Распределение лидов в CRM по менеджерам: автоматизация бизнес-процессов для агентства недвижимости

стать клиентом

info@o2it.ru

8 800 351 16 65

О нас

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам

Оптимизация планирования посменных дежурств и обработки входящих заявок для агентства элитной недвижимости с помощью бизнес-процессов Битрикс24

Хочу также

► Смотреть видеообзор

Заказчик решения

ULO — агентство недвижимости в Дубае, которое помогает инвесторам покупать элитные объекты в ОАЭ. Компания предлагает полный спектр услуг: анализ рынка, проверку объектов, переговоры, юридическую и финансовую поддержку, а также управление недвижимостью и помощь после покупки.

Сфера деятельности

Агентство элитной недвижимости

Регион

Дубай, ОАЭ

Количество сотрудников

30 человек

Тариф Битрикс24

Облако. Профессиональный

Какие задачи стояли перед командой o2it.ru

В условиях современной конкуренции на рынке элитной недвижимости оперативность и качество обработки лидов становятся решающими факторами успеха. Агентство недвижимости ULO столкнулось с необходимостью оптимизировать процессы планирования посменных дежурств и обработки заявок.

Ключевые потребности:

Сотрудники должны быть сосредоточены на персональном подходе и качестве работы, а не на рутинных операциях.
Потенциальные клиенты требуют моментальной реакции и консультации, что возможно при мгновенном распределении заявок.
Решение должно легко адаптироваться под изменяющийся поток лидов.
Важно видеть, кто из сотрудников ответственен за обработку запроса, что повышает доверие клиентов к агентству.

Основные сложности:

Необходимо было учитывать как дневные, так и ночные смены для обеспечения круглосуточного обслуживания.
Требовалось автоматически формировать график ответственных дежурных на ближайшие 7 дней.
Если сотрудник не взял лид в работу, система должна была автоматически назначать его другому ответственному, чтобы не терять ни одного клиента.

Внедренное решение

Реализация решения в Битрикс24 состояла из взаимосвязанных частей:
1. Автоматизация планирования дежурств.
2. Автоматизация распределения лидов.

Реализованный цикл состоит из трёх этапов:

Работа: выполнение всех назначенных задач и операций по созданию и обновлению графика дежурств.
Пауза: после выполнения операций система автоматически ждет семь дней, обеспечивая цикличность процесса.
Очистка исторических данных и запуск с начала.

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: стадии цикла

1. Автоматизация планирования дежурств

В разделе "Бизнес-процессы" > "Процессы в ленте новостей" реализованы:

Основной график дежурств: содержит информацию об ответственных сотрудниках по сменам день-ночь.

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: процессы в ленте новостей и графики дежурств

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: процессы в ленте новостей и технический график дежурств

Технический график дежурств: реестр, содержащий идентификаторы элементов из основного графика и служащий отправной точкой для автоматизации.

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: цикличная запись реестра и процессы в ленте новостей

При создании технического графика обязательно должна быть одна запись, в рамках которой запускается процесс и потом каждую неделю перезапускается.

Структура технического реестра графика дежурств:

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: структура технического графика дежурств по сменам

При запуске процесса автоматически создаются пустые записи с помощью activity «создать запись». Эти записи представляют дневное и ночное расписание на 7 дней вперед в основном графике.

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: настройка параметров действия для графиков дежурств

2. Созданные записи сохраняются в промежуточную переменную buffer, которая помогает пошагово уменьшать количество оставшихся дней для планирования.
3. В процессе формирования графика система автоматически прибавляет один день к текущей дате для создания последовательных дат на ближайшие 7 дней.

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: настройка параметров действия и использование буферной переменной для сохранения значений по дежурствам в ночные и дневные смены

4. Ключевой момент: каждую неделю в определённый день в штатном разделе бизнес-процессов автоматически отправляется два задания ответственному сотруднику для назначения дежурных на следующие семь дней в дневную и ночную смены.

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: настройка параметров действия на семь дней вперед для назначения ответственных на смены

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: как выглядит задание для назначения ответственных по графику дежурств в дневную и ночную смены

В задании применяются переменные для дат и планирования на ближайшие 7 дней.

