Кейс: Мотивация сотрудников юрфирмы с опорой на Битрикс24 - задачи, сроки, эффективность

Рассказываем, как привязать денежную мотивацию сотрудников юридической фирмы в Битрикс24 к задачам и почему отталкиваться от количества выполненных поручений - не лучшая идея.

Кейс: Мотивация сотрудников юрфирмы с опорой на Битрикс24 - задачи, сроки, эффективность

Рассказываем, как привязать денежную мотивацию сотрудников юридической фирмы в Битрикс24 к задачам, и почему отталкиваться от количества выполненных поручений - не лучшая идея.

К нам обратилась юридическая компания, которая ведет дела о банкротстве. Руководитель хотел, чтобы сотрудники в срок готовили важные документы для судебных заседаний. Он искал способ привязать размер премий к количеству выполненных сотрудниками задач и штрафовать за просроченные, используя инструменты Битрикс24 - штатные или платные. Но мы предложили решение получше.
Константин Башкатов - генеральный директор в о2, компании-интеграторе CRM Битрикс24
Константин Башкатов
Генеральный директор o2it.ru

Содержание

Обучение Битрикс24: Практический видеокурс по настройке CRM для малого и среднего бизнеса

1. Запрос юридической фирмы

В нашу компанию обратилась юридическая фирма, которой нужно было настроить систему денежной мотивации сотрудников, используя инструменты Битрикс24. Задача заключалась в том, чтобы сотрудники не срывали сроки подготовки важных документов для судебных заседаний, а руководитель мог премировать их, опираясь на конкретные показатели эффективности. Дальше приводим запрос целиком, с небольшими правками.

Мы - юридическая компания. Занимаемся банкротством юридических лиц, выигрываем арбитражные суды, готовим документы. Где суды, там и сроки. Есть сроки, которые могут сдвигаться. Например, сделать ряд запросов в разные инстанции. А есть сроки, которые никак не могут сдвигаться. Например, подготовить грамотную письменную позицию к суду за 5 рабочих дней до судебного заседания.

Хотелось бы привязать денежную мотивацию сотрудников к выполнению в Битрикс24 задач по трем основным параметрам.

Первый параметр - мотивировать пользователей выполнять больше задач, поставленных руководством.То есть, премия начисляется по количеству в Битрикс24 задач от руководства, которые сотрудник выполнил за отчетный месяц.

Второй параметр - мотивировать сотрудников не срывать сроки. Если задача, где нельзя нарушать срок, выполнена в этот срок, сотрудник получает премию. Если она просрочена, то премия отрицательная (штраф). Допустим, нужно не позднее, чем за 5 дней, подготовить к судебному заседанию позицию. Сделал не позднее, чем за 5 дней (в крайний срок), - премия. Просрочил на 1 день - штраф. На 4 дня - еще больший штраф.

Третий параметр - мотивировать пользователей ставить в Битрикс24 задачи самим себе.

В общем, нужно мотивировать людей работать больше, эффективнее, выполнять больше задач в Битрикс24 и строго соблюдать сроки по некоторым задачам. По первым двум параметрам я видел какое-то приложение в Маркете Битрикс24, где можно было оплату привязывать к задачам, за просроченные шел минус, а за выполненные вовремя - плюс. Год назад я его даже пробовал, но тогда оно было сырое. Рад буду, если подскажите либо базовый функционал, либо приложение из Маркета.

2. Решение

Разберем каждый из указанных в запросе параметров в отдельности: какие инструменты Битрикс24 решают поставленные задачи?
“Первый параметр - мотивировать пользователей выполнять больше задач, поставленных руководством”
Чтобы премии были справедливыми, а эффективность сотрудников действительно росла, лучше ориентироваться не на количество задач, а на объем выполненной работы. Объясним на простом примере, почему это так.

Допустим, у вас есть два типа задач. Первый тип, назовем его “А”, объемом 4 человеко-часа. Второй тип, назовем его “Б”, объемом 0,5 человеко-часа. Если распределять премии по количеству выполненных в Битрикс24 задач, ситуация получается следующая: сотрудник, который сделал за день 8 задач типа “Б” - молодец, а сотрудник, который закрыл две задачи типа “А” - нет. Хотя времени на них он потратил вдвое больше.

В услугах отличная практика - измерять задачи в объеме человеко-часов и выставлять сотрудникам ставку за каждый эффективный час. То есть, важно не само по себе количество задач, важно затраченное на их выполнение время.

