимаем «Авторизация».

Далее вы увидите окно для ввода пароля и логина. После указания данных разрешаем Битрикс24 доступ к параметрам и начинаем настройку.
Как подключить почтовый ящик в Битрикс24

3. Подключение почтового ящика: настройки

Выбираем, за какой период система должна забрать письма из ящика:
Настройка подключения почты
*Примечание: эта функция доступна только на коммерческих тарифах
В дополнительных настройках указываем имя отправителя и название ящика (если потребуется):
Настройка подключения почты - фото 2
CRM Битрикс24 использует внешний SMTP-сервер для отправки исходящих писем. Для этого нужно указать адрес сервера, порт, логин, пароль.
Настройки исходящих писем
Возможно подключить персональные и общие ящики компании.

Общий ящик – удобен для обработки, так как клиенты будут писать на одну почту, а все заявки будут доступны всем сотрудникам нужных отделов компании. При увольнении сотрудника не потребуется менять пароль для общей почты, ведь можно не выдавать к ней доступ напрямую.
Можно подключить общие ящики компании и персональные. Часто клиенты пишут на одну почту — в этом случае письма будут доступны всем сотрудникам нужных отделов, а при увольнении сотрудника не понадобится менять пароль почты, ведь вы не будете давать к ней доступ напрямую.

Будет удобно пользоваться, если вы настроите интеграцию с CRM так:

Интеграция почты с CRM
Включаем «Связать с CRM» — письма из почты будут попадать в CRM. Входящие станут лидами, исходящие — контактами.

Подробнее об остальных настройках:
  1. «Письма известных клиентов назначать ответственным сотрудникам» — это значит, что если email пришел от существующего в системе контакта, лида или компании, то информация будет автоматически перенаправлена ответственному за него сотруднику.
  2. «Для входящих с нового email-адреса создавать…» — можно создавать лид или контакт. Не включайте, если в почтовый ящик приходит много нецелевых писем, иначе придется постоянно чистить CRM от мусора.
  3. «Для исходящих на новый email-адрес создавать…» — можно установить лид или контакт.
  4. «Создавать контакты из вложений в формате vCard» — создает контакты в текстовом формате для обмена электронными визитками.
  5. «Источник лидов и контактов» — будет устанавливаться выбранный источник. Используется для аналитики по каналам, из которых приходят клиенты и для сегментации базы.
  6. «Создавать новый лид для каждого нового входящего письма с указанных…» — можно выбрать список адресов, для которых новые лиды будут создаваться всегда.
  7. «Очередь распределения лидов и контактов» — можно добавить сотрудников, на которых будут делиться запросы в указанном порядке.

Если вы решите уйти в отпуск, то поручение разбирать вашу почту можно дать сотрудникам. Для этого в поле «доступ к почтовому ящику» нужно выбрать ответственного.

Настройки почтового ящика

4. Подпись в электронных письмах

После того, как основные настройки выполнены, нажмите на шестеренку и выберите «настроить подпись»:
Настройка подписки
Если до этого вы не добавляли подпись, то нажмите «добавить подпись»:
Добавить подпись в почту
Нужная информация добавляется в текстовом редакторе.

Если подпись актуальна для конкретного ящика, то поставьте галочку «Привязать к…», в ином случае подпись применится ко всем почтовым ящикам:
Добавление подписи в почту Битрикс24
В зависимости от условий отправки писем, можно добавить несколько вариантов.

Настройка почты в CRM Битрикс24 завершена. Спасибо, что прошли этот путь вместе с нами.
Чек-лист «107 функций современной CRM-системы» - скачать
Поделитесь статьей в социальных сетях
Если вам нужна помощь в работе с Битрикс24, обращайтесь в нашу компанию, будем рады помочь вам оптимизировать бизнес-процессы.

Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@o2it.ru

Константин Башкатов
Генеральный директор в о2