5. После выполнения задания сотрудником, в основном графике устанавливаются дежурные, данные о предыдущих ответственных очищаются.

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: очистка данных и как выглядит схема процесса

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: настройка параметров действия и запись ответственных

6. После выполнения задания, когда сотрудник заполняет график, процесс переходит в режим ожидания на 7 дней, после чего цикл запускается заново. Остановка процесса возможна только вручную путем удаления бизнес-процесса.

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: как настроить цикл на семь дней

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: как удалить бизнес процесс в Битрикс 24

Сотрудник может корректировать список дежурных в режиме реального времени, что позволяет оперативно вносить изменения в график.

2. Распределение лидов

Распределение лидов было автоматизировано с помощью блока «Смена ответственного по графику», который берет информацию из технического реестра, записывает данные в переменные и устанавливает время для переключения ответственных менеджеров.

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: структура цикла для распределения лидов

Дневное дежурство действует с 9:00 до 18:00, ночное — с 18:00 до 9:00 следующего дня. Система автоматически устанавливает даты, а с помощью итератора проверяет, соответствуют ли ID элементов основного графика (сохранённые в переменной) текущей дате и времени.

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: форма настройки действия для распределения заявок между назначенными ответственными

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: ежедневное распределение заявок между ответственными

Алгоритм непрерывного распределения заявок:

Логика распределения:

Если дата соответствует вчерашнему дню – используется логика ночного распределения (начало с 12 ночи).
Если дата соответствует сегодняшнему дню – система определяет, применять дневное или ночное распределение.

Автоматическое переназначение: после выбора дежурных запускается таймер на 15 минут. Если заявка не переводится в статус «In process», системой автоматически назначает следующий ответственный, и процесс повторяется до тех пор, пока лид не перейдет в стадию обработки.
Техническая ветка: Дополнительные условия и настройки обеспечивают стабильную работу процесса и учитывают все возможные сценарии обработки лидов.

Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: автоматическое распределение заявок если заявка не взята в работу в течение пятнадцати минут

Результаты внедрения решения

Решение, реализованное с использованием бизнес-процессов Битрикс24, позволило ускорить обработку лидов менеджерами.

Основной и технический графики дежурств интегрированы в ленту новостей, что позволяет видеть полную картину распределения задач.
Автоматический робот распределяет лиды в соответствии с установленными правилами, исключая необходимость ручного вмешательства.
Система позволяет распределять дежурных по дневным и ночным сменам на ближайшие семь дней, а также корректировать список ответственных менеджеров в режиме реального времени.
Если заявка не обрабатывается в течение 15 минут, происходит автоматическое переназначение, что гарантирует оперативное реагирование на запросы потенциальных клиентов.

Наше решение позволило клиенту:

Сократить время на рутинные операции: сотрудники могут полностью сосредоточиться на персональном подходе к клиентам, а не на механическом распределении лидов.
Обеспечить оперативное реагирование: автоматизированное распределение заявок гарантирует, что каждый клиент получит своевременную консультацию и поддержку.
Гибко управлять рабочим процессом: возможность корректировать дежурных в реальном времени позволяет адаптироваться к изменениям.
Повысить прозрачность работы: автоматическое распределение лидов и график дежурств способствуют улучшению контроля за выполнением задач.

Стоимость этого решения 70 000 рублей

Хочу также

Спасибо, что прочитали этот кейс!

Планируете внедрить распределение лидов в CRM?
Проконсультируйтесь с нашими специалистами, как решить вашу задачу

Звоните: 8 800 351 16 65
Пишите: info@o2it.ru

Константин Башкатов - генеральный директор в о2, компании-интеграторе CRM Битрикс24

Сергей Шинкарский

Директор по развитию

Книга «Создание отдела продаж с Битрикс24» - скачать

Поделитесь кейсом в социальных сетях

Заказчик решения
Какие задачи стояли перед командой o2it.ru
1. Автоматизация планирования дежурств
2. Распределение лидов
Результаты внедрения решения
Стоимость