Новости

Контакты

Клиенты

Услуги

Блог

Курс: “Переводим сотрудников на удаленку с помощью CRM-системы - обучение азам”

Правильно выстроить работу команды вне офиса и выбрать удобные инструменты, которые позволят отладить процессы и не потерять контроль над сотрудниками, поможет курс от Битрикс24 - обучение по видео. Приводим короткие уроки и пояснения к ним.

Анна Семенец

Контент-маркетолог в о2

Содержание

1. Введение.
2. Удаленная работа со стороны компании.
3. Удаленная работа со стороны сотрудников.
4. Личный опыт Игоря Манна.
5. Кто не готов к удаленной работе: компания или сотрудники?
6. Создаем виртуальное рабочее пространство.
7. Вводим культуру хранения информации.
8. Вводим культуру выполнения поручений.
9. Переводим продажи в CRM.
10. Переходим на удаленную работу с Битрикс24: 10 шагов.
11. Ответы на вопросы.

Практический видеокурс по настройке CRM для малого и среднего бизнеса

1. Введение

Массовую волну перевода сотрудников на работу вне офиса запустил Covid-2019 и поддержала потребность бизнеса экономить на аренде помещений. Одни компании перешли на удаленную работу еще в период самоизоляции, другие только готовятся к переходу.

Что мешает бизнесу решиться на этот шаг: три главных страха любого управленца.

Потеря контроля над сотрудниками.
В офисе можно просто подойти к подчиненному и призвать его работать поинтенсивнее. Но если сотрудник сидит в своей квартире в 50 километрах от начальства, сделать это будет труднее. Многие руководители опасаются, что не смогут контролировать команду.

Коммуникационный провал.
Мы живем в мире, когда информация распространяется очень быстро. Если она опоздает на час или на день, компания может лишиться важного конкурентного преимущества. Одно дело - донести до всех информацию в офисе. В таком случае можно всех собрать и сделать объявление лично. Другое - когда все находятся в разных местах.

Слабая вовлеченность сотрудников.
Людей в офисе проще мотивировать и вдохновлять. Что, если дома они впадут в депрессию или, еще хуже, уйдут в запой?

Хорошая новость: современные инструменты для совместной работы позволяют обеспечить высокую вовлеченность сотрудников и наладить эффективный контроль. Сам Битрикс24 перешел на удаленку буквально за день, при том, что в компании несколько сотен сотрудников в офисах, разбросанных по разным городам и странам. Помог в этом готовый набор инструментов, позволяющих обеспечить единое рабочее пространство для всей команды. Опираясь на собственный опыт, сотрудники Битрикс24 делятся советами, как перевести команду на удаленку с помощью корпоративного портала и CRM-системы - обучение базовым правилам, которые упростят процесс перехода.

2. Удаленная работа со стороны компании

Когда вся команда сидела в офисе, достаточно было просто зайти в соседний кабинет, чтобы задать вопрос или согласовать документ. Все процессы были четко отлажены, и никто даже не задумывался о том, когда и что нужно делать. С переходом на удаленку эту рутину придется выстраивать заново. Вот несколько советов от Битрикс24, которые помогут в этом:

Пройдитесь по всем процессам компании и определите для каждого четкую последовательность действий. Возьмем, например, согласование договора. Кто его составляет? С кем нужно согласовать? Кто ставит финальную подпись, и что происходит дальше? Распишите все процессы “как есть”. Это поможет оцифровать их и занести в систему.

Все, что можно упростить, - упрощайте. К примеру, не у всех сотрудников дома есть сканер. Если это возможно, разрешите им делать фотографии документов. Оригиналы потом можно будет собирать с помощью курьера.

Перечислите все каналы коммуникации, которые используете в компании, и распишите маршрут клиента для каждого из них. Например, он написал в чат. Что дальше происходит с его обращением? К кому из менеджеров оно попадает? Что и в какой срок он должен будет сделать? Продумайте эти моменты, подключите каналы коммуникации с клиентами и настройте автоматизацию.

