Кейсы
Контакты
О компании
Услуги
Золотой сертифицированный партнер ООО «1С-Битрикс»
info@o2it.ru
+7 800 351 16 65
+7 800 351 16 65
info@o2it.ru
  • website icon
    •  
  • website icon
Эти маленькие «печеньки» (файлы cookie) помогают сайту запомнить ваши настройки, например, язык или выбранные параметры. Так, при каждом новом посещении вы будете чувствовать себя как дома. Примите их, чтобы сделать сайт своим!
OK
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам
Оптимизация планирования посменных дежурств и обработки входящих заявок для агентства элитной недвижимости с помощью бизнес-процессов Битрикс24
Хочу также
► Смотреть видеообзор

Заказчик решения

ULO — агентство недвижимости в Дубае, которое помогает инвесторам покупать элитные объекты в ОАЭ. Компания предлагает полный спектр услуг: анализ рынка, проверку объектов, переговоры, юридическую и финансовую поддержку, а также управление недвижимостью и помощь после покупки.
  • Сфера деятельности
    Агентство элитной недвижимости
  • Регион
    Дубай, ОАЭ
  • Количество сотрудников
    30 человек
  • Тариф Битрикс24
    Облако. Профессиональный

Какие задачи стояли перед командой o2it.ru

В условиях современной конкуренции на рынке элитной недвижимости оперативность и качество обработки лидов становятся решающими факторами успеха. Агентство недвижимости ULO столкнулось с необходимостью оптимизировать процессы планирования посменных дежурств и обработки заявок.

Ключевые потребности:
  • Сотрудники должны быть сосредоточены на персональном подходе и качестве работы, а не на рутинных операциях.
  • Потенциальные клиенты требуют моментальной реакции и консультации, что возможно при мгновенном распределении заявок.
  • Решение должно легко адаптироваться под изменяющийся поток лидов.
  • Важно видеть, кто из сотрудников ответственен за обработку запроса, что повышает доверие клиентов к агентству.
Основные сложности:
  • Необходимо было учитывать как дневные, так и ночные смены для обеспечения круглосуточного обслуживания.
  • Требовалось автоматически формировать график ответственных дежурных на ближайшие 7 дней.
  • Если сотрудник не взял лид в работу, система должна была автоматически назначать его другому ответственному, чтобы не терять ни одного клиента.

Внедренное решение

Реализация решения в Битрикс24 состояла из взаимосвязанных частей:
1. Автоматизация планирования дежурств.
2. Автоматизация распределения лидов.
Реализованный цикл состоит из трёх этапов:
  • Работа: выполнение всех назначенных задач и операций по созданию и обновлению графика дежурств.
  • Пауза: после выполнения операций система автоматически ждет семь дней, обеспечивая цикличность процесса.
  • Очистка исторических данных и запуск с начала.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: стадии цикла

1. Автоматизация планирования дежурств

В разделе "Бизнес-процессы" > "Процессы в ленте новостей" реализованы:
  • Основной график дежурств: содержит информацию об ответственных сотрудниках по сменам день-ночь.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: процессы в ленте новостей и графики дежурств
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: процессы в ленте новостей и технический график дежурств
  • Технический график дежурств: реестр, содержащий идентификаторы элементов из основного графика и служащий отправной точкой для автоматизации.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: цикличная запись реестра и процессы в ленте новостей
При создании технического графика обязательно должна быть одна запись, в рамках которой запускается процесс и потом каждую неделю перезапускается.

Структура технического реестра графика дежурств:
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: структура технического графика дежурств по сменам

