Как составить бриф для клиента: структура и примеры

Бриф — это ключевой инструмент успешных проектов. Расскажем, как создать структурированный и эффективный бриф, который поможет выстроить взаимовыгодное сотрудничество с потребителями.

Как составить бриф для клиента: структура и примеры

Составление правильного брифа можно назвать ключевым фактором успешного взаимодействия между потребителями и компаниями. Бриф является незаменимым инструментом, позволяющим четко определить задачи, цели и ожидания заказчика, что, в свою очередь, способствует более эффективному и результативному выполнению заданий. В статье рассмотрим важность правильного составления брифа для клиента и расскажем, что следует в него включить.

Константин Башкатов

Генеральный директор в о2

Содержание

1. Что такое бриф.
2. Зачем нужен бриф.
3. Структура брифа.
4. Как провести брифинг.

Книга «Создание отдела продаж с Битрикс24» - скачать

Что такое бриф

Бриф — это важный инструмент в бизнесе, который нужен для лучшего понимания исполнителем потребностей заказчика и его видения проекта. Он обеспечивает достижение ожидаемых результатов. Этот документ нужен для детального описания особенностей продукта или услуги, а также определения потребностей целевой аудитории компании, дедлайнов и величины бюджета. К брифам обращается широкий спектр специалистов, начиная от дизайнеров, интернет-маркетологов и редакторов, и заканчивая копирайтерами, SMM- и SEO-специалистами, иллюстраторами.

Следует выделить пять распространенных видов брифов, каждый из которых имеет свои особенности и применение:

1

Анкетный бриф
Этот тип содержит общую информацию о заказчике, а также включает вопросы, направленные на выяснение целей и задач, стоящих перед компанией.
2

Экспертный бриф
Включает детальное и полное описание продукта, в нем также содержатся технические характеристики и терминология, что делает его необходимым для более сложных и специализированных проектов.
3

Обобщенный бриф
Этот тип брифа является универсальным, так как включает набор шаблонных вопросов, применимых для различных клиентов, что упрощает процесс подготовки брифинга.
4

Индивидуальный бриф
В отличие от обобщенного, этот тип брифа адаптируется под задачи конкретного потребителя, что обеспечивает более персонализированное взаимодействие.
5

Рекламный бриф
Содержит перечень вопросов, которые позволяют разрабатывать, налаживать и организовывать рекламные кампании, что делает его ключевым для продвижения продуктов и услуг.

Стоит отметить, что составление брифа часто происходит еще до заключения договора о сотрудничестве, что отличает его от разработки технического задания. Бриф включает в себя более детальную информацию, чем ТЗ. Техническое задание, в свою очередь, предусматривает прописывание этапов работы над проектом, а также определение требований к продукту и конкретные роли и задачи для всех участников команды. ТЗ составляется для конкретного участка или этапа работы. В ТЗ подробно определяются основные аспекты и цели проекта.

Важно подчеркнуть, что процесс составления брифа — это ответственный момент на этапе взаимодействия заказчика и исполнителя, и создание правильного брифа способствует успешной и продуктивной работе над проектом. Каждый детально проработанный пункт брифа позволяет избежать ошибок и недопониманий, что гарантирует высокий уровень качества работы.

Зачем нужен бриф

В маркетинге, digital- и IT-сферах бриф представляет собой своеобразную анкету, которая позволяет компании ознакомиться с клиентом и его задачами. В этом документе содержится информация о сути проекта, сроках его реализации и ожидаемых результатах.

Брифинг часто является неотъемлемой частью воронки продаж в различных отраслях. Это время, когда исполнитель и заказчик знакомятся и понимают, совпадают ли их возможности, потребности и цели. В связи с этим многие компании настаивают на проведении брифинга лично или по видеосвязи.

Если нет брифа, при определении стоимости проекта могут возникнуть сложности. Этот этап играет важную роль, так как недооценка услуг может привести к убыткам для исполнителя, а завышенная цена может сделать предложение неконкурентоспособным.
Бриф также является своего рода страховкой для исполнителя. Он служит основой для формирования требований к проекту и помогает снизить риск того, что заказчик не выполнит ожидания клиента.

Таким образом, бриф является неотъемлемым элементом профессионального взаимодействия между заказчиком и исполнителем. Он обеспечивает более четкое понимание проекта и минимизирует возможные риски и несоответствия.

Структура брифа

Шапка

В шапке брифа указываются данные, которые играют важную роль в организации работы и обеспечивают более системный подход. Шапка особенно полезна в случаях, когда имеется множество клиентов и, соответственно, немало документов. Это предотвращает путаницу и упрощает ориентацию в документах, облегчая работу с ними.

В шапке следует указать следующую информацию:

название компании заказчика, чтобы четко идентифицировать организацию;
дату заполнения брифа, чтобы определить актуальность предоставленных данных;
имя и фамилию контактного лица, что обеспечивает удобный способ связи с представителем заказчика;
контактные данные, такие как телефон и электронная почта, для оперативного обмена информацией;
сайт компании, который позволяет ознакомиться с деятельностью и продуктами/услугами заказчика.