Проверьте, чтобы у сотрудников дома было все необходимое: рабочий стол, хороший канал интернета, компьютер. Обеспечьте доступы к корпоративным ресурсам.

Организуйте общее корпоративное пространство. Для эффективной работы из дома сотрудникам нужен такой же офис - со всеми документами и возможностями для общения, только виртуальный.

Подумайте, как будете контролировать сотрудников. Есть две крайности - полное отсутствие контроля и гиперконтроль, когда руководитель стремиться отслеживать каждый шаг. И тот, и другой подход не дадут оптимального результата. В первом случае руководитель теряет контроль над командой и перестает понимать, что происходит в компании. Во втором - вводит сотрудников в нервное состояние и мешает нормально работать. Правильно будет наметить точки контроля: в какое время и какой информацией по проекту необходимо обладать. Наметьте ежедневные утренние совещания. Их можно проводить в режиме видеоконференций. Введите еженедельные совещания по общей динамике в компании.

В идеале нужно выстроить работу таким образом, чтобы следить за процессом можно было, не отвлекая сотрудников. Например, открыть список задач и посмотреть, какие выполнены, какие в процессе и что по ним сейчас происходит.
Постарайтесь воссоздать то общение, которое было в офисе. Даже на удаленке в компании должна быть комфортная и дружелюбная атмосфера. Звоните по видео. Записывайте видеообращения вместо писем.

3. Удаленная работа со стороны сотрудников

После многих лет работы из офиса даже желанная удаленка может вгонять в ступор. Вот несколько советов от Битрикс24, которые помогут преодолеть трудности, типичные для начала работы в таком формате:

Поговорите с близкими. Объясните им, что то время, которое вы проводите дома за компьютером, на 100% посвящено работе. В это время вас нельзя отрывать, просить что-то сделать. Для того, чтобы эффективно работать, вам нужно сосредоточиться.

Организуйте рабочее место: стол, стул, рабочих компьютер или ноутбук. Идеально, если в доме есть отдельная комната или балкон. Если нет, вам в любом случае нужно пространство, которое будет вашим на все рабочее время. Просто на диване комфортно работать не получится.

Всегда будьте на связи. Удаленная работа - это не фриланс, когда вы самостоятельно распределяете свое время, выполняя задачи, поставленные компанией. Удаленная работа - это такая же работа на полный день, только не в офисе, а дома. Быть в контакте в рабочие часы - обязательно.

Одевайтесь так, чтобы было комфортно ответить на видеозвонок руководителя или коллеги.

Заведите себе ритуалы, чтобы разделить рабочее время и отдых. Например, выпивайте чашку кофе перед тем, как приступить к делам. Прогуливайтесь после работы, чтобы переключиться.

Больше общайтесь с коллегами. Раз вы не видитесь в офисе в течение дня, созванивайтесь по видео, когда нужно что-то обсудить, вместо того, чтобы писать в чат. Ставьте друг другу лайки, объявляйте благодарности, устраивайте флешмобы.

4. Личный опыт Игоря Манна

Для большинства сотрудников и руководителей удаленка, при всей ее выгоде и удобстве, большой стресс. Игорь Манн, один из основателей издательства «Манн, Иванов, Фербер», делится советами о том, как лучше всего организовать работу вне офиса и чем может помочь Битрикс24.

5. Кто не готов к удаленной работе: компания или сотрудники?

Часто именно бизнес не готов к удаленке. Почему? Как правило, у компании нет плана перехода, нет опыта работы с удаленными сотрудниками и понимания, какие инструменты можно использовать.

А вот сотрудники готовы. Мы живем в мире, где у людей уже есть инструменты для удаленной работы: чаты, мессенджеры, всевозможные гаджеты, мобильный интернет, облачные хранилища. Поэтому для сотрудников переход на удаленку будет меньшим шоком, чем для бизнеса. Особенно если он начнется с работы во внутренней соцсети компании.

