Экстранет в CRM Битрикс24

Как работает защищенная корпоративная сеть для взаимодействия с партнерами, клиентами, поставщиками и удаленными сотрудниками.

Экстранет в CRM Битрикс24

Как работает защищенная корпоративная сеть для взаимодействия с партнерами, клиентами, поставщиками и удаленными сотрудниками.
Экстранет — это корпоративная сеть с высоким уровнем защищенности для предоставления корпоративной информации и приложений деловым партнерам компании. Он позволяет создавать закрытые рабочие пространства для обмена информацией, документами и задачами.
Константин Башкатов - генеральный директор в о2, компании-интеграторе CRM Битрикс24
Константин Башкатов
Генеральный директор в о2
Содержание
ТЗ на внедрение электронного документооборота - скачать

1. Что такое Экстранет в Битрикс24

Экстранет в Битрикс24 — это функционал, который позволяет создавать внешние рабочие группы для взаимодействия с партнерами, клиентами, контрагентами, дистрибьюторами, поставщиками и другими внешними пользователями. Это дает возможность обмениваться документами, сообщениями, задачами и другой информацией, не выходя из системы Битрикс24, что удобно и повышает эффективность коммуникации.

В экстранете Битрикс24 есть несколько преимуществ:
  • Защита данных: экстранет Битрикс24 предоставляет защищенное пространство для работы с внешними пользователями.
  • Удобство использования: экстранет Битрикс24 легко настраивается и прост в использовании. Все функции доступны в едином интерфейсе, что позволяет быстро находить необходимую информацию и управлять проектами.
  • Совместная работа: экстранет Битрикс24 позволяет совместно работать над проектами и задачами с внешними участниками, что повышает эффективность работы компании и ускоряет процесс принятия решений.
  • Интеграция: экстранет Битрикс24 интегрируется с другими модулями платформы, что позволяет использовать все возможности Битрикс24 для управления бизнес-процессами и проектами.

2. Тарифы с модулем «Экстранет»

Модуль «Экстранет» доступен с 2020 года на всех облачных тарифах Битрикс24 и в коробке с «Интернет-магазин+CRM».

3. Настройка экстранет в Битрикс24

Прежде всего необходимо настроить пользовательские группы. Переходим в меню «Группы» и нажимаем «Создать»:
Создание пользовательской группы в CRM Битрикс24 для настройки экстранет
Будет несколько вариантов:
  • Открытый проект (группа), доступный для просмотра и участия без ограничений.
  • Закрытый проект (группа) с ограниченным доступом только по приглашению.
  • Внешний проект (группа), доступный для сторонних и внутренних пользователей только по приглашению.
Для настройки экстранета давайте выберем внешнюю группу:
Создание внешней пользовательской группы в CRM Битрикс24 для настройки экстранет
Называем экстранет-группу, добавляем изображение и назначаем руководителя. В этом же окне можем сразу добавить внешних пользователей и сотрудников. Если состав группы еще не определен, вы можете сделать это позже.
Настройки внешней пользовательской группы для общего доступа к корпоративному порталу Битрикс24
Раскрываем «Дополнительно». В этом блоке настраиваются возможности, указывается, кто имеет право приглашать в группу, какие будут теги и тип группы.
Дополнительные настройки при создании пользовательской группы для экстранет в CRM Битрикс24
Создаем группу. Тем, кого вы указали в участниках, будет выслано оповещение на email.
Пример приглашения в экстранет:
Как выглядит приглашение в CRM Битрикс24 на email
Когда пользователь нажмет «Принять приглашение», его перекинет на сайт с формой, где нужно ввести ФИО и придумать пароль. Как только он нажмет «Готово», аккаунт будет создан.
Создание аккаунта пользователя по приглашению в CRM Битрикс24
Рабочее пространство пользователя экстранет будет ограничено тем, что мы выбрали в настройках при создании группы:
Как выглядит портал CRM Битрикс24 для внешнего приглашенного пользователя

4. Добавление пользователя в экстранет-группу Битрикс24

Нажмите на кнопку «Действия» в правом верхнем углу портала и выберите «Пригласить в группу»:
Как добавить экстранет-пользователя в CRM Битрикс24
На экране появится форма с пустыми полями. Чтобы добавить внешнего пользователя, обязательно указываем email, на который будет отправлено приглашение:
Добавление экстранет-пользователя в Битрикс24, указать email

5. Примеры использования Битрикс24.Экстранет

Мы успешно внедрили модуль "Экстранет" для бухгалтерской компании в Санкт-Петербурге, которая предоставляет аутсорсинговые услуги предпринимателям.

Для каждого клиента создается индивидуальная внешняя группа, где они могут отправлять задачи своей команде бухгалтеров через Битрикс24, используя шаблоны задач и чаты для связи с бухгалтером. Для обмена файлами внутри группы используется общий диск, а база знаний помогает клиентам быстро находить ответы на часто задаваемые вопросы.

Клиенты с собственным порталом Битрикс24 получают дополнительный сервис, позволяющий им общаться с командой бухгалтеров на аутсорсе в приложении Битрикс24 и авторизоваться на нескольких порталах одновременно.


Интерфейс:
Пример экстранет корпоративного портала в CRM Битрикс24
Другой пример использования экстранет: сотрудничество с внештатными исполнителями. В нашей команде нет web-дизайнеров потому, что мы не предоставляем подобные услуги в полном объеме. Но бывает, что нашим клиентам требуется выполнить небольшие задачи по дизайну. В таких случаях мы сотрудничаем с фрилансерами.

Чтобы организовать работу, мы используем возможности постановки задач внешним пользователям. В блоке «Ответственный» указывается электронная почта фрилансера:
Как выглядит экстранет в Битрикс24 - пример
Когда задача поставлена, исполнитель получает письмо:
Уведомление о задаче приходит внешнему пользователю экстранет Битрикс24
Чтобы прокомментировать задачу, исполнитель может ответить на письмо либо перейти на страницу задачи в Битрикс24.
Как выглядит задача для внешнего пользователя CRM Битрикс24 - пример экстранет
Наши кейсы
ТЗ на внедрение электронного документооборота - скачать
Поделитесь статьей в социальных сетях
Спасибо, что прочитали эту статью!

Если вам требуется помощь с внедрением экстранета, то вы всегда можете обратиться в нашу компанию.

Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@o2it.ru
Константин Башкатов - генеральный директор в о2, компании-интеграторе CRM Битрикс24
Константин Башкатов
Генеральный директор в о2