Сведения о компании

Далее следует раздел, где заказчик предоставляет информацию о своей компании:

полное название организации, чтобы исполнитель мог более точно определить клиента;
описание основных продуктов или услуг, которые предоставляет компания. Это позволяет исполнителю получить общее представление о бизнесе заказчика и сфере его деятельности.

Сведения о целевой аудитории

Важно получить полную информацию о потребителе товара или услуги: кто они, где проживают, их интересы и т.д. Задача исполнителя — проанализировать информацию и определить, как она соотносится с оказываемой услугой. Это поможет лучше понять, как именно можно ориентироваться на целевую аудиторию и адаптировать предоставляемые услуги под их потребности и ожидания.

Сведения о задаче и примеры работ

Этот раздел является наиболее значимым. Заказчик указывает, какие конкретные результаты он хочет увидеть на выходе. Полученные примеры работ и постановка задачи позволят лучше понять, какой конечный результат желает получить клиент, и по каким критериям будет оцениваться успешность проекта. Это существенно поможет подготовиться к выполнению проекта и достичь ожидаемых результатов.

Организационные моменты

Необходимо тщательно прояснить все детали, связанные со сроками выполнения проекта: уточнить, когда требуется отправлять предложения, разделить работу на этапы и определить дату сдачи готового проекта. Также стоит выяснить, с кем будет взаимодействовать исполнитель и кто будет осуществлять утверждение работ. Иногда полезно уточнить, какие программы или форматы будут использоваться для сдачи проекта.

Дополнительная информация

В данном разделе у исполнителя полная свобода выбора вопросов для брифа клиенту, которые можно задать. Этот раздел позволяет получить дополнительную информацию, которая может оказаться важной для успешного выполнения проекта и удовлетворения потребностей клиента. Задавая дополнительные вопросы, исполнитель может лучше понять, какие дополнительные услуги или ресурсы могут потребоваться заказчику и предложить оптимальные решения.

Как провести брифинг

Каких ошибок стоит избегать?

Не стоит перегружать бриф избыточными вопросами своего бизнеса. Оптимальное количество вопросов составляет 10-14. Можно разделить вопросы на обязательные (отмеченные звёздочкой *) — это минимальный объем информации для проработки запроса, и необязательные — на них клиент может ответить по желанию.
Вопросы должны быть понятны клиенту и не слишком сложными. Не стоит включать в бриф вопросы, на которые трудно ответить, чтобы избежать потери потенциальных клиентов и негативного впечатления.
Не стоит проводить опрос в формате переписки и отправлять клиенту сообщение со списком вопросов. Ответы на такие «брифы» могут быть хаотичны и потеряться с течением времени в переписке.

Чего стоит придерживаться?

Не нужно заставлять клиента заполнять бриф самостоятельно, лучше провести с ним интервью. Интервью помогает узнать, какие эмоции испытывает клиент, отвечая на тот или иной вопрос, какие соображения и рассуждения лежат в основе его ответов. Установление отношений и взаимопонимание важны в бизнесе.
Стоит добавить базовые вопросы в форму на своем сайте, чтобы на встрече продолжить опрос. Начало сбора информации о клиенте должно происходить как можно быстрее, чтобы показать готовность включиться в работу.
Важно проверять и верифицировать информацию, предоставленную заказчиком, проводя собственное расследование. Не всегда клиент говорит правду, и необходимо дополнительно проверять информацию, чтобы различать желаемое и реальное.
Стоит записывать все ответы на вопросы и после интервью предоставить клиенту резюме беседы и планируемые шаги. Это поможет уточнить все детали, согласовать план действий и обеспечить ясное понимание всех сторон.

Таким образом, проведение брифинга с клиентом требует внимания к деталям и стремления понять потребности и цели клиента. Основываясь на полученной информации, можно приступить к выполнению проекта и наладить успешное сотрудничество. Информацию можно фиксировать в электронном блокноте, Excel-табличке, с использованием Google-форм или документов. Главное, чтобы все необходимые сведения были записаны и хранились таким образом, чтобы их можно было быстро найти в нужный момент. Для этого можно использовать CRM. Система позволяет прикрепить любой файл непосредственно к карточке сделки, чтобы поднять при необходимости.

Наши кейсы

Все кейсы

Поделитесь статьей в социальных сетях

Спасибо, что прочитали эту статью!

Помогаем бизнесу упорядочить работу с клиентами и систематизировать все данные по заказчикам и сделкам в одном месте. Напишите нам, чтобы получить бесплатную консультацию.

Звоните: +7 (812) 209-13-32
Пишите: info@o2it.ru

Константин Башкатов

Генеральный директор в о2

1. Что такое бриф
2. Зачем нужен бриф
3. Структура брифа
4. Как провести брифинг