6. Создаем виртуальное рабочее пространство

В офисе сотрудники часто пользуются разными приложениями для работы. Один привык общаться в Skype, другой - в Telegram, третий - работать с документами в Google. Если не создать для них единого рабочего пространства, при переходе на удаленку начнется хаос: договоренности будут теряться в разных чатах, а найти друг друга в разных приложениях станет сложнее. В результате, руководителю будет трудно контролировать процесс. Исчезнет ясность - кто за что отвечает.

Общее рабочее пространство - плюсы для компании:

сотрудники работают с одинаковым набором инструментов;
у них есть единое информационное пространство - все в курсе дел компании;
можно оперативно сообщить об изменениях сразу всем;
обсуждения ведутся на одном ресурсе и ничто не теряется;
удобно контролировать работу команды, понятно - кто за что отвечает.

Если с соцсетями не бороться, а перенять от них все лучшее, это пойдет компании на пользую.

К примеру, в Битрикс24 есть живая лента, где можно писать посты и устраивать розыгрыши, чтобы повысить вовлеченность сотрудников. Можно публиковать важную информацию, чтобы все были в курсе. В постах есть счетчик просмотров. Сказать - “Я не видел” - уже не получится. Также в живой ленте можно публиковать опросы и быстро получать обратную связь от сотрудников. У каждого члена команды на портале есть своя страница с фотографией и рассказом о себе. Кроме того, в Битрикс24 есть структура компании, где можно посмотреть, кто в каком отделе работает и к кому можно обратиться с конкретным вопросом.

Внутри программы есть корпоративный чат, где можно общаться с коллегами, создавать рабочие группы для обсуждения текущих вопросов. Есть корпоративный календарь, куда можно вносить встречи, совещания, регулярные планерки, чтобы никто не забыл.

Важно сформулировать правила общения в социальной сети компании и в чатах. Но главное, чтобы руководители первыми зашли в Битрикс24. Так сотрудники быстрее привыкнут к новому инструменту.

Как настроить свою социальную сеть на корпоративном портале Битрикс24 - обучение по видео с подробной инструкцией.

7. Вводим культуру хранения информации

Чтобы перейти на удаленку было проще, нужно сформировать в компании культуру работы с информацией. Это значит, что все корпоративные документы и презентации, все знания, накопленные сотрудниками за годы работы, нужно оцифровать и хранить в одном месте. Разберем ситуации, когда это может помочь компании работать эффективнее.

Вы переходите на удаленку, но 2 из 3 ваших менеджеров работают в компании не больше месяца.
Вы уже отказались от офиса, но приходится расширять штат и нанимать новых сотрудников.
Вы давно работаете на удаленке, но вдруг от вас уходит опытный сотрудник, и все накопленные знания уносит с собой.

Во всех этих случаях полезно собирать знания о процессах компании в общую копилку, чтобы они работали на бизнес без привязки к конкретному сотруднику или формату работы.

Для этого в Битрикс24 есть “База знаний”. Для пользователей она выглядит как информационный сайт внутри корпоративного портала Битрикс24. Внутри этого сайта - конструктор, состоящий из простых блоков. Его легко наполнить информацией, не привлекая программиста.

Что можно добавить в "Базу знаний":

Регламент работы сотрудников
Режим работы в праздничные дни
Внутренние телефоны сотрудников
Инструкции - к кому обращаться, если возникнут проблемы

По сути, туда можно положить любую информацию, которая поможет структурировать работу команды вне офиса - в отсутствии возможности добежать до соседнего кабинета и спросить.

Даже на удаленке сотрудники будут работать с приказами, регламентами, прайс-листами, коммерческими предложениями, счетами и прочими корпоративными файлами. Отказываясь от офиса, предприниматели часто задаются вопросом - где все это хранить, чтобы у каждого члена команды был доступ к нужным ему документам.

Плохой вариант - держать документы на личных компьютерах сотрудников. Домашняя техника может сгореть, сломаться, зависнуть, сотрудник - уволиться, и все документы будут потеряны.

