Digital-интегратор Dizlab сменил название на o2it.ru

Подробнее >>
Х

Кейс: Цифровой офис Битрикс24 для Корпоративного университета РЖД

Как объединить сотрудников, которые работают в разных форматах, городах и часовых поясах: рассказываем о внедрении Битрикс24 в работу Корпоративного университета РЖД - от запроса до результата.

Кейс: Цифровой офис Битрикс24 для Корпоративного университета РЖД

Как объединить сотрудников, которые работают в разных форматах, городах и часовых поясах: рассказываем о внедрении Битрикс24 в работу Корпоративного университета РЖД - от запроса до результата.
В Корпоративном университете РЖД четыре кампуса. Сотрудники работают в разных городах, разных часовых поясах, в офисах и на удаленке. Глобально наша задача заключалась в создании единого цифрового пространства, где можно быстро решать рабочие вопросы, общаться и узнавать о жизни университета.

В компании выбрали коробочную версию Битрикс24 в редакции Корпоративный портал на 250 пользователей. Мы настроили портал под запросы заказчика, обучили сотрудников работе с Битрикс24 и взяли на себя техническую поддержку, обновления и администрирование сервера. Разберем ключевые этапы работы, на что обратить внимание и что получилось на выходе.

Бизнес-аналитик компании Dizlab
Анна Семенец
Контент-маркетолог o2it.ru

Содержание

1. Заказчик

Корпоративный университет РЖД - это образовательная площадка ОАО “Российские железные дороги”. С 2010 года он занимается подготовкой руководителей и специалистов холдинга. Его слушатели - заместители генерального директора, начальники департаментов, управлений, начальники железных дорог, руководители филиалов и структурных подразделений РЖД.
В университете больше 230 сотрудников, которые работают на четыре кампуса - три в Москве и один во Владивостоке.

2. Запрос

Корпоративный университет РЖД пришел в o2it.ru в июле 2021 года с конкретным запросом: создать для всех филиалов единую цифровую площадку, где сотрудники смогут работать, общаться, получать новости о жизни компании. Это важно было сделать по трем причинам.


  • Территориальная разобщенность
Три кампуса университета находятся в разных концах Москвы - Мясницкая, Нижегородская, Щербинка. Сотрудникам приходилось ездить друг к другу на совещания, чтобы решить рабочие вопросы, тратить уйму времени на дорогу.
Помимо трех кампусов в Москве у Корпоративного университета РЖД есть еще один - во Владивостоке. Сотрудников этого кампуса, которые работают с разницей во времени +7 часов, тоже нужно было включить в общий рабочий процесс. Нужна была единая цифровая среда с общими принципами работы и доступом 24/7.


  • Отсутствие неформальной коммуникации
С уходом части сотрудников на удаленку общих очных мероприятий в университете совсем не стало. Руководству требовалась площадка, где можно выкладывать общую информацию, рассказывать о корпоративных событиях, новостях, чтобы поддерживать корпоративный дух, оперативно доносить до сотрудников важную информацию.


  • Безопасность данных
С точки зрения информационной безопасности перед университетом стояла цель - увести обсуждение корпоративных вопросов из личных чатов в корпоративный мессенджер. Так важные данные будут защищены от утечек, а сотрудникам не придется жонглировать чатами, пытаясь найти, в каком же из них обсуждались детали проекта.

3. Предпроектное обследование

У заказчика изначально есть какие-то пожелания к тому, что должна делать система. Наша задача на этом этапе - показать, какие из этих требований закрываются штатным функционалом Битрикс24. Если в системе нужных функций не существует или они нуждаются в дополнительной настройке под запросы компании, эта задача оценивается и осмечивается.

Корпоративному университету РЖД нужен был цифровой портал на 250 пользователей, где есть:

  • Структура организации
  • Календарь событий
  • Новостная лента
  • Напоминания о днях рождения, поздравления с важными датами
  • Чаты - личные, групповые, с видео
  • Задачи и проекты - многоуровневые, с подзадачами, этапами, разными ответственными
  • Настройка доступа сотрудников к разным блокам
  • Мобильное приложение

Анализ показал, что большинство требований Корпоративного университета РЖД закрываются базовым функционалом Битрикс24. Календарь, лента новостей, чаты уже встроены в Корпоративный портал и не требуют доработки. Нужно лишь провести точечные настройки системы и научить сотрудников работать в Битрикс24.