Как же учитывать отработанное время в Битрикс24? Ведь при таком подходе может возникнуть проблема “накрутки” со стороны сотрудников. Например, задачу можно решить за 2 часа, а сотрудник отмечает по ней 3 часа. Чтобы этого избежать, нужно обязать постановщиков всегда выставлять плановое время на задачу. Можно вообще технически запретить ставить в Битрикс24 задачи без указания этого параметра.
Как поставить задачу в Битрикс24 - скриншот
Вот как в этом случае будет работать в Битрикс24 учет рабочего времени:

  • Если сотрудник начал выполнять задачу, значит, он согласен с плановым временем на нее.

  • Если сотрудник без объективных на то причин выходит за рамки планового времени в Битрикс24, дополнительные часы ему не оплачиваются.

  • Если есть объективные причины, по которым требуется ещё время на реализацию задачи, например, в ходе выполнения появились новые вводные или всплыли “подводные камни”, то ответственный может согласовать дополнительное время с постановщиком.
“Второй параметр - мотивировать сотрудников не срывать сроки”
Для решения этой задачи можно использовать штатный функционал Битрикс24 - "Эффективность". Подробнее об этом инструменте можно прочитать тут. Здесь лишь коротко обозначим, что количество просроченных, тем более неоднократно, задач напрямую влияет на показатель эффективности сотрудника.
Отчет об эффективности сотрудника в Битрикс24 - работа с задачами
Начальник компании или отдела может посмотреть эффективность всех своих подчиненных в специальной вкладке - “Руковожу”. Этот модуль системы позволит компании привязать размер премии сотрудников к уровню их эффективности за отчетный период. Для этого можно установить соответствующие коэффициенты. Например:

  • эффективность 100% - x рублей;
  • эффективность 95% - 0,7x рублей;
  • эффективность 90% - 0,5x рублей;
  • эффективность менее 90% - премия не выплачивается.

Лучше использовать именно премии, не штрафы, поскольку депремирование обычно демотивирует команду.
“Третий параметр - мотивировать пользователей ставить в Битрикс24 задачи самим себе”
Для решения этой задачи подходит первый описанный сценарий - платить сотрудникам за объем выполненной работы. Но есть нюансы. Например, тут нужны четкие критерии задач, которые идут “в зачёт”, чтобы сотрудники не могли накрутить себе объем за счет бестолковой работы.

Больше о возможностях для бизнеса, которые предлагает Битрикс24, читайте тут.

3. Пример расчета зарплаты за месяц

Плановые трудозатраты по задачам: 120 человеко-часов
Фактические трудозатраты по задачам: 130 человеко-часов
Эффективные трудозатраты по задачам: 120 человеко-часов
Ставка человеко-часа: 500 рублей.
Зарплата = 120 х 500 = 60 000 рублей.
Премия за эффективность: 30 000 рублей.
% эффективности = 95%
Премия = 30 000 x 0,7 = 21 000 рублей.

З/п итого = 81 000 рублей.

4. Как решить проблему учета отработанного сотрудниками времени

Как правило, у сотрудников нет никакого желания заниматься учетом. И, если не внедрить ежедневный контроль объема отработанных человеко-часов по задачам, они на это благополучно забьют. Поэтому мы рекомендуем каждый день проверять, как сотрудники фиксируют свои показатели.

Для этого существуют специальные системы. Например, Platrum. Сотрудники должны ежедневно туда заходить и отмечать: объем отработанного времени за сегодня + объем времени по задачам + общий % эффективности в Битрикс24 на текущую дату.

Вот как выглядит отчет по рабочему времени в Platrum:

Учет рабочего времени в Platrum
Учет рабочего времени в Platrum
Важно: Каждый сотрудник обязательно должен делать это сам! Внесение трех цифр занимает максимум 5 минут, но сам по себе этот процесс является элементом самоконтроля. Когда сотрудник видит, что отработал 8 часов, а эффективных - только два, приходит понимание, что нужно эту ситуацию исправлять.
Если кто-то не внес данные в систему, сразу же проведите с ним беседу на эту тему. Ежедневную планерку тоже лучше начинать с обсуждения этого вопроса.

Как с помощью Битрикс24 контролировать работу сотрудников на удаленке и какие можно отслеживать показатели, подробнее читайте здесь.

Бесплатный практический видеокурс по настройке CRM Битрикс24

Поделитесь статьей в социальных сетях

Спасибо, что прочитали эту статью!

Планируете внедрение KPI? Проконсультируйтесь с нашими специалистами, как повысить производительность компании без стресса для сотрудников.

Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@o2it.ru
Константин Башкатов - генеральный директор в о2, компании-интеграторе CRM Битрикс24
Константин Башкатов
Генеральный директор о2it.ru