В Битрикс24 есть облачный “Диск” для хранения документов. Он позволяет выдавать права доступа к документам разным сотрудникам и работать с корпоративными файлами совместно. При этом все документы будут оставаться в распоряжении компании.

Что представляют собой “База знаний” и “Диск”, сотрудники Битрикс24 наглядно демонстрируют в ролике.

8. Вводим культуру выполнения поручений

Важный момент перевода сотрудников на удаленку - настройка рутинных процессов в компании: прием новых сотрудников, оплата счетов, командировка. Раньше все делалось на бумаге. С отказом от офиса придется поменять формат.

На портале есть полезная опция - настройка бизнес-процессов Битрикс24. Она позволяет автоматически вести процесс по заданной цепочке к нужным сотрудникам. Всем участникам в нужный момент приходит уведомление, чтобы они подключились и выполнили свою часть задачи. Всегда можно зайти и понять, на ком завис процесс. Для пользователей все выглядит как простое уведомление с кнопкой “Согласовать”.

Конечно, для перехода на удаленку не обязательно формализовывать вообще все поручения. Но в компании должна быть культура выполнения рабочих задач. То есть, если вы ожидаете, что сотрудники что-то сделают, задача должна быть зафиксирована. Для этого в Битрикс24 есть соответствующий блок - “Задачи и проекты”. В нем руководитель сможет видеть все задачи подчиненных и будет понимать, что происходит и кто чем занят. Это поможет не нагружать сотрудников чрезмерно. Никто не забудет о задаче - можно установить крайний срок и напоминания.

К каждой задаче можно прикрепить чек-лист, чтобы следить, на каком этапе выполнения она находится. Можно добавить наблюдателей или включить опцию “принять работу после завершения”.

Нужно договориться о культуре постановки задач. То есть, давать поручения может только руководитель подчиненному, или можно поставить задачу коллеге из другого отдела - попросить его сделать что-то по его теме? Но главное правило успешной работы, особенно на удаленке, - никаких устных поручений. Только так система постановки задач в Битрикс24 даст руководителю удобные рычаги для контроля.

В ролике можно посмотреть подробный разбор нюансов работы с задачами и автоматизации бизнес-процессов - обучение от Битрикс24.

9. Переводим продажи в CRM

Самая востребованная часть продукта Битрикс24 - CRM. Сейчас, когда компании продолжают переводить персонал на работу из дома, потребность в этом модуле кратно выросла.

CRM Битрикс24 - это инструмент, который помогает вести учет продаж, систематизировать процессы, хранить базу клиентов. Эту базу нельзя будет унести к конкурентам, в ней нельзя будет ничего удалить без прав доступа к соответствующей опции.

Для оптимизации процесса можно настроить “Контакт-центр” и подключить все каналы коммуникации с клиентом к CRM-системе. В таком случае все обращения автоматически будут превращаться в карточки CRM, все переписки будут храниться в системе, а менеджеры смогут общаться с клиентами непосредственно из Битрикс24, не переключаясь между соцсетями и мессенджерами.

Главное правило: перевести все общение с клиентами в CRM. Только тогда в условиях удаленки в продажах будет порядок.

Что нужно для настройки CRM-системы - обучение основам работы и советы от Битрикс24 в следующем ролике.

10. Переходим на удаленную работу с Битрикс24: 10 шагов

Битрикс24 предлагает переводить команду на удаленку пошагово - в такой последовательности:

Создать единое рабочее пространство
Организовать коммуникацию с удаленными сотрудниками
Ввести правила общения в компании
Сделайте часть коммуникации с сотрудниками регулярными
Введите культуру хранения знаний и документов
Перенесите бизнес-процессы в цифровой режим
Введите культуру выполнения поручений: все задачи должны быть зафиксированы
Настройте систему контроля и отчетности
Переведите отдел продаж в CRM
Подключите все каналы коммуникации с клиентами

11. Ответы на вопросы

А теперь предлагаем посмотреть, как сотрудники Битрикс24 отвечают на другие вопросы по теме, которые интересуют предпринимателей.

Наши кейсы

Все кейсы