4. Обучение сотрудников

Важную часть проекта составляла подготовка сотрудников к работе с инструментами Битрикс24. Провести обучение в масштабе 230 человек - это сложная задача. У всех разный уровень подготовки, разные цели, разные функции в компании. Наша задача - единообразно до всех донести, для чего вообще нужен Битрикс24, каков сценарий работы внутри этой системы.
  • Подготовка
Прежде чем проводить обучение сотрудников, нужно согласовать сценарий работы в Битрикс24 с заказчиком.

«
“Мы не просто доносим до сотрудников свое видение работы в Битрикс24. Мы обсуждаем с руководством компании, как они планируют пользоваться конкретным инструментарием. Например, может ли подчиненный ставить задачи руководителю или сотруднику другого подразделения? Можно ли ставить задачи самому себе? Какие задачи нуждаются в оцифровке?
Важно согласовать с заказчиком общую культуру постановки задач, договориться - что вообще считать задачей и для чего используется этот инструмент. Что-то стоит ограничить технически, что-то - на организационном уровне”.

Константин Башкатов
генеральный директор o2it.ru
Так, исходя из целей заказчика, мы помогаем ему подобрать оптимальный сценарий использования Битрикс24, и уже после доносим его до сотрудников в ходе обучения.
  • Старт обучения
Как только мы запустили Корпоративный портал в работу, началось обучение сотрудников. В пилотную группу включили 25 добровольцев. Они первыми познакомились с базовыми инструментами Битрикс24.

Важно понимать, что Корпоративный портал имеет довольно обширный функционал, поэтому лучше проводить обучение дозировано, чтобы новая информация не превращалась в кашу.

Весь процесс мы разбили на два блока: для сотрудников и для руководителей. Обучение проходило в ZOOM. На лекциях разобрали самые популярные функции и доступно описали возможности Битрикс24. Каждый, кто не смог присутствовать на занятии онлайн, получил видеозапись.

«

“В период обучения заказчик должен следить за тем, чтобы сотрудники каждый день входили в систему и пользовались ее инструментами. Так обучение будет эффективнее, а система лучше приживется в компании”.


Константин Башкатов
генеральный директор o2it.ru
Важно: Как бы ни был красноречив приглашенный специалист, в глазах работников большого авторитета он не имеет. На этапе обучения главное - обозначить ценность и цели внедрения Битрикс24. Кто-то должен донести их до сотрудников, и это точно не человек со стороны. Поэтому так важно, чтобы внутри компании был человек, который отвечает за то, чтобы система заработала. В Корпоративном университете РЖД уже на старте проекта он был.

5. Ввод в эксплуатацию

К моменту внедрения Битрикс24 в университете уже была одна обязательная платформа - для взаимодействия непосредственно с РЖД. С одной стороны, нужен был свой личный ресурс - только для работников университета, где они могли бы решать свои внутренние задачи, настраивать все рабочие процессы под себя, давать сотрудникам доступ к той или иной информации. С другой стороны, обязательный ввод еще одной платформы мог накалить обстановку в коллективе. Поэтому в университете приняли решение внедрять Корпоративный портал в свободном формате.

В систему заходили очень аккуратно. Никакой обязаловки - “С завтрашнего дня все переходим в Битрикс24” - не было изначально. Это была платформа для добровольцев, которые сами хотели получить доступ к новым цифровым инструментам.

Конечно, официальный, массовый и одномоментный переход всех сотрудников в Битрикс24 тоже имел бы эффект, но в Корпоративном университете пошли другим путем: дали возможность поработать в системе тем, кто хотел, накапливали опыт, делились мнениями и советами. И этот путь оказался успешным.

Несмотря на размер компании, с обучением сотрудников проблем не возникло. Лекции заранее включили в расписание. Кто мог - присутствовал онлайн, кто не мог - смотрел в записи.

Заказчику было важно, чтобы у Корпоративного портала был интуитивно понятный интерфейс, и сотрудникам не пришлось изучать многотомные инструкции перед началом работы. В итоге, большинство из них без труда освоились с функционалом Битрикс24 после обучения.

Корпоративный портал дорабатывали с учетом замечаний сотрудников университета

Активно подключаться к Корпоративному порталу сотрудники университета стали с февраля-марта 2022 года. Самыми поздними оказались представители старшего поколения. Их первой реакцией, естественно, было отторжение: “Зачем это нужно? Я не буду туда заходить. Я не понимаю, как там работать”. Но сейчас и они доходят до цифрового офиса.

