Золотой сертифицированный партнер ООО «1С-Битрикс»

Эти маленькие «печеньки» (файлы cookie) помогают сайту запомнить ваши настройки, например, язык или выбранные параметры. Так, при каждом новом посещении вы будете чувствовать себя как дома. Примите их, чтобы сделать сайт своим!

Курс: “Переводим сотрудников на удаленку с помощью CRM-системы - обучение азам”

Правильно выстроить работу команды вне офиса и выбрать удобные инструменты, которые позволят отладить процессы и не потерять контроль над сотрудниками, поможет курс от Битрикс24 - обучение по видео. Приводим короткие уроки и пояснения к ним.

Анна Семенец

Контент-маркетолог в о2

Содержание

1. Введение.
2. Удаленная работа со стороны компании.
3. Удаленная работа со стороны сотрудников.
4. Личный опыт Игоря Манна.
5. Кто не готов к удаленной работе: компания или сотрудники?
6. Создаем виртуальное рабочее пространство.
7. Вводим культуру хранения информации.
8. Вводим культуру выполнения поручений.
9. Переводим продажи в CRM.
10. Переходим на удаленную работу с Битрикс24: 10 шагов.
11. Ответы на вопросы.

Практический видеокурс по настройке CRM для малого и среднего бизнеса

1. Введение

Массовую волну перевода сотрудников на работу вне офиса запустил Covid-2019 и поддержала потребность бизнеса экономить на аренде помещений. Одни компании перешли на удаленную работу еще в период самоизоляции, другие только готовятся к переходу.

Что мешает бизнесу решиться на этот шаг: три главных страха любого управленца.

Потеря контроля над сотрудниками.
В офисе можно просто подойти к подчиненному и призвать его работать поинтенсивнее. Но если сотрудник сидит в своей квартире в 50 километрах от начальства, сделать это будет труднее. Многие руководители опасаются, что не смогут контролировать команду.

Коммуникационный провал.
Мы живем в мире, когда информация распространяется очень быстро. Если она опоздает на час или на день, компания может лишиться важного конкурентного преимущества. Одно дело - донести до всех информацию в офисе. В таком случае можно всех собрать и сделать объявление лично. Другое - когда все находятся в разных местах.

Слабая вовлеченность сотрудников.
Людей в офисе проще мотивировать и вдохновлять. Что, если дома они впадут в депрессию или, еще хуже, уйдут в запой?

Хорошая новость: современные инструменты для совместной работы позволяют обеспечить высокую вовлеченность сотрудников и наладить эффективный контроль. Сам Битрикс24 перешел на удаленку буквально за день, при том, что в компании несколько сотен сотрудников в офисах, разбросанных по разным городам и странам. Помог в этом готовый набор инструментов, позволяющих обеспечить единое рабочее пространство для всей команды. Опираясь на собственный опыт, сотрудники Битрикс24 делятся советами, как перевести команду на удаленку с помощью корпоративного портала и CRM-системы - обучение базовым правилам, которые упростят процесс перехода.

2. Удаленная работа со стороны компании

Когда вся команда сидела в офисе, достаточно было просто зайти в соседний кабинет, чтобы задать вопрос или согласовать документ. Все процессы были четко отлажены, и никто даже не задумывался о том, когда и что нужно делать. С переходом на удаленку эту рутину придется выстраивать заново. Вот несколько советов от Битрикс24, которые помогут в этом:

Пройдитесь по всем процессам компании и определите для каждого четкую последовательность действий. Возьмем, например, согласование договора. Кто его составляет? С кем нужно согласовать? Кто ставит финальную подпись, и что происходит дальше? Распишите все процессы “как есть”. Это поможет оцифровать их и занести в систему.

Все, что можно упростить, - упрощайте. К примеру, не у всех сотрудников дома есть сканер. Если это возможно, разрешите им делать фотографии документов. Оригиналы потом можно будет собирать с помощью курьера.