  1. При запуске процесса автоматически создаются пустые записи с помощью activity «создать запись». Эти записи представляют дневное и ночное расписание на 7 дней вперед в основном графике.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: настройка параметров действия для графиков дежурств
2. Созданные записи сохраняются в промежуточную переменную buffer, которая помогает пошагово уменьшать количество оставшихся дней для планирования.
3. В процессе формирования графика система автоматически прибавляет один день к текущей дате для создания последовательных дат на ближайшие 7 дней.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: настройка параметров действия и использование буферной переменной для сохранения значений по дежурствам в ночные и дневные смены
4. Ключевой момент: каждую неделю в определённый день в штатном разделе бизнес-процессов автоматически отправляется два задания ответственному сотруднику для назначения дежурных на следующие семь дней в дневную и ночную смены.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: настройка параметров действия на семь дней вперед для назначения ответственных на смены
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: как выглядит задание для назначения ответственных по графику дежурств в дневную и ночную смены
В задании применяются переменные для дат и планирования на ближайшие 7 дней.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: настройка параметров действия на семь дней вперед
5. После выполнения задания сотрудником, в основном графике устанавливаются дежурные, данные о предыдущих ответственных очищаются.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: очистка данных и как выглядит схема процесса
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: настройка параметров действия и запись ответственных
6. После выполнения задания, когда сотрудник заполняет график, процесс переходит в режим ожидания на 7 дней, после чего цикл запускается заново. Остановка процесса возможна только вручную путем удаления бизнес-процесса.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: как настроить цикл на семь дней
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: как удалить бизнес процесс в Битрикс 24
Сотрудник может корректировать список дежурных в режиме реального времени, что позволяет оперативно вносить изменения в график.

2. Распределение лидов

Распределение лидов было автоматизировано с помощью блока «Смена ответственного по графику», который берет информацию из технического реестра, записывает данные в переменные и устанавливает время для переключения ответственных менеджеров.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: структура цикла для распределения лидов
Дневное дежурство действует с 9:00 до 18:00, ночное — с 18:00 до 9:00 следующего дня. Система автоматически устанавливает даты, а с помощью итератора проверяет, соответствуют ли ID элементов основного графика (сохранённые в переменной) текущей дате и времени.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: форма настройки действия для распределения заявок между назначенными ответственными
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: ежедневное распределение заявок между ответственными
Алгоритм непрерывного распределения заявок:
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: алгоритм непрерывного распределения заявок между ответственными
Логика распределения:
  • Если дата соответствует вчерашнему дню – используется логика ночного распределения (начало с 12 ночи).
  • Если дата соответствует сегодняшнему дню – система определяет, применять дневное или ночное распределение.
Автоматическое переназначение: после выбора дежурных запускается таймер на 15 минут. Если заявка не переводится в статус «In process», системой автоматически назначает следующий ответственный, и процесс повторяется до тех пор, пока лид не перейдет в стадию обработки.
Техническая ветка: Дополнительные условия и настройки обеспечивают стабильную работу процесса и учитывают все возможные сценарии обработки лидов.
Автоматическое распределение лидов в CRM по менеджерам в Битрикс24 с помощью бизнес-процессов: автоматическое распределение заявок если заявка не взята в работу в течение пятнадцати минут

Результаты внедрения решения

Решение, реализованное с использованием бизнес-процессов Битрикс24, позволило ускорить обработку лидов менеджерами.
  • Основной и технический графики дежурств интегрированы в ленту новостей, что позволяет видеть полную картину распределения задач.
  • Автоматический робот распределяет лиды в соответствии с установленными правилами, исключая необходимость ручного вмешательства.
  • Система позволяет распределять дежурных по дневным и ночным сменам на ближайшие семь дней, а также корректировать список ответственных менеджеров в режиме реального времени.
  • Если заявка не обрабатывается в течение 15 минут, происходит автоматическое переназначение, что гарантирует оперативное реагирование на запросы потенциальных клиентов.
Наше решение позволило клиенту:
  • Сократить время на рутинные операции: сотрудники могут полностью сосредоточиться на персональном подходе к клиентам, а не на механическом распределении лидов.
  • Обеспечить оперативное реагирование: автоматизированное распределение заявок гарантирует, что каждый клиент получит своевременную консультацию и поддержку.
  • Гибко управлять рабочим процессом: возможность корректировать дежурных в реальном времени позволяет адаптироваться к изменениям.
  • Повысить прозрачность работы: автоматическое распределение лидов и график дежурств способствуют улучшению контроля за выполнением задач.

Стоимость этого решения 70 000 рублей

Хочу также
Спасибо, что прочитали этот кейс!

Планируете внедрить распределение лидов в CRM?
Проконсультируйтесь с нашими специалистами, как решить вашу задачу

Звоните: 8 800 351 16 65
Пишите: info@o2it.ru
Константин Башкатов - генеральный директор в о2, компании-интеграторе CRM Битрикс24
Сергей Шинкарский
Директор по развитию
Книга «Создание отдела продаж с Битрикс24» - скачать

Поделитесь кейсом в социальных сетях