Чтобы помочь коллективу с адаптацией к системе, в новостной ленте ввели специальную рубрику. В ней коллеги, которые участвовали в запуске портала, делились своим опытом - рассказывали, зачем вообще нужен Битрикс24, какие задачи он помогает решать. Спустя три месяца эту рубрику заменила новая - “Лайфхаки Битрикс24”. Ежемесячно в новостной ленте стали появляться посты о разных фишках платформы с видеоинструкциями. Эту рубрику портале ведут до сих пор.

6. Результат

В декабре 2022 года исполняется ровно год с момента внедрения Битрикс24 в работу Корпоративного университета РЖД. Большинство сотрудников используют Корпоративный портал ежедневно.
На сегодняшний день из 230 сотрудников: 
  • 216
    Зарегистрированы на портале
  • 69
    Ставят задачи
  • 103
    Выступают исполнителями
  • 160
    Активно пользуются инструментом планирования
В Битрикс24 есть такой виджет, который называется “Пульс компании”. Здесь мы видим, что сотрудники Корпоративного университета РЖД чатятся на портале, ставят и выполняют задачи, реагируют на посты в соцсетях, и особенно активно используют мобильную версию.
"Пульс компании" показывает вовлеченность команды в работу с разными модулями системы
  • До внедрения Битрикс24
Сотрудники обменивались письмами в электронной почте, сообщениями в мессенджерах, планировали дела в Яндекс.Календаре. Письмо с просьбой сделать что-то к конкретному сроку могло просто затеряться в недрах почтового ящика. Как результат - задача не выполнена, рабочие процессы подвисли.
  • После внедрения Битрикс24
Сотрудники получили доступ к единой стройной системе планирования, в которой можно обсуждать все рабочие вопросы и ставить задачи, чтобы они не терялись. Теперь весь пул вопросов, над которыми работает каждый сотрудник, можно найти в одном месте. Битрикс24 освобождает от необходимости держать кучу задач в голове. Удобно, что к каждой задаче можно добавить комментарий - помогает не забыть, на каком этапе ты остановился. Для важных задач можно поставить напоминания и сроки.

Цель создать единое информационное пространство, которое объединило бы всех сотрудников Корпоративного университета, тоже реализована. Битрикс24 стал для университета внутрикорпоративной соцсетью, основной площадкой для развития HR-бренда и продвижения ключевых ценностей.

В ленте новостей можно информировать сотрудников о предстоящих корпоративных мероприятиях
Лента новостей на портале взяла на себя функцию нематериальной мотивации сотрудников. Ее не пустили на самотек: специально под нее PR-отдел разрабатывает медиаплан, вводит разные рубрики. Например, по пятницам в ленте выходит рубрика “Корпоративная интуиция” - викторина с вопросами, в которую сотрудники охотно включаются. А раз в месяц на портале чествуют тех, кто отметил юбилей работы в университете: 5 или 10 лет. Этот проект называется “Со-беседование”. Также как при приеме на работу, юбилярам задают вопросы: Каково это - проработать в компании столько лет? Какими лайфхаками в работе вы обросли за это время? Что помогло не выгореть?
Ведение постоянных рублик дает сотрудникам почувствовать внимание и участие со стороны компании

Посты в ленте просматривают по 120-140 человек, а это 60-80% сотрудников. Так в руководстве понимают, что цель настроить информирование в компании достигнута.

Важно: Новостную ленту тоже нужно планировать, чтобы она не превращалась в свалку. Каждый пост лучше продумывать заранее, выстраивать четкую последовательность публикаций, чтобы они не накладывались друг на друга и не были слишком частыми. Любому инструменту нужен хозяин, который будет контролировать контент.

7. Администрирование портала

Для работы коробочной версии Битрикс24, независимо от редакции, нужна серверная инфраструктура и специалисты, которые будут ее обслуживать. Корпоративный университет РЖД арендовал сервер у нас, а команда o2it.ru взяла на себя техническую поддержку портала, все обновления и администрирование сервера.

Поделитесь статьей в социальных сетях

Спасибо, что прочитали эту статью!

У вас похожая задача? Свяжитесь с нами для обсуждения решения.

Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@dizlab.com

Анна Семенец
Контент-маркетолог o2it.ru