Перечислите все каналы коммуникации, которые используете в компании, и распишите маршрут клиента для каждого из них. Например, он написал в чат. Что дальше происходит с его обращением? К кому из менеджеров оно попадает? Что и в какой срок он должен будет сделать? Продумайте эти моменты, подключите каналы коммуникации с клиентами и настройте автоматизацию.

Проверьте, чтобы у сотрудников дома было все необходимое: рабочий стол, хороший канал интернета, компьютер. Обеспечьте доступы к корпоративным ресурсам.

Организуйте общее корпоративное пространство. Для эффективной работы из дома сотрудникам нужен такой же офис - со всеми документами и возможностями для общения, только виртуальный.

Подумайте, как будете контролировать сотрудников. Есть две крайности - полное отсутствие контроля и гиперконтроль, когда руководитель стремиться отслеживать каждый шаг. И тот, и другой подход не дадут оптимального результата. В первом случае руководитель теряет контроль над командой и перестает понимать, что происходит в компании. Во втором - вводит сотрудников в нервное состояние и мешает нормально работать. Правильно будет наметить точки контроля: в какое время и какой информацией по проекту необходимо обладать. Наметьте ежедневные утренние совещания. Их можно проводить в режиме видеоконференций. Введите еженедельные совещания по общей динамике в компании.

В идеале нужно выстроить работу таким образом, чтобы следить за процессом можно было, не отвлекая сотрудников. Например, открыть список задач и посмотреть, какие выполнены, какие в процессе и что по ним сейчас происходит.
Постарайтесь воссоздать то общение, которое было в офисе. Даже на удаленке в компании должна быть комфортная и дружелюбная атмосфера. Звоните по видео. Записывайте видеообращения вместо писем.

3. Удаленная работа со стороны сотрудников

После многих лет работы из офиса даже желанная удаленка может вгонять в ступор. Вот несколько советов от Битрикс24, которые помогут преодолеть трудности, типичные для начала работы в таком формате:

Поговорите с близкими. Объясните им, что то время, которое вы проводите дома за компьютером, на 100% посвящено работе. В это время вас нельзя отрывать, просить что-то сделать. Для того, чтобы эффективно работать, вам нужно сосредоточиться.

Организуйте рабочее место: стол, стул, рабочих компьютер или ноутбук. Идеально, если в доме есть отдельная комната или балкон. Если нет, вам в любом случае нужно пространство, которое будет вашим на все рабочее время. Просто на диване комфортно работать не получится.

Всегда будьте на связи. Удаленная работа - это не фриланс, когда вы самостоятельно распределяете свое время, выполняя задачи, поставленные компанией. Удаленная работа - это такая же работа на полный день, только не в офисе, а дома. Быть в контакте в рабочие часы - обязательно.

Одевайтесь так, чтобы было комфортно ответить на видеозвонок руководителя или коллеги.

Заведите себе ритуалы, чтобы разделить рабочее время и отдых. Например, выпивайте чашку кофе перед тем, как приступить к делам. Прогуливайтесь после работы, чтобы переключиться.

Больше общайтесь с коллегами. Раз вы не видитесь в офисе в течение дня, созванивайтесь по видео, когда нужно что-то обсудить, вместо того, чтобы писать в чат. Ставьте друг другу лайки, объявляйте благодарности, устраивайте флешмобы.

4. Личный опыт Игоря Манна

Для большинства сотрудников и руководителей удаленка, при всей ее выгоде и удобстве, большой стресс. Игорь Манн, один из основателей издательства «Манн, Иванов, Фербер», делится советами о том, как лучше всего организовать работу вне офиса и чем может помочь Битрикс24.

5. Кто не готов к удаленной работе: компания или сотрудники?

Часто именно бизнес не готов к удаленке. Почему? Как правило, у компании нет плана перехода, нет опыта работы с удаленными сотрудниками и понимания, какие инструменты можно использовать.

А вот сотрудники готовы. Мы живем в мире, где у людей уже есть инструменты для удаленной работы: чаты, мессенджеры, всевозможные гаджеты, мобильный интернет, облачные хранилища. Поэтому для сотрудников переход на удаленку будет меньшим шоком, чем для бизнеса. Особенно если он начнется с работы во внутренней соцсети компании.

6. Создаем виртуальное рабочее пространство

В офисе сотрудники часто пользуются разными приложениями для работы. Один привык общаться в Skype, другой - в Telegram, третий - работать с документами в Google. Если не создать для них единого рабочего пространства, при переходе на удаленку начнется хаос: договоренности будут теряться в разных чатах, а найти друг друга в разных приложениях станет сложнее. В результате, руководителю будет трудно контролировать процесс. Исчезнет ясность - кто за что отвечает.

Общее рабочее пространство - плюсы для компании:

сотрудники работают с одинаковым набором инструментов;
у них есть единое информационное пространство - все в курсе дел компании;
можно оперативно сообщить об изменениях сразу всем;
обсуждения ведутся на одном ресурсе и ничто не теряется;
удобно контролировать работу команды, понятно - кто за что отвечает.

Если с соцсетями не бороться, а перенять от них все лучшее, это пойдет компании на пользую.

К примеру, в Битрикс24 есть живая лента, где можно писать посты и устраивать розыгрыши, чтобы повысить вовлеченность сотрудников. Можно публиковать важную информацию, чтобы все были в курсе. В постах есть счетчик просмотров. Сказать - “Я не видел” - уже не получится. Также в живой ленте можно публиковать опросы и быстро получать обратную связь от сотрудников. У каждого члена команды на портале есть своя страница с фотографией и рассказом о себе. Кроме того, в Битрикс24 есть структура компании, где можно посмотреть, кто в каком отделе работает и к кому можно обратиться с конкретным вопросом.

Внутри программы есть корпоративный чат, где можно общаться с коллегами, создавать рабочие группы для обсуждения текущих вопросов. Есть корпоративный календарь, куда можно вносить встречи, совещания, регулярные планерки, чтобы никто не забыл.

Важно сформулировать правила общения в социальной сети компании и в чатах. Но главное, чтобы руководители первыми зашли в Битрикс24. Так сотрудники быстрее привыкнут к новому инструменту.

Как настроить свою социальную сеть на корпоративном портале Битрикс24 - обучение по видео с подробной инструкцией.

7. Вводим культуру хранения информации

Чтобы перейти на удаленку было проще, нужно сформировать в компании культуру работы с информацией. Это значит, что все корпоративные документы и презентации, все знания, накопленные сотрудниками за годы работы, нужно оцифровать и хранить в одном месте. Разберем ситуации, когда это может помочь компании работать эффективнее.

Вы переходите на удаленку, но 2 из 3 ваших менеджеров работают в компании не больше месяца.
Вы уже отказались от офиса, но приходится расширять штат и нанимать новых сотрудников.
Вы давно работаете на удаленке, но вдруг от вас уходит опытный сотрудник, и все накопленные знания уносит с собой.

Во всех этих случаях полезно собирать знания о процессах компании в общую копилку, чтобы они работали на бизнес без привязки к конкретному сотруднику или формату работы.

Для этого в Битрикс24 есть “База знаний”. Для пользователей она выглядит как информационный сайт внутри корпоративного портала Битрикс24. Внутри этого сайта - конструктор, состоящий из простых блоков. Его легко наполнить информацией, не привлекая программиста.

Что можно добавить в "Базу знаний":

Регламент работы сотрудников
Режим работы в праздничные дни
Внутренние телефоны сотрудников
Инструкции - к кому обращаться, если возникнут проблемы

По сути, туда можно положить любую информацию, которая поможет структурировать работу команды вне офиса - в отсутствии возможности добежать до соседнего кабинета и спросить.

Даже на удаленке сотрудники будут работать с приказами, регламентами, прайс-листами, коммерческими предложениями, счетами и прочими корпоративными файлами. Отказываясь от офиса, предприниматели часто задаются вопросом - где все это хранить, чтобы у каждого члена команды был доступ к нужным ему документам.

Плохой вариант - держать документы на личных компьютерах сотрудников. Домашняя техника может сгореть, сломаться, зависнуть, сотрудник - уволиться, и все документы будут потеряны.

В Битрикс24 есть облачный “Диск” для хранения документов. Он позволяет выдавать права доступа к документам разным сотрудникам и работать с корпоративными файлами совместно. При этом все документы будут оставаться в распоряжении компании.

Что представляют собой “База знаний” и “Диск”, сотрудники Битрикс24 наглядно демонстрируют в ролике.

8. Вводим культуру выполнения поручений

Важный момент перевода сотрудников на удаленку - настройка рутинных процессов в компании: прием новых сотрудников, оплата счетов, командировка. Раньше все делалось на бумаге. С отказом от офиса придется поменять формат.

На портале есть полезная опция - настройка бизнес-процессов Битрикс24. Она позволяет автоматически вести процесс по заданной цепочке к нужным сотрудникам. Всем участникам в нужный момент приходит уведомление, чтобы они подключились и выполнили свою часть задачи. Всегда можно зайти и понять, на ком завис процесс. Для пользователей все выглядит как простое уведомление с кнопкой “Согласовать”.

Конечно, для перехода на удаленку не обязательно формализовывать вообще все поручения. Но в компании должна быть культура выполнения рабочих задач. То есть, если вы ожидаете, что сотрудники что-то сделают, задача должна быть зафиксирована. Для этого в Битрикс24 есть соответствующий блок - “Задачи и проекты”. В нем руководитель сможет видеть все задачи подчиненных и будет понимать, что происходит и кто чем занят. Это поможет не нагружать сотрудников чрезмерно. Никто не забудет о задаче - можно установить крайний срок и напоминания.

К каждой задаче можно прикрепить чек-лист, чтобы следить, на каком этапе выполнения она находится. Можно добавить наблюдателей или включить опцию “принять работу после завершения”.

Нужно договориться о культуре постановки задач. То есть, давать поручения может только руководитель подчиненному, или можно поставить задачу коллеге из другого отдела - попросить его сделать что-то по его теме? Но главное правило успешной работы, особенно на удаленке, - никаких устных поручений. Только так система постановки задач в Битрикс24 даст руководителю удобные рычаги для контроля.

В ролике можно посмотреть подробный разбор нюансов работы с задачами и автоматизации бизнес-процессов - обучение от Битрикс24.

9. Переводим продажи в CRM

Самая востребованная часть продукта Битрикс24 - CRM. Сейчас, когда компании продолжают переводить персонал на работу из дома, потребность в этом модуле кратно выросла.

CRM Битрикс24 - это инструмент, который помогает вести учет продаж, систематизировать процессы, хранить базу клиентов. Эту базу нельзя будет унести к конкурентам, в ней нельзя будет ничего удалить без прав доступа к соответствующей опции.

Для оптимизации процесса можно настроить “Контакт-центр” и подключить все каналы коммуникации с клиентом к CRM-системе. В таком случае все обращения автоматически будут превращаться в карточки CRM, все переписки будут храниться в системе, а менеджеры смогут общаться с клиентами непосредственно из Битрикс24, не переключаясь между соцсетями и мессенджерами.

Главное правило: перевести все общение с клиентами в CRM. Только тогда в условиях удаленки в продажах будет порядок.

Что нужно для настройки CRM-системы - обучение основам работы и советы от Битрикс24 в следующем ролике.

10. Переходим на удаленную работу с Битрикс24: 10 шагов

Битрикс24 предлагает переводить команду на удаленку пошагово - в такой последовательности:

Создать единое рабочее пространство
Организовать коммуникацию с удаленными сотрудниками
Ввести правила общения в компании
Сделайте часть коммуникации с сотрудниками регулярными
Введите культуру хранения знаний и документов
Перенесите бизнес-процессы в цифровой режим
Введите культуру выполнения поручений: все задачи должны быть зафиксированы
Настройте систему контроля и отчетности
Переведите отдел продаж в CRM
Подключите все каналы коммуникации с клиентами

11. Ответы на вопросы

А теперь предлагаем посмотреть, как сотрудники Битрикс24 отвечают на другие вопросы по теме, которые интересуют предпринимателей.

Наши кейсы